Asset- und Property-Management: Klare Rollen im Vermietungsmanagement erhöhen den Investmenterfolg

In einem zunehmend anspruchsvollen Marktumfeld entscheidet ein professionelles Vermietungsmanagement maßgeblich über den wirtschaftlichen Erfolg von Immobilien. Ausreichender und verlässlicher Cashflow in Form von Mieten ist Voraussetzung für Finanzierungen. Gewerbeimmobilienprojekte kommen ohne hohe Vorvermietungsquote meist gar nicht zustande und auch bei Mietwohnungsprojekten ist der Forward Deal ohne Vorvermietung nicht mehr gefragt. 

An der Vermietung sind oft zur gleichen Zeit Asset- und Property-Manager sowie externe Makler beteiligt. Wenn deren Rollen unklar verteilt sind, mündet das oft in verzögerten Vermietungsprozessen, unstimmiger Marktansprache und Leerständen. Welche Strukturen erforderlich sind, um Objekte erfolgreich zu vermieten, diskutierten vier Immobilienexperten im Rahmen des Online-Panels „Konfliktfeld Vermietung“ aus der Reihe „Asset- und Property-Management konkret“. 

Auf Einladung von Rueckerconsult tauschten sich Jürgen Hau, Geschäftsführer der INDUSTRIA Immobilien, Sascha Nöske, CEO von STRATEGIS, Martin Schubert, Head of Letting Management Berlin bei HIH Real Estate, sowie Stephan Wege, Head of Office Letting NRW bei Colliers, über Erfahrungen, typische Reibungspunkte und Lösungsansätze entlang des gesamten Vermietungsprozesses aus. 

Spielregeln statt Kompetenzgerangel

Als zentrale Ursache vieler Konflikte identifizierten die Panelisten unklare Kommunikations- und Entscheidungsstrukturen. Zu viele Ansprechpartner, parallele Abstimmungen und fehlende Bündelung der Kommunikation nach außen führten häufig zu Missverständnissen und Verzögerungen. Erfolgreiche Vermietungsprojekte zeichneten sich dagegen durch klar definierte Rollen, feste Ansprechpartner und abgestimmte Entscheidungswege aus – ohne dabei in starre Standardprozesse zu verfallen.

Aus Sicht von Martin Schubert, Head of Letting Management Berlin bei HIH Real Estate, gilt es, von Anfang an klare Regeln zu setzen: „Jede beteiligte Seite braucht einen festen Ansprechpartner, damit der Informationsfluss nicht ins Leere läuft. Fatal ist es, wenn es auf einer der Seiten mehrere Ansprechpartner gibt, die am Ende des Tages nicht genau wissen, worum es geht, und auf Grundlage ihres Halbwissens entscheiden müssen.“

Während Asset-Manager die strategischen Leitplanken definieren, sind Property-Manager und Makler operative Vermietungsspezialisten. Eingebunden sind oft auch Fonds- und Investmentmanager oder die Eigentümer selbst. Fehlt es an klaren Zuständigkeiten und gemeinsamen Zielvorstellungen, drohen Konflikte – etwa zwischen schneller Vollvermietung und langfristig tragfähigen Mietverträgen. 

Besonders wichtig sei es, bereits zu Beginn eines Vermietungsprojekts mit allen Beteiligten Einigkeit über Verantwortlichkeiten und Ziele herzustellen. Dazu zählen unter anderem die Festlegung von Mietpreiskorridoren, Laufzeiten, Investitionsrahmen sowie der Umgang mit Incentives wie mietfreien Zeiten oder Ausbauzuschüssen. 

Langfristig erfolgreiche Vermietung braucht Zeit

Jürgen Hau, Geschäftsführer der INDUSTRIA Immobilien, die bundesweit rund 24.000 Wohneinheiten verwaltet, weist darauf hin, dass der Wunsch einer schnellen Vermietung im Neubau häufig nicht realisierbar und auch nicht immer sinnvoll ist. „Zunächst einmal schließt man gewöhnlich nicht nach einer Besichtigung sofort mit dem ersten Interessenten einen Mietvertrag ab“, so Hau. „Vor allem in Städten, die kein Top-Standort sind, ist der Vermietungsaufwand sehr viel höher.“ Das sei auch eine Frage der Mieterbonität. „Der Idealfall ist ein homogenes Objekt in der Vermietung, um Ärger unter der Mieterschaft zu vermeiden. Das braucht seine Zeit.“

