Wenn Instandhaltung teurer wird und Handwerker fehlen: Warum Wohnungsunternehmen Prozesse neu denken müssen
Steigende Instandhaltungskosten und knappe Handwerkskapazitäten setzen Wohnungsunternehmen zunehmend unter Druck. Wer Reparaturaufträge, Statusmeldungen und Rechnungen weiterhin manuell koordiniert, verliert Zeit, Transparenz und Steuerungsfähigkeit. Digitale Plattformen wie Mareon zeigen, wie sich die Zusammenarbeit zwischen Wohnungsunternehmen und Handwerksbetrieben effizienter, nachvollziehbarer und ERP-integriert organisieren lässt.
Die Instandhaltung entwickelt sich für Wohnungsunternehmen immer stärker zu einem strategischen Engpass. Während Neubau, Modernisierung und Klimaziele viel Aufmerksamkeit erhalten, entscheidet sich die operative Leistungsfähigkeit vieler Bestandshalter oft im Alltag: Wie schnell wird ein Schaden aufgenommen? Wie zuverlässig findet sich ein passender Handwerksbetrieb? Wie transparent ist der Bearbeitungsstatus? Und wie effizient läuft anschließend die Rechnung durch das System?
Aktuelle Zahlen zeigen, warum diese Fragen an Bedeutung gewinnen. Nach Angaben des Statistischen Bundesamts sind die Baupreise für Wohngebäude im Februar 2026 gegenüber dem Vorjahresmonat um 3,3 Prozent gestiegen. Ausbauarbeiten verteuerten sich um 3,8 Prozent, Instandhaltungsarbeiten an Wohngebäuden ohne Schönheitsreparaturen sogar um 4,1 Prozent. Besonders relevante Gewerke legten noch deutlicher zu: Elektro-, Sicherheits- und Informationstechnische Anlagen wurden um 5,4 Prozent teurer, Heiz- und zentrale Wassererwärmungsanlagen um 4,2 Prozent.
Damit steigen nicht nur die direkten Kosten für Leistungen am Gebäude. Auch ineffiziente Abläufe fallen stärker ins Gewicht. Jeder Medienbruch, jede unklare Rückfrage und jede manuelle Nachverfolgung bindet Ressourcen, die in vielen Wohnungsunternehmen ohnehin knapp sind.
Der zweite Faktor kommt aus dem Markt selbst: Handwerkskapazitäten sind begrenzt. Der Zentralverband des Deutschen Handwerks beziffert die offene Fachkräftelücke im Handwerk auf rund 250.000 Stellen. Hinzu kommen laut ZDH rund 125.000 ausstehende Betriebsnachfolgen in den kommenden fünf Jahren sowie durchschnittlich 20.000 unbesetzte Ausbildungsplätze.
Für Wohnungsunternehmen bedeutet das: Die Frage ist nicht mehr nur, wie ein Auftrag abgewickelt wird. Entscheidend wird zunehmend, wie schnell und zielgerichtet passende Kapazitäten gefunden, beauftragt und in bestehende Prozesse eingebunden werden können.
Instandhaltung ist kein Einzelprozess mehr
In vielen Organisationen beginnt der Vorgang digital – etwa mit einer Schadensmeldung über ein Mieterportal. Danach entstehen jedoch häufig Brüche: Aufträge werden im ERP angelegt, Handwerker per E-Mail oder Telefon kontaktiert, Rückmeldungen manuell dokumentiert, Rechnungen separat geprüft und anschließend erneut im System verarbeitet.
Das führt nicht nur zu Aufwand in der Verwaltung. Es erschwert auch die Transparenz gegenüber Mietern und internen Fachbereichen. Wer nicht weiß, ob ein Auftrag angenommen, begonnen, abgeschlossen oder abgerechnet wurde, muss nachfragen. Und jede Nachfrage erzeugt weiteren Aufwand.
Gerade deshalb wird Instandhaltung zunehmend als End-to-End-Prozess betrachtet: vom Mieteranliegen über die Beauftragung bis zur E-Rechnung. Genau an dieser Schnittstelle zwischen Wohnungsunternehmen und Handwerkern liegt ein großes Potenzial.
Bild: Mareon Schadensprozess Copyright: Aareon Deutschland GmbH
Digitale Zusammenarbeit statt manueller Koordination
Mareon setzt an diesem Punkt an. Die Plattform digitalisiert die Zusammenarbeit zwischen Immobilienunternehmen und Handwerksbetrieben – von der Beauftragung über Statusmeldungen bis zur Rechnungsstellung. Ziel ist nicht, bestehende ERP-Prozesse zu ersetzen, sondern die Kommunikation und Abwicklung zwischen den Beteiligten strukturiert zu verbinden.
