Die 5 Säulen der Projektsteuerung

Reasult bloggt
Bastiaan van der Mijl - Director Growth & Marketing
23.02.2021

Ein solider Planungs- und Kontrollzyklus ist eine wichtige Voraussetzung für die Planbarkeit von Immobilienprojekten. In vielen Organisationen ist der Planungs- und Kontrollzyklus jedoch noch nicht optimal. Eine Frage des Bottleneck-Managements, jedes Mal müssen Sie sich fragen: “Wo ist das schwächste Element im Moment?”. Es ist gut, die Finanzprozesse in der Organisation unvoreingenommen zu betrachten, denn um eine Immobilienmetapher zu verwenden: “Ein solides Gebäude bleibt nur stehen, wenn es eine gute Basis hat”. So beginnt auch die Finanzplanung einer Organisation mit einer guten Basis auf der operativen Ebene: den Projekten. Damit Sie sich als CFO auf ein KPI-Dashboard verlassen können, müssen Sie sicher sein, dass es auf guten Daten basiert und dass Sie die richtigen Kontrollen eingerichtet haben. In diesem Blog erörtere ich diese “Basis”: die fünf Säulen der Projektsteuerung.

Die fünf Säulen der Projektsteuerung

Säule 1: Schätzung von Kosten und Erlösen

Rendite und Risiko gehen Hand in Hand. Wenn es um Risiken geht, sind wir vielleicht geneigt, zuerst an die Projektrisiken zu denken, wie z. B. Grunderwerbs-, Finanzierungs- und Verkaufsrisiko. Aber gutes Risikomanagement (und damit Renditemanagement) geht darüber hinaus. Die Qualität der Schätzung von Kosten und Erträgen ist ein Beispiel dafür. Als Faustregel kann ich sagen, dass die Schätzung transparent, angemessen und robust für die Phase sein muss, in der sich das Projekt gerade befindet.

Mit “transparent” meine ich, dass bei der Beurteilung einer Prognose, z. B. in einem Investitionsvorschlag, für den Leser ohne verbale Erläuterung klar sein muss, auf welcher Methode die Prognose beruht: beruhen die Schätzungen auf einem allgemeinen Standard, auf persönlicher Erfahrung, auf dem Rat eines Experten, einem Angebot, einem Vertrag? Das macht einen ziemlichen Unterschied in der “Härte” der Zahlen, die Sie betrachten. Und hier kommt das Wort “passend” ins Spiel: Ist die Methode, mit der die Prognose begründet wird, passend für die Phase, in der sich das Projekt befindet?

Intelligente Software hilft Ihnen, von groben zu feinen Daten zu arbeiten, um Kosten und Erlöse zugrunde zu legen. Dadurch ist es möglich, mit einer schnellen, groben ersten Schätzung auf der Basis von Standardbeträgen oder eigenen Schätzungen zu beginnen und, wenn im Laufe des Projekts bessere Informationen verfügbar werden, die Prognose mit Angeboten und Verträgen besser zu untermauern.

Schließlich muss die Prognose “robust” sein. Verwendet jeder Projektentwickler sein eigenes Excel-Modell? Vielleicht gibt es eine Standardvorlage, aber wird diese nach Herzenslust angepasst? Wie stellen Sie sicher, dass die gesamte Organisation mit der neuesten Version arbeitet? Dies alles sind potenzielle Risiken für die Qualität der Prognose. Denn ein Fehler ist schnell gemacht und sorgt dafür, dass der Leser der Prognose immer erst die Rechenregeln ergründen muss. Intelligente Software enthält robuste, vordefinierte Berechnungsmodelle und gleichzeitig genügend Flexibilität, um die Vielzahl der Projektvariablen in die Prognose einzubeziehen.

Säule 2: Qualität der Planung

So wie Rendite und Risiko zusammengehören, so gehören auch Zeit und Geld zusammen. Denn der Unterschied zwischen einer Million Euro heute und einer Million Euro im nächsten Jahr ist sehr groß. Ein paar Dinge, die zu berücksichtigen sind, sind zum Beispiel: Indexierung, Finanzierung, Rendite und der “Zeitfaktor”. Je weiter man in die Zukunft plant, desto unsicherer wird sie. In der Zwischenzeit kann alles Mögliche passieren. Deshalb ist es wichtig, bei der Planung von Geld in der Zeit eine gute “Granularität” zu wählen; den richtigen Detaillierungsgrad. Dies hilft Ihnen, die Zahlen auf der richtigen Abstraktionsebene zu beurteilen. Im Allgemeinen gilt: Je weiter Sie im Prozess kommen, desto mehr wissen Sie und desto mehr Details können Sie hinzufügen. Dies bedeutet nicht, dass Sie das müssen. Es gilt auch, dass Beträge in der nahen Zukunft genauer geschätzt werden können als in der fernen Zukunft. Dies verhindert eine falsche Genauigkeit.

