Drees & Sommer Workspace Benchmark Report 2026/27: Das Büro füllt sich wieder

Während der Corona-Pandemie blieben viele Büros monatelang leer. Mobiles Arbeiten wurde innerhalb kürzester Zeit vom Ausnahmefall zum Standard. Sechs Jahre später dreht sich der Trend: Die Menschen kehren schrittweise zurück ins Büro. Das ist ein Ergebnis des Drees & Sommer Workspace Benchmark Reports 2026/27. Demnach schätzt die größte Gruppe der Befragten die Auslastung ihrer Flächen auf 61 bis 70 Prozent ein. 2023/24 lag dieser Wert noch zwischen 30 und 40 Prozent. Die Büropräsenz wächst tendenziell von zwei auf drei Tage pro Woche. Für Unternehmen stellt sich damit eine neue Frage: Wie gestalten sie Arbeitsumgebungen, die Mitarbeitende freiwillig nutzen und die einen Mehrwert gegenüber dem Homeoffice bieten? Der Drees & Sommer-Report zeigt aktuelle Entwicklungen und Kennzahlen. Zudem betrachtet er Arbeitswelten ganzheitlich entlang der Dimensionen Mensch, Raum, Technologie und Transformationskompetenz und geht damit über klassische Marktstudien hinaus. An der Trendstudie nahmen mehr als 200 Personen aus 17 Branchen teil.

Der Workspace Benchmark Report 2026/27 ist bereits die vierte Studie von Drees & Sommer zum Thema Arbeitswelten. Die neuen Erkenntnisse zeigen: Im Vergleich zur Befragung 2023/24 hat sich das Auslastungsniveau nahezu verdoppelt und liegt nun bei rund 70 Prozent. Die Immobilienbranche weist im Branchenvergleich die höchsten Werte auf. Hier schätzen mehr als die Hälfte der Teilnehmenden die Auslastung ihrer Flächen auf 61 bis 80 Prozent ein.

Dennoch bleibt mobiles Arbeiten ein fester Bestandteil der Arbeitsrealität, wie die aktuelle Umfrage zeigt. So gehören zwei bis drei Homeoffice-Tage pro Woche für 69 Prozent der Befragten zum Arbeitsalltag. Wer bis zu vier Tage mobil arbeiten kann, nutzt dieses Angebot in der Regel auch. Anders sieht es hingegen bei voller Freiheit aus: Von denjenigen, die an fünf Tagen von zu Hause aus arbeiten dürften, bleibt die größte Gruppe nur an drei Tagen dort. Mitarbeitende kommen also auch freiwillig ins Büro. Sie treffen sich zu Meetings und Workshops, arbeiten gemeinsam an Projekten und tauschen sich direkt mit Kolleginnen und Kollegen aus. Entsprechend gefragt sind Flächen für Teamarbeit, Telefonate und kurze Abstimmungen sowie Orte für ungeplante Begegnungen.

„Menschen kommen heute nicht mehr ins Büro, um ungestört ihre Aufgaben abzuarbeiten. Sie kommen, weil es einen konkreten Anlass gibt und das Nutzererlebnis überzeugt. Damit wandelt sich die Rolle des Büros: Es wird zunehmend zum sozialen und kollaborativen Mittelpunkt der Arbeitswelt. Gleichzeitig bleibt es ein wichtiger Ankerpunkt für Mitarbeitende“, sagt Sven Mylius, Associate Partner und Experte für New-Work-Konzepte bei der Drees & Sommer.

Attraktive Büros sind gefragter

Wie gut Büroflächen ausgelastet sind, hängt auch von ihrer Attraktivität für die Mitarbeitenden ab: Als sehr attraktiv bewertete Büros sind im Schnitt zu 63 Prozent belegt, als nicht attraktiv bewertete nur zu 48 Prozent. Die Befragten wissen auch, woran das liegt. Sie wünschen sich modernere Gebäude und Arbeitswelten, die je nach Tätigkeit den passenden Ort bieten: Rückzugsräume zum Konzentrieren, Bereiche für kreative Zusammenarbeit und Zonen für den informellen Austausch. Auch Medientechnik steht weit oben auf der Liste. „Attraktivität ist längst keine reine Gestaltungsfrage mehr. Moderne Arbeitswelten müssen funktional überzeugen, technisch zuverlässig funktionieren und Beschäftigten einen spürbaren Mehrwert bieten. Dann füllen sich die Flächen auch“, erklärt Mylius. Insgesamt stuften rund 72 Prozent der Befragten des Trendreports ihre Büros als attraktiv bis sehr attraktiv ein.

