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Bessere Planung durch agiles Aufgabenmanagement

ReaLLoaded: Der Expertenblog von Drees & Sommer!
Jochen Weber - Projektpartner, LCM-Experte
09.12.2019

Wie Planungsdienstleister ihre Performance verbessern

Während Lean Management bereits seit einigen Jahren für schlanke und effiziente Abläufe auf Baustellen sorgt, besteht bei Planungsprozessen in dieser Hinsicht noch starker Nachholbedarf. Insbesondere große Planungsabteilungen, die an komplexen Projekten mit vielen Beteiligten arbeiten, haben es schwer, Terminpläne transparent zu halten, Schnittstellen effizient zu nutzen und mit kurzfristigen Änderungen umzugehen. Mithilfe des agilen Aufgabenmanagements (AGM) gehören diese Probleme der Vergangenheit an. Der innovative Ansatz integriert die Vorteile der Lean-Philosophie und des agilen Managements in die Planungsphasen der Vorhaben.

Die Planung von Bauwerken ist ein kreativer Prozess, der durch viele unvorhersehbare Objekteigenschaften, die im Zuge des Planungsprozesses erst entstehen bzw. erarbeitet werden müssen, geprägt ist. Die traditionelle Herangehensweise an Planungsprojekte mit mehrseitigen Terminplänen, starrem Ablauf sowie dem fehlenden Verständnis für den Gesamtprozess, ist dabei wenig zielführend. Denn sie gleicht dem Wasserfallmodell und stößt bei der dynamischen Umgebung der Bauplanung schnell an ihre Grenzen.

Das agile Management stellt dieses klassische Wasserfallmodell in Frage und propagiert die kurzzyklische, agile Entwicklung von Ergebnissen in Iterationen bzw. in sich wiederholenden Zyklen. Die Vorgehensweise basiert auf Erkenntnissen aus der Softwareentwicklung und stellt Agilität und Flexibilität der Prozesse in den Mittelpunkt. Übertragen auf ein Bauvorhaben bedeutet das: Die Kommunikation verläuft transparent und strukturiert, das Planungsteam ist agil und reagiert dynamisch auf die auftretenden Änderungen und Probleme, das Verständnis für den Gesamtprozess ist auf allen Hierarchieebenen vorhanden und Pläne werden termingerecht und in der richtigen Qualität erstellt.

Vom schlanken Bauen zur agilen Planung

Zu den Unternehmen, die AGM in der Praxis bereits erfolgreich anwenden, gehört die Jökel Bau GmbH mit Sitz im hessischen Schlüchtern nahe Fulda. Die Bauunternehmung hat das Konzept in der eigenen Planungsabteilung eingeführt und so die Planungsprozesse sowie die Zusammenarbeit zwischen Planern und Bauleitern erheblich verbessert. Das überwiegend in Hessen tätige Generalunternehmen bietet Tief- und Straßenbauleistungen, Rohbauleistungen ebenso wie schlüsselfertige Projekte an. Als Bauträger entwickelt, plant und errichtet Jökel vor allem Seniorenresidenzen und hochwertige Eigentumswohnungen. Bereits seit 2013 setzt die Jökel Bau GmbH in der Ausführungsphase ihrer Bauprojekte Lean Site Management ein. Um die Vorteile dieses Ansatzes auch in die Planungsphasen der Vorhaben zu integrieren, entschied sich die Bauunternehmung 2018 dafür, in der eigenen Planungsabteilung ein individuelles agiles Aufgabenmanagement-Konzept einzuführen.

„Mittlerweile ist das agile Aufgabenmanagement zum Herzstück unserer Planungsabteilung geworden. Alle Schnittstellen, die Auslastung und Kapazitäten werden damit transparent und effizient gestaltet. Mit dem Multi-Projektboard haben wir zudem den Gesamtüberblick über alle Projekte, die wir im eigenen Haus planen“, sagt der Geschäftsführer Peter Jökel und zeigt auf eine Steckkartentafel zur Übersicht aller Projekte, die in der Planungsabteilung bearbeitet werden.

Als Partner für die Konzeption und die Einführung von agilem Aufgabenmanagement in der Planungsabteilung der Bauunternehmung standen Jökel die Lean Manager von Drees & Sommer zur Seite. Über einen Zeitraum von einem Jahr analysierten und entwickelten sie gemeinsam mit der Geschäftsführung, den Abteilungsleitern, den Mitarbeitern der Planungsabteilung und den Bauleitern Prozesse, Organisationsstrukturen, Schnittstellen, Spielregeln für die Zusammenarbeit sowie das Selbst- und Fremdbild der Planungsabteilung. Darauf aufbauend wurde ein Konzept auf Basis eines Multi-Scrum-Ansatz mit Scrum-Elementen entwickelt.

Scrum ist eine der bekanntesten Ausprägungen des agilen Managements, das Anfang der 2000er richtig an Fahrt aufnahm. Die ursprünglich aus der Softwareentwicklung stammende Methode legt den Wert auf hohe Flexibilität und agile Entwicklung von Ergebnissen in definierten Zyklen. Bei Scrum werden diese Zyklen „Sprints“ genannt, die in der Regel nicht länger als vier Wochen dauern. Was innerhalb eines Sprints an Aufgaben und Arbeitspaketen, womit Prozesse innerhalb der Planungs- bzw. Leistungsphasen der HOAI gemeint sind, bearbeitet wird, wird vor jedem Sprint gemeinsam im Team definiert und in einem Detailplan auf dem Aufgabenmanagement-Board (Sprint Backlog) visualisiert. Die einzelnen Arbeitspakete bzw. User Stories bilden dann in ihrer Gesamtheit den langfristigen Plan (Product Backlog), welcher auf dem Multi-Projektboard dargestellt wird. Dadurch bekommen alle Projektbeteiligten eine visuelle Unterstützung, die volle Transparenz schafft und ihre tägliche Arbeit verbessert.

Hoher Wissens- und Erfahrungsaustausch dank AGM

In der Umsetzung bei der Bauunternehmung Jökel bedeutet dies, dass auf dem Multi-Projektboard alle Arbeitspakete in allen Projekten für die nächsten 21 Wochen abgebildet werden. Grundlage dafür bilden die gemeinsam entwickelten, individuell für Jökel geltenden Standardprozesse für die Planung. Basierend auf den Arbeitspaketen für die nächsten zwei Wochen leitet jeder Mitarbeiter der Planungsabteilung die erforderlichen täglichen Aufgaben ab und visualisiert diese mit Haftnotizen auf der Wochenplanung bzw. dem Aufgabenmanagement-Board. Jeden Tag trifft sich die Planungsabteilung zu einem „Daily Stand-Up Meeting“ – also einem täglichen Kurzmeeting im Stehen, in dem sie über die Aufgaben vom vergangenen Tag, vom aktuellen Tag und über aufgetretene oder zu erwartende Probleme sprechen.

Wenn sich etwas am geplanten Ablauf ändert, kann das gemeinsam mit allen Projektleitern und Planern transparent besprochen werden. Auch mit den Abteilungsleitern findet alle vierzehn Tage eine Besprechung vor dem Multi-Projektboard statt, bei dem über aktuelle Akquisen, neue Aufträge und in Zukunft verfügbare Planungskapazitäten für die Umsetzung neuer Projekte gesprochen wird. Der positive Nebeneffekt ist ein sehr hoher Wissens- und Erfahrungsaustausch zwischen unterschiedlich erfahrenen Mitarbeitern und eine sehr leichte Integration neuer Mitarbeiter, wie dualen Studenten, Werkstudenten, Praktikanten oder Festangestellten. „Zukünftig wollen wir neben unseren Mitarbeitern in der Planungsabteilung auch unsere externen Planungspartner wie die Haustechnik-, Elektro- und Tragwerksplanung im Rahmen von festen, interdisziplinären Projektteams für eine gewisse Phase zu uns ins Haus holen. Dann soll gemeinsam das agile Aufgabenmanagement gelebt werden“, so die Vision von Peter Jökel.

In der täglichen Arbeit bei der Bauunternehmung Jökel ist das AGM zur Routine geworden. In der Zusammenarbeit der vier operativen Abteilungen Tief- und Straßenbau, Rohbau, schlüsselfertiges Bauen und Bauträger wird es aktiv zur Koordination und Organisation der Aufgaben und Inhalte genutzt. Auf kurzfristige Änderungen können die Mitarbeiter der Planungsabteilung flexibel reagieren und dank der visuellen Unterstützung die Kommunikation leichter gestalten.

An diesem Beitrag haben zudem Harald Berthold, Abteilungsleiter Planung bei der Jökel Bau GmbH und Dirk Rumler, Leiter Lean Design Management bei Drees & Sommer, mitgewirkt.