Weniger Streit um Betriebskosten: Experten setzen auf KI, Standards und Pauschalen
Betriebskostenabrechnungen gehören zu den aufwendigsten Aufgaben im Property-Management. Jahr für Jahr müssen große Mengen an Daten und Rechnungen verarbeitet, Kostenpositionen zugeordnet und Abrechnungen erstellt werden. Auch die hohe Zahl von Widersprüchen bindet erhebliche personelle Ressourcen. Fehlerhafte Abrechnungen können langwierige Auseinandersetzungen auslösen und das Vertrauensverhältnis zwischen Mietern und Vermietern nachhaltig beschädigen. Wie sich der Aufwand reduzieren und die Qualität der Abrechnungen verbessern lässt, diskutierten Jürgen Hau, Geschäftsführer von INDUSTRIA Immobilien, Dirk Wichner, Mitglied der Geschäftsleitung der DVI Gruppe, und Carolin Dose, Managing Director of Asset Management bei HIH Real Estate, im zehnten Online-Panel der von RUECKERCONSULT organisierten Reihe „Asset- und Property-Management konkret“.
Fehlerquellen liegen häufig in den Stammdaten
Eine wesentliche Ursache fehlerhafter Abrechnungen sehen die Diskussionsteilnehmer in der unzureichenden Qualität der zugrunde liegenden Daten. Zwar können gängige ERP-Programme wie SAP oder iX-Haus Betriebskostenabrechnungen bereits weitgehend automatisiert erstellen. Voraussetzung sind allerdings vollständig und korrekt hinterlegte Informationen.
„Das fängt bei der Qualität der Stammdaten an“, erklärt Carolin Dose. „Häufig sind Flächenangaben oder Abrechnungseinheiten nicht korrekt hinterlegt, Kostenpositionen falsch verbucht oder Umlageschlüssel fehlerhaft zugeordnet. Das kann auch dazu führen, dass Eigentümer Kosten tragen, die eigentlich auf Mieter umgelegt werden könnten. Die HIH Real Estate lässt Betriebskostenabrechnungen deshalb durch das Asset-Management prüfen und freigeben.“
Besonders fehleranfällig ist nach den Erfahrungen von Jürgen Hau die Übernahme neuer Verwaltungsmandate. „Hier müssten zunächst sämtliche Dokumente, Flächenangaben und Abrechnungsschlüssel erfasst und in die Systeme übertragen werden. Ein weiterer Faktor ist die Komplexität gewerblicher Mietverträge mit ihren individuellen Vereinbarungen zur Umlage einzelner Kostenarten. Unterschiedliche Abrechnungsschlüssel und zahlreiche Vertragsnachträge erschweren die korrekte Umsetzung. Hinzu kommt, dass sich umlagefähige und nicht umlagefähige Kosten rechtlich nicht immer klar abgrenzen lassen“, führt Jürgen Hau aus.
KI erleichtert Teilbereiche der Abrechnung deutlich
Großes Potenzial zur Effizienzsteigerung sehen die Experten beim Einsatz von Künstlicher Intelligenz. Während die Erstellung der Betriebskostenabrechnung bereits weitgehend softwaregestützt erfolgt, kann KI insbesondere bei der Prüfung von Daten, der Auswertung komplexer Mietverträge und der Bearbeitung von Widersprüchen unterstützen.
Die DVI Gruppe nutzt KI, um umfangreiche Gewerbemietverträge einschließlich ihrer Nachträge hinsichtlich der Betriebskostenregelungen auszuwerten. Dirk Wichner sagt: „Dadurch lässt sich der Aufwand bei der Vertragsprüfung deutlich reduzieren. Eine Herausforderung besteht allerdings weiterhin darin, die gewonnenen Informationen automatisch in die bestehenden ERP-Systeme zu übertragen. Hier fehlen bislang vielfach geeignete Schnittstellen. Ich erwarte, dass die Entwicklung in den kommenden zwölf Monaten deutliche Fortschritte machen wird.“
Die Experten waren sich einig, dass KI allein keine vollständige Lösung bietet. Zugleich droht eine neue Dynamik: Auf automatisch generierte Nebenkostenabrechnungen folgen KI-erstellte Widersprüche, die wiederum automatisiert beantwortet werden. Nach Angaben von Dirk Wichner stuft die DVI Gruppe zwölf Prozent der 2026 eingegangenen Widersprüche im Wohnportfolio als KI-generiert ein, Tendenz steigend. Diese Entwicklung bestätigt auch INDUSTRIA mit einer wachsenden Zahl KI-gestützter Widersprüche.
Standardisierung und Teilpauschalen können Streitpotenzial reduzieren
Als wichtigen Ansatz zur Fehlervermeidung nannten die Experten eine stärkere Standardisierung. Insbesondere im Gewerbebereich erschwert die Vielzahl individueller Vertragsgestaltungen die Automatisierung von Betriebskostenabrechnungen. Einheitliche Regelungen zur Umlagefähigkeit von Kosten und standardisierte Prozesse, die die Immobilienwissenschaft selbst entwickeln sollte, könnten die Komplexität deutlich reduzieren. Auch innerhalb der Unternehmen bestehe Handlungsbedarf. Kosten müssen bereits bei der Erfassung korrekt zugeordnet werden, statt fehlerhafte oder unvollständige Buchungen erst im Zuge der Jahresabrechnung zu bereinigen.
Einen weiteren Lösungsansatz sieht Carolin Dose in Teilpauschalen für nicht verbrauchsabhängige Betriebskosten. Statt sämtliche Kostenpositionen jährlich einzeln abzurechnen, könnten Vermieter und Mieter – soweit rechtlich zulässig – für bestimmte Kostenarten feste Pauschalen vereinbaren. Für Mieter erhöhe dies die Kalkulationssicherheit. Eigentümer könnten im Gegenzug den administrativen Aufwand und das Risiko von Auseinandersetzungen reduzieren. Während INDUSTRIA Pauschalmodelle für Betriebskosten bereits teilweise im studentischen Wohnen und in ausgewählten Objekten nutzt, sind sie im Portfolio der DVI Gruppe bislang kaum verbreitet. Wichner verwies auf die Risiken steigender Betriebskosten, die sich vom Vermieter nur begrenzt beeinflussen ließen. Einig waren sich die Diskussionsteilnehmer darin, dass standardisierte Prozesse und vereinfachte Abrechnungsmodelle langfristig nicht nur die Verwaltung entlasten könnten, sondern auch das Konfliktpotenzial zwischen Mietern und Vermietern erheblich reduzieren.