Auch bei der Medientechnik zählt, wie konsequent Unternehmen ihre Räume ausstatten: Wo höchstens jeder vierte Besprechungsraum über Videotechnik verfügt, sind nur 39 Prozent der Befragten damit zufrieden. Sind es mindestens drei von vier Räumen, steigt der Wert auf 75 Prozent. Jede Minute zählt: Ein Raum sollte innerhalb von 30 Sekunden startklar sein. Wer die Wartezeit vor Meetings deutlich verkürzt, spart laut Studie pro Tag mehrere Tausend Euro.

Führung macht aus Räumen eine Arbeitswelt

Eine weitere wichtige Erkenntnis des Workspace Benchmark Reports: Neue Räume allein ändern wenig. 92 Prozent der Befragten sehen Führungskräfte als zentralen Erfolgsfaktor für neue Arbeitswelten. Knapp 80 Prozent trauen der Arbeitsumgebung einen hohen Einfluss auf die Unternehmenskultur zu, besonders auf die Zusammenarbeit über Abteilungsgrenzen hinweg. Von ihren Vorgesetzten erwarten Mitarbeitende klare Zielbilder und ein Vorbild, das neue Arbeitsweisen selbst vorlebt. „Neue Arbeitswelten entstehen nicht durch Möbel oder Grundrisse. Entscheidend ist, dass Führungskräfte die gewünschten Verhaltensweisen vorleben und Orientierung geben. Erst dann können Räume ihr volles Potenzial für Zusammenarbeit, Kultur und Innovation entfalten“, betont der Arbeitswelten-Experte.

Weniger Fläche, mehr Qualität

Obwohl insgesamt wieder mehr Menschen ins Büro kommen, rechnen 54 Prozent der Befragten damit, dass die Fläche pro Arbeitsplatz sinkt. Lediglich elf Prozent erwarten einen höheren Flächenbedarf. Besonders ausgeprägt ist der Trend zur Flächenreduktion in der Infrastruktur-Branche. 68 Prozent der Befragten aus diesem Bereich rechnen damit, dass ihre Unternehmen Flächen abbauen. Ein wichtiges Werkzeug für die Flächenreduktion bleibt Desksharing. So teilen sich 75 Prozent der Studienteilnehmer ihre Arbeitsplätze ganz oder in Teilbereichen. Wer dieses Prinzip bereits nutzt, will es überwiegend ausbauen: Mehr als die Hälfte der Befragten erwartet, dass ihr Unternehmen künftig noch stärker darauf setzt. Ein Ergebnis der Trendstudie bleibt deshalb: Qualität statt Quadratmeter.

Daten und Technik: viel Potenzial, wenig Umsetzung

Um zu wissen, wie einzelne Flächen überhaupt genutzt werden, braucht es in erster Linie Daten. So berichten 63 Prozent der Befragten, dass ihr Unternehmen Space Analytics einsetzt. Das datengestützte Analysetool erfasst die Flächennutzung in Büros und hilft, diese zu verbessern. Große Unternehmen sind dabei klar im Vorteil: 85 Prozent der Firmen mit mehr als 5.000 Mitarbeitenden analysieren ihre Flächen datengestützt, bei Firmen mit weniger als 50 Mitarbeitenden sind es nur 38 Prozent. Meist beschränkt sich die Analyse aber auf Buchungssysteme. Sensoren oder Bewegungsanalysen nutzen bislang nur wenige, um ihre Flächen aktiv zu steuern. „Wer Nutzungsdaten systematisch auswertet und in Entscheidungen überführt, kann Flächen, Investitionen und Arbeitsangebote gezielter weiterentwickeln. Das spart nicht nur Kosten, sondern macht auch den Bedarf der Nutzer:innen sichtbar“, betont Sven Mylius.

Kurzum: Erfolgreiche Arbeitswelten leisten heute weit mehr, als Flächen bereitzustellen. Sie ermöglichen Zusammenarbeit, schaffen Orientierung, unterstützen die Unternehmenskultur und entwickeln sich datenbasiert weiter. Reine Workplace-Strategien reichen nicht mehr aus. Es gilt, die unterschiedlichen Dimensionen von Arbeitswelten zu betrachten und die Nutzer:innen in den Mittelpunkt zu stellen.