Auch der durch Wohnraummangel geprägte Berliner Mietmarkt ist laut Sascha Nöske, CEO von STRATEGIS, kein Selbstläufer. „Wir werden bei großen Neubauprojekten mit der Erstvermietung beauftragt. Hier müssen wir oft zwischen 100 bis 400 Einheiten auf einmal vermieten. Da gilt es schnell zu sein, denn bis zur Baufertigstellung sollte es als Vorgabe der Auftraggeber möglichst keinen Restleerstand mehr geben. Dieses höherpreisige Vermietungssegment hat große Ähnlichkeiten mit dem Vertrieb von Eigentumswohnungen.“

Wichtig sei außerdem, bei Wohnungsneubauten asymmetrische Vermietung zu vermeiden. „Das ist sozusagen der Totalschaden. Sie entsteht, wenn die Mietpreise innerhalb eines größeren Wohnprojekts nicht differenziert genug nach den tatsächlichen Qualitäten der einzelnen Einheiten eingepreist werden. Zunächst werden die attraktiven Wohnungen schnell vermietet – jedoch zu einem zu niedrigen Einheitspreis. Das Ergebnis ist ein nur teilweise vermietetes Objekt, bei dem die zweite Hälfte der Einheiten nur noch mit Abschlägen platziert werden kann. Die geplante Gewinnmarge kommt dann nie“, erklärt Sascha Nöske.

Wohnungsvermietung mit Skalierungspotential, Gewerbevermietung beratungsintensiv

Deutlich wurde, dass sich Wohn- und Gewerbevermietung zwar in ihren Strukturen unterscheiden, die Ziele jedoch vergleichbar sind: möglichst hohe Mieterträge, möglichst wenig Leerstand. Während sich das kleinteilige Wohnsegment in der Vermietung besser skalieren lässt, ist die Gewerbevermietung stärker von individuellen Nutzeranforderungen, Flächenkonzepten und langfristigen strategischen Überlegungen geprägt. Während Wohnen in den Ballungsräumen in der Regel seit Jahren ein Vermietermarkt ist, wandelt sich der Gewerbebereich mehr und mehr vom Vermieter- zum Mietermarkt – mit deutlich längeren Vermarktungszeiten.

„Unsere Arbeit ist viel beratungsintensiver geworden“, berichtet Stephan Wege vom Maklerunternehmen Colliers. Früher ging es überwiegend um die reine Vermarktung. Mittlerweile sehen wir uns eher als Sparringspartner für den Eigentümer, wo es auch darum geht, Strategien gemeinsam zu entwickeln, Risiken abzuwägen und Szenarien aufzuzeigen. Landlord Representation, wo wir den Eigentümer oder Asset-Manager strategisch und operativ über den gesamten Vermietungsprozess hinweg vertreten, wird immer stärker nachgefragt.“

Vermietungsmanager Martin Schubert von der HIH Real Estate führt an: „Der härteste Konkurrent der Neuvermietung ist die Bestandsvermietung von Gewerbeimmobilien. Mit der Bestandsvermietung wird nicht die große Mietsteigerung erzielt, aber es fallen weder Maklercourtage noch Incentives an. Zudem sind Leerstandsrisiko und Umbauzeiten geringer. Die Frage, ob Neuvermietung oder Prolongation im Fokus steht, sollte im Voraus mit allen Beteiligten geklärt werden.“ 

Nachhaltigkeitsaspekte bleiben in der Vermietung wichtig

Auch ESG-Themen bleiben im Vermietungsmanagement weiterhin relevant. „Bei den großen Corporates ist ESG ganz vorne auf der Agenda und wird auch nicht mehr verschwinden“, ist Stephan Wege sicher. „Das Thema Green Lease spielt bei den Großkonzernen eine übergeordnete Rolle. Bei kleineren Unternehmen ist das eher untergeordnet. Da stehen Nebenkosten im Fokus oder beispielsweise auch E-Ladesäulen.“

Wenn INDUSTRIA Projekte einkauft und platziert, ist ESG immer ein großes Thema. „Der Spannungsbogen ist dann der Energieeinkauf, weil man so die zweite Miete möglichst attraktiv gestalten kann“, erklärt INDUSTRIA-Geschäftsführer Jürgen Hau. „Wir bündeln größere Portfolios, ordern Energie im größeren Stil und können so auch entsprechende Ökostromkomponenten mit einkaufen. Das ist für die Mieter ein On-Top-Thema.“

Im Wohnbereich gewinnen vor allem stabile und bezahlbare Nebenkosten an Bedeutung, wurde in der Diskussion deutlich. Digitale Vermietungsprozesse, strukturierte Datenräume und transparente Dokumentation werden dabei zunehmend zum Standard – nicht zuletzt, um Geschwindigkeit und Qualität in einem wettbewerbsintensiven Markt zu sichern.