Wenn KI mitschreibt: Immobilienverwaltungen verlieren wertvolle Arbeitszeit
Generative KI wie ChatGPT verändert den Schriftverkehr in der Immobilienverwaltung grundlegend. 93 Prozent der Verwaltungen haben bereits Schreiben von Wohnungseigentümern oder Mietern erhalten, die erkennbar oder mutmaßlich mithilfe von KI erstellt wurden. Bei 61 Prozent gehen solche Schreiben wiederholt ein. Das zeigt der aktuelle VDIV-Verwalter-Monitor „Wenn KI mitschreibt“, für den der Verband der Immobilienverwalter Deutschland (VDIV Deutschland) 166 Verwaltungsunternehmen befragt hat. Der dadurch entstehende Mehraufwand ist enorm. Und das in einer Branche in der über 62 Prozent der Verwaltungen bereits deutlich überlastet sind, wie das Branchenbarometer erst kürzlich ermittelte.
Mehr E-Mails, mehr Aufwand
Die E-Mails werden zahlreicher, länger und juristisch aufgeladener: 73 Prozent der Befragten verzeichnen eine steigende Zahl der Zuschriften, 80 Prozent einen größeren Umfang, 74 Prozent häufigere Verweise auf Paragraphen und Urteile und 77 Prozent mehr konkrete Forderungen oder Fristsetzungen. 79 Prozent der Verwaltungen berichten daher von einem zusätzlichem Bearbeitungsaufwand, im Schnitt rund 66 Minuten je Mitarbeitenden und Woche. 39 Prozent benötigen mehr als eine zusätzliche Stunde.
Viele KI-Anschreiben wirken auf den ersten Blick fachlich fundiert, halten einer rechtlichen Prüfung aber nicht stand. 73 Prozent der Befragten sind bereits auf falsche Rechtsbehauptungen, unzutreffende Fundstellen oder nichtexistierende Urteile gestoßen. Als erkannte Fehler werden vor allem erfundene, veraltete oder nicht einschlägige Urteile, falsche oder überholte Rechtsgrundlagen und die Vermischung von Rechtsgebieten genannt. Häufig bleiben in diesen Schreiben Regelungen aus Teilungserklärungen, gefasste Beschlüsse oder vertragliche Vereinbarungen der WEG unberücksichtigt, da diese individuell sind von einer privat genutzten KI nicht erkannt werden können. Jede Behauptung muss von Verwalterseite trotzdem geprüft und oft widerlegt werden. Wer häufig mit solchen fehlerhaften Anschreiben konfrontiert ist, benötigt im Median sogar ganze 90 Minuten zusätzlich pro Woche.
In der WEG-Verwaltung haben 89 Prozent der Befragten KI-unterstützte Schreiben erhalten, in der Mietverwaltung 91 Prozent. Eigentümer schreiben vor allem zur Verwaltertätigkeit (48 Prozent) und zu baulichen Veränderungen (41 Prozent), Mieter zur Betriebskostenabrechnung (72 Prozent), zu Mängeln (55 Prozent) und zur Mietminderung (54 Prozent).
VDIV appelliert an sachliche und faire Kommunikation
„Dass Eigentümer und Mieter ihre Anliegen mithilfe von KI formulieren, ist grundsätzlich nachvollziehbar. Problematisch wird es, wenn seitenlange Schreiben mit falschen Paragraphen und teilweise erfundenen oder falsch wiedergegebenen Gerichtsurteilen Arbeitszeit binden, die Verwaltungen deutlich effizienter und im Sinn ihrer Kunden nutzen könnten“, so Martin Kaßler, Geschäftsführer des VDIV Deutschland. „Gute Verwaltung lebt von einer engen und vertrauensvollen Zusammenarbeit. Eine kurze, sachliche Anfrage löst viele Probleme schneller als jedes noch so ausführliche Schreiben.“ Rechtliche Aussagen, die KI-Tools ausgeben, sollten immer kritisch hinterfragt werden, bevor sie zur Grundlage von Forderungen, Fristsetzungen oder Beschwerden werden.
Auch Immobilienverwaltungen selbst nutzen Künstliche Intelligenz: 95 Prozent setzen sie im Umgang mit rechtlich argumentierenden Schreiben ein, etwa für Antwortentwürfe oder eine entsprechende Recherche. Dafür gibt es speziell angelernte KI. „KI kann ein gutes Werkzeug sein – auf beiden Seiten. Sie ersetzt aber keine Fachkompetenz und keinen sachlichen Austausch“, so Kaßler.
Zur Umfrage: Für den VDIV-Verwalter-Monitor „Wenn KI mitschreibt“ wurden vom 24. September bis 8. Oktober 2026 166 Immobilienverwaltungen anonym online befragt. Die Stichprobe ist nicht repräsentativ. Erfasst wurde die Einschätzung der Verwaltungen, ob Schreiben erkennbar oder mutmaßlich KI-unterstützt sind. Die Ergebnisse der Umfrage sind hier abrufbar: https://vdiv.de/immobilienverwaltung/verwalter-monitor
