Back to business - aber anders. Bleiben Büros leer? Und wie sich Büros und ihre Nutzung verändern werden?

Spacewell Germany Blog
Jens Hoffstiepel - Marketing & PR Manager
03.06.2020

Die Corona-Krise hat vieles bewegt – auch in der Immobilienwirtschaft. Back to business wie üblich, die Rückkehr in einen “normalen” Arbeitsalltag, so wie wir ihn kennen, wird wohl für eine geraume Zeit nicht möglich sein. Besonders der Markt der Büroimmobilien muss sich auf einen Wandel einstellen. Musste das moderne Büro lange Zeit möglichst viel Spaß und Ablenkung bieten, um vor allem junge Talente anzuziehen, müssen Unternehmen und Immobiliengesellschaften in Zeiten der Corona-Krise und danach umdenken. Die Gesundheit und ein damit einhergehendes strukturiertes Arbeitsplatzmanagement rücken in den Vordergrund – Abstandsregeln sind im Fokus. Hinzu kommt, dass Unternehmen schon jetzt ankündigen, auf mehr Homeoffice Regelungen zu setzen. Immobilienunternehmen müssen sich daher auf eine neue Zukunft für ihre Büroimmobilien und -konzepte einstellen. Aber wie?

Wie das Homeoffice die Bürowelt beeinflusst

Haben wir vor einiger Zeit noch von Büroraummangel in Großstädten und gefragten Standorten mit guter Infrastruktur gesprochen, reden wir jetzt davon, ob Büros nach Corona noch ausgelastet sind. Das Arbeiten von Zuhause aus war vor Corona häufig ein Angebot nur für ausgewählte Mitarbeiter, oft auch ein Zeichen von Innovation und Fortschritt. Corona hat viele Lebensbereiche verändert und zeigt, dass klassische Büroimmobilien in ihrem derzeitigen Umfang überflüssig sein können. So manch ein Unternehmen denkt schon jetzt darüber nach, wieviel Fläche es zukünftig noch benötigen wird. Und die Immobilienwirtschaft steht vor der Frage, wie sie das kompensieren soll.

Die Nutzung von Büros und das Ausmaß wird ein anderes sein

Die Tendenz zu einem derartigen Umdenken hat zwar bereits vor Corona eingesetzt – Homeoffice-Regelungen wurden populärer und immer häufiger umgesetzt. Mit der Corona-Krise wird diese Denkweise noch weiter beschleunigt. In den letzten Wochen haben viele Unternehmen und andere große Mieter die Flexibilität der mobilen Arbeit für sich entdeckt - die Zusammenarbeit im Team funktioniert auch virtuell und die Abstimmung sowie Schulungen mit Kunden oder externen Partnern klappt auch ohne Dienstreisen. Natürlich werden Mitarbeiter nach Corona wieder reisen, Kunden empfangen und auch ins Büro zurückkehren. Aber die Nutzung der Büros und das Ausmaß werden ein anderes sein als zuvor. Wenn Unternehmen derzeit fast ohne Büro auskommen, werden sie ihren Büroflächenbedarf für die Zukunft drastisch hinterfragen und sich von starren Strukturen trennen. Viele große Mieter überlegen bereits, ihre angemieteten Büros aufzugeben - dass langfristig ein Fünftel der Arbeitsplätze dauerhaft dem Büromarkt entzogen werden könnte, halten Marktexperten es für realistisch.

Weniger benötigte Bürofläche verspricht Mietern Einsparpotenziale in Millionenhöhe

Anfangs müssen “nur” Abstandsregeln eingehalten werden und die Büros werden daher nicht in dem Maße genutzt werden, wie sie sollten. Aber auch langfristig gesehen werden Mitarbeiter gewiss weniger oft in den Büros sein – die neuen Erkenntnisse über das funktionierende Arbeiten aus dem Homeoffice machen es möglich. Damit wird sich auch die Größe und die Gestaltung von Büros verändern - weniger benötigte Fläche verspricht Unternehmen und Mietern Einsparpotenziale in Millionenhöhe. Bei der Umsetzung dieser Regeln und neuen Bürostrukturen liefern technische Lösungen, wie IoT-fähige Sensoren verknüpft mit Smart-Building-Plattformen wertvolle Unterstützung.

Einhaltung der Abstandsregelungen und Arbeitsplatzmanagement mit Smart-Building-Lösungen



Mithilfe smarter Technologien können Unternehmen, Mieter und das Immobilienmanagement besser als je zuvor die „Performance“ von Immobilien auswerten, die Nutzung von Flächen an die spezifischen Anforderungen anpassen. Mit dem Einsatz von in Gebäuden und an Arbeitsplätzen verbauten Messsensoren, in Verbindung mit Softwarelösungen für die Datenanalyse, wie z. B. Cobundu von Spacewell, lässt sich eine Echtzeit-Datenerfassung und -auswertung erstellen. Sei es zur Präsenzmessung im Büro bzw. am Arbeitsplätz für die Einhaltung von Abstandsregeln oder einer regelmäßigen Analyse Büroauslastung bei Wiedereintreten des Büroalltags. So können z. B. Raumpläne anhand mit Software optimierter Belegungsanalysen für Büros angefertigt werden, um Arbeitsplätze zu koordinieren und letzten Endes nicht benötigte Flächen einzusparen.