Säule 3: Kostenüberwachung

Die Zukunft und die Vergangenheit treffen sich in der Gegenwart. Es macht nur Sinn, für die Zukunft zu planen, wenn Sie auch überwachen, ob Ihre Schätzungen richtig waren und ob Sie mit der Ausführung im Zeitplan liegen. Die Kostenkontrolle ist grundlegend für die Steuerung eines laufenden Projekts. Jeder Projektleiter sollte dies an sich wollen, um den Erfolg seiner Projekte zu messen, aber viele Organisationen finden es zu wichtig, um die Interpretation dessen den einzelnen Mitarbeitern zu überlassen. Aus diesem Grund entscheiden sich viele Organisationen dafür, Projektmanager zu bitten, regelmäßig in einem Standard-Berichtsformat über ihre Projekte zu berichten. Zum Beispiel monatlich, oder einmal im Quartal. Eine Best Practice, zu der wir in dieser Hinsicht raten, ist ein aktueller Einblick in die Ist-Situation, die vertraglichen Verpflichtungen, das genehmigte Budget und die (finanzielle) Prognose für jedes Projekt. Auf diese Weise haben Sie immer die “Kontrolle” darüber, was Sie (bereits) ausgegeben haben, was Sie bereits vereinbart haben auszugeben, ob das noch in das Ihnen zugewiesene Budget passt und ob es noch mit den Erwartungen übereinstimmt, was Sie insgesamt auszugeben und einzubringen gedenken. Auch dieser Prozess kann durch intelligente Software erleichtert werden. Sie können Finanzdaten über eine Verknüpfung mit dem Buchhaltungssystem austauschen, so dass die Daten nur an einer Stelle eingegeben und gepflegt werden müssen. Der gesamte Prozess ist zudem dank des Workflows im System und der vielen Standardberichte einfach zu verwalten.

Säule 4: Projektstruktur

Auch eine gute Projektstruktur hilft dabei, dauerhaft erfolgreich zu sein. Ich beziehe mich nicht auf die rechtliche oder steuerliche Strukturierung Ihres Projekts. Obwohl das natürlich auch wichtig ist, meine ich in diesem Zusammenhang eine gute Struktur von Einheiten, auf die Sie Ihre Finanzprognose stützen. Entscheiden Sie sich z. B. für eine finanzielle Unterteilung nach dem Grundriss der Gebäudeblöcke, nach den verschiedenen Funktionen der Immobilien oder auf der Basis von Miete/Kauf? Wie wählen Sie eigentlich aus, nach welchen Kriterien Sie ein Projekt unterteilen? (Zu oft sehen wir, dass dies auf der Grundlage externer Faktoren geschieht: Das Layout der Buchhaltung wird befolgt, das Berichtsformat eines externen Supervisors usw. Unsere beste Praxis ist: Halten Sie es einfach und überlegen Sie, welche Unterscheidung für interne Ziele wichtig ist.

Säule 5: Kraft zur Veränderung

Sobald ein Projekt begonnen hat, ist Veränderung die einzige Konstante. Denn Zeitpläne ändern sich, Entwürfe ändern sich, Verträge werden ausgehandelt, Genehmigungen werden beantragt und so weiter. Wenn Sie als Organisation dies in den Griff bekommen wollen, müssen Veränderungen gut gemanagt werden. Werden Änderungen in Bezug auf die Prognose oder das genehmigte Budget in einem Änderungsprotokoll festgehalten? Werden Szenarien erstellt, um sich besser auf Verhandlungen vorzubereiten? Wird die Finanzprognose auch angepasst, wenn sich die Planung ändert? Welche Änderung erfordert eine neue Genehmigungsentscheidung und welches Mandat haben die Mitarbeiter selbst? Der Schlüssel zum guten Management von Änderungen in den Projekten ist ein gutes Tooling mit eingebauten Szenariomöglichkeiten, ein guter Prozess mit eingebauten Kontrollen und die richtige Einstellung der Mitarbeiter. Bei letzterem können wir nicht helfen, wohl aber bei der Werkzeugausstattung und einem guten Prozess!

Wie machen Sie den nächsten Schritt?

Als agiles Softwareunternehmen haben wir gelernt, jedes Mal kleine, klar definierte Änderungen vorzunehmen. Dies macht die Änderung einfach zu implementieren und sorgt dafür, dass das Ergebnis schnell sichtbar wird. So wissen Sie, ob Sie auf diesem Weg weitermachen müssen oder ob Sie sich neu einstellen müssen. Wie solide ist Ihre Projektsteuerung im Moment? Was ist ein guter Verbesserungsschritt für Ihre Organisation? In unserem Whitepaper „Planbare Immobilien“ können Sie nachlesen, wie Sie mit einem gut durchdachten Planungs- und Kontrollzyklus beginnen und wie die gesamte Organisation davon profitieren kann.