Aufträge können digital an Handwerksbetriebe übermittelt werden. Rückmeldungen zum Status werden zentral nachvollziehbar. Rechnungen lassen sich elektronisch übergeben und im ERP weiterverarbeiten. Dadurch entsteht ein durchgängiger Prozess, der weniger manuelle Abstimmung erfordert und gleichzeitig mehr Transparenz schafft. Mareon ist laut Aareon-Factsheet Teil der Produktfamilie Engage und unterstützt unter anderem digitale Auftragsabwicklung, automatisierte Rechnungsbearbeitung, Status-Tracking, ERP-Integration, standardisierte Workflows sowie Ausschreibung und Angebot über den Matchmaker.
Der Mehrwert liegt vor allem in der Standardisierung: Wohnungsunternehmen und Handwerksbetriebe arbeiten auf einer gemeinsamen digitalen Grundlage. Informationen werden nicht mehrfach erfasst, sondern strukturiert weitergegeben. Das reduziert Fehlerquellen und beschleunigt die Bearbeitung – insbesondere dort, wo viele kleinere Instandhaltungsvorgänge parallel laufen.
Wenn Handwerker knapp sind, wird Matching wichtiger
Mit dem Mareon Matchmaker erweitert sich dieser Ansatz um einen weiteren wichtigen Baustein. Statt passende Betriebe aufwendig selbst zu recherchieren, können Wohnungsunternehmen Ausschreibungen digital erstellen und gezielt an relevante Handwerksbetriebe ausspielen. Angebote werden strukturiert abgegeben, vergleichbar gemacht und können direkt zur Beauftragung genutzt werden.
Gerade vor dem Hintergrund knapper Fachkräfte ist das ein relevanter Perspektivwechsel: Es geht nicht nur darum, einen Auftrag digital zu versenden. Es geht darum, schneller passende Kapazitäten zu erreichen – und Vergabeentscheidungen besser nachvollziehen zu können.
Laut Aareon-Präsentation greift der Mareon Matchmaker auf den bestehenden Mareon-Kontext auf: Mareon vernetzt Immobilienunternehmen und Handwerksbetriebe seit über 20 Jahren, hat über 41 Millionen Aufträge abgewickelt und umfasst mehr als 8.000 registrierte Handwerks- und FM-Unternehmen.
Bild: Mareon verbindet Handwerksbetriebe und Immobilienunternehmen Copyright: Aareon Deutschland GmbH, KI generiert
Effizienz wird zum Servicefaktor
Instandhaltung ist für Mieterinnen und Mieter einer der sichtbarsten Berührungspunkte mit ihrem Wohnungsunternehmen. Eine schnelle und nachvollziehbare Bearbeitung beeinflusst das Serviceerlebnis unmittelbar. Gleichzeitig steht intern die Wirtschaftlichkeit im Fokus: weniger Rückfragen, weniger Suchaufwand, weniger manuelle Rechnungsprüfung.
Digitale Plattformen wie Mareon verbinden diese Perspektiven. Sie schaffen Transparenz für die Organisation, entlasten Fachbereiche von Routinen und verbessern die Zusammenarbeit mit externen Partnern. Vor allem aber helfen sie dabei, steigende Kosten und knappe Kapazitäten nicht nur zu verwalten, sondern aktiv zu steuern.
Die aktuelle Marktlage macht deutlich: Instandhaltung bleibt kein rein operatives Thema. Sie wird zu einer Frage von Prozessqualität, Partnernetzwerk und digitaler Anschlussfähigkeit.
Fazit
Steigende Preise und fehlende Handwerkskapazitäten werden Wohnungsunternehmen weiter begleiten. Umso wichtiger wird es, die vorhandenen Ressourcen effizient einzusetzen. Wer Aufträge, Rückmeldungen und Rechnungen digital verbindet, reduziert manuelle Aufwände und gewinnt Transparenz über einen der wichtigsten Prozesse im Bestand.
Mareon zeigt, wie diese Zusammenarbeit zwischen Wohnungsunternehmen und Handwerkern heute digital organisiert werden kann – integriert, nachvollziehbar und auf die Anforderungen der Wohnungswirtschaft zugeschnitten.
Mehr darüber, wie Mareon Instandhaltungsprozesse von der Beauftragung bis zur E-Rechnung digital unterstützt, erfahren Sie bei Aareon.