Mehrwert für Büronutzung und Verwaltung

Immobilienunternehmen oder aber Büromieter müssen dazu verknüpfte Sensoren, die mit einer entsprechenden Software verbunden sind, installieren – was für heutige Lösungen auch nachträglich problemlos umsetzbar ist. Mithilfe dieser Kombination aus IoT-fähigen Technologien und der entsprechenden Software für Flächenoptimierung kann dann analysiert werden, wie Büros genutzt werden – und das in Echtzeit. Wo halten sich Mitarbeiter beispielsweise auf, welche bestimmten Bereiche einer Immobilie oder eines Büros werden besonders häufig und intensiv nutzen. Auf diese Weise erhalten sie wichtige Informationen, um die Auslastung des Büros optimal zu koordinieren und die Produktivität der Büronutzung zu steigern. Für die Immobilienunternehmen ein überzeugendes Argument, um ihre Bestandsimmobilien effektiv zu vermarkten und ihr Portfolio auszubauen – evtl. schafft man es, mit optimierter Flächenplanung aus einem Büro zwei zu machen.

Echtzeitdaten für die Einhaltung von Abstandsregelungen und der Analysen der Flächennutzung

Für Mieter liefern die Lösungen einen großen Mehrwert, indem es auf Grundlage der gesammelten Daten Analysen schafft, um die Flächennutzung in Büroimmobilien exakt zu koordinieren und damit dazu beiträgt, langfristig Fläche und somit Kosten zu sparen. Mitarbeiter, die zukünftig häufiger aus dem Homeoffice arbeiten oder Außendienstmitarbeiter, die nur einmal in der Woche im Büro sind, werden keinen festgelegten Schreibtisch benötigen - ihr Arbeitsplatz vor Ort kann variieren. Das Internet of Things (IoT), Sensoren und Smart Building Plattformen ermöglichen dafür mithilfe der Übermittlung von Echtzeitdaten eine flexible Nutzung von Flächen für ein effektives Arbeitsplatzmanagement in den Büros. So wird es mancherorts immer weniger feste Arbeitsplätze geben, Einzelbüros werden zunehmend in alternative Bürolösungen umgewandelt, sodass Arbeitsplätze flexibel von verschiedenen Mitarbeitern genutzt werden und Flächen zu Kostenreduzierung eingespart werden können.

Zusätzliche Einsparmöglichkeiten bei Energie- und Facility Management



Zusätzliche Einsparmöglichkeiten ergeben sich durch die Nutzung der Technologie für ein effektives Energie- und Facility Management. Räume, in denen ein Sensor keine Nutzung meldet, müssen beispielsweise nicht beheizt bzw. klimatisiert und am Ende des Tages auch nicht gereinigt werden. Freie Arbeitsplätze werden den Mitarbeitern direkt auf Displays im Büro angezeigt oder sind über eine App abrufbar – die Lösung, um bei der Einhaltung von Abstandsregelungen die entsprechenden Maßnahmen einzuhalten und bei modernen Arbeitskonzepten freie Arbeitsplätze in einem Büro zu koordinieren und auf diese Weise Fläche und Kosten zu sparen.

Echtzeitdaten für sofortiges Feedback über mobile Lösungen

Die Nutzer sind es aus dem Alltag heutzutage gewohnt, fast alles über einen Bildschirm zu steuern, sei es mit einem Smartphone, Tablets, dem Laptop oder Infoterminal – sie erwarten einen ähnlichen Service und die gleichen Interaktionsmöglichkeiten an ihrem Arbeitsplatz. Das kann die Smart-Building-Plattform liefern. Apps mit persönlicher Unterstützung, die Live-Sensordaten und eine Darstellung der Raumaufteilung nutzen, ermöglichen neben der Navigation am Arbeitsplatz, die Buchung von Dienstleistungen und sofortiges Feedback. Jeder Mitarbeiter, der ins Büro kommt, kann sich im Vorhinein über die App oder direkt vor Ort im Büro über Displays einen Arbeitsplatz mit genügend Abstand aussuchen und reservieren.

Smart-Building-Lösungen als effektives Werkzeug für Arbeitsplatzmanagement für Immobilienunternehmen und Mieter von Büroflächen



Eine genaue Prognose darüber, inwiefern sich das Ausmaß der Büronutzung in Zukunft verändern wird und in welchem Umfang Büroflächen von Mietern eingespart werden, kann momentan noch niemand liefern. Es ist nur sicher, dass es zunächst zu Einhaltung von Abstandsregelungen und zukünftig vielerorts zu einer vermehrten Umsetzung von alternativen Arbeitskonzepten, wie Homeoffice kommen wird. Die Arbeitsplatznutzung muss daher zunächst strukturiert gemanagt werden. Büros werden in naher Zukunft zu groß und Arbeitsflächen können zur Kostenreduzierung eingegrenzt werden. Die Smart-Building-Lösungen bieten hier ein effektives Werkzeug für Immobilienunternehmen und Mieter von Büroflächen, sich diesen neuen Gegebenheiten anzupassen.