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Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Einsatzort: 50677 Köln
Tätigkeitsbereich: Unternehmenssteuerung, Organisation und Verwaltung
Branche: Architekten & Ingenieure
Beschäftigungsart: Vollzeit
Für unser Team der Geschäftsführung suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine/-n Assistenz der Geschäftsführung (w/m/d) in unbefristeter Festanstellung am Standort Köln.

Anspruchsvoll und attraktiv - Ihre Aufgaben können sich sehen lassen.


Hauptaufgaben
In einem Team von drei Assistenzen sind Sie verantwortlich für die Unterstützung der Geschäftsführer im Tagesgeschäft.
  • Bearbeitung der Eingangs- und Ausgangspost
  • Telefondienst
  • Erledigung der Korrespondenz nach Diktat, Stichworten und eigener Formulierung
  • Umfangreiche Terminplanung und -pflege
  • Pflege des Wiedervorlagesystems
  • Allgemeine administrative Tätigkeiten z.B. Bearbeitung von Rechnungen, Kreditkartenabrechnungen etc.
  • Vorbereitung, Organisation, Budgetaufstellung und -kontrolle von/für Firmenveranstaltungen z.B. Karneval, Sommerfest, Weihnachtsfeier etc.
  • Aktualisierung von Listen und Übersichten zu verschiedenen Themen
  • Koordination des Berichtswesens und Mitwirkung an der verbindlichen Umsetzung
  • Erstellung von Präsentationen nach inhaltlicher Vorgabe
  • Vorbereitung, Organisation und Protokollierung von Besprechungen
  • Kartenmanagement für Veranstaltungen
  • Organisation von Dienstreisen
  • Projektaufgaben im Rahmen der Unternehmensentwicklung
  • Organisatorische Schnittstelle zu allen Abteilungen
  • Allgemeine Büroorganisation
  • Private Erledigungen und Reisebuchungen für den geschäftsführenden Gesellschafter


Sie sind für diese Stelle wie geschaffen - Ihr Profil passt perfekt.


  • Nach einer kaufmännischen Ausbildung haben Sie bereits mehrere Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position gesammelt – Kenntnisse der Immobilienbranche sind hierbei von Vorteil.
  • Sie sind ein Profi in der Organisation eines Geschäftsführungssekretariats.
  • Mit Ihrer Kommunikationsfähigkeit und Ihrem gestandenen Auftreten bewegen Sie sich sicher auf allen Ebenen.
  • Service- und Dienstleistungsorientierung stehen bei Ihnen ganz oben.
  • Die akribische Arbeit mit Zahlen, Listen und Protokollen macht Ihnen Spaß.
  • Die gängigen Office Anwendungen beherrschen Sie routiniert.
  • Sie sind ein echtes Organisationstalent und jonglieren gerne viele Bälle gleichzeitig.
  • Ihre Arbeitsweise ist strukturiert, ziel- und ergebnisorientiert.
  • Komplexe Sachverhalte können Sie schnell überblicken und das Wesentliche erkennen.
  • Man kann sich jederzeit auf Sie verlassen.
  • Diskretion und Vertrauenswürdigkeit sind für Sie selbstverständlich.

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