Corona als Treiber der Digitalisierung für die Immobilienwirtschaft

3 Lehren aus der Pandemie!

Bis zum Ausbruch der Corona-Pandemie im März 2020 war die Immobilienbranche eine Sparte, in der es analog gut lief. Daher gab es auch kaum Leidensdruck, etwa Prozesse oder gar Flächen zu digitalisieren. Doch die Corona-Pandemie hat für die Immobilienbranche einen wesentlichen Schwachpunkt aufgezeigt: Die Digitalisierung! Denn viele IT-Projekte wurden bis 2020 oftmals an bestimmte, durch "extern" festgelegte Stichtage ausgerichtet. Die Einführung der Datenschutzgrundverordnung, kurz DSGVO, ist hierfür ein prominentes Beispiel.

Die Ereignisse seit März 2020 haben vor allem der Immobilienbranche deutlich gemacht, dass ein reines "Hinarbeiten" auf Stichtage nicht zielführend ist, um den aktuellen Herausforderungen zu begegnen. Die Lockdowns zeigen: Besonders die Infrastruktur von Gewerbeimmobilien jeder Art muss mehr denn je auf mobiles Arbeiten ausgelegt sein. Hier gibt es Prozesse und Lösungsansätze, um schnell und kostengünstig nachzurüsten. Etwa durch eine cloudbasierte Telefonanlage ist die Belegschaft schon nicht mehr auf die Räumlichkeiten angewiesen, sondern kann von überall auf der Welt mit der eigenen Festnetznummer telefonieren.

Lockdowns, Homeoffice und das Unbehagen vieler Mitarbeiter, sich aktuell am Arbeitsplatz aufzuhalten, haben die Situation für die Immobilienbranche stark geändert und für Dynamik hinsichtlich der Digitalisierung gesorgt, insbesondere bei Property Managern und Investoren. Die Branche kommt um den Umstieg vom Analogen ins Digitale nicht mehr herum, will sie weiterhin ein konsistentes Geschäftsmodell aufweisen. Schließlich muss sie auch in der Lage sein, belastbare Prognosen für ihre Objekte zu erstellen.

Ob Flächenermittlung während und besonders nach der Krise, ob Verwaltungs- oder Schadensmanagement, ob nachhaltige Klimatisierung oder zielgerichtete Reinigung nur bei Bedarf – die Basis hierfür sind Daten. Diese sind aber in der aktuell noch stark analog geprägten Immobilienwelt noch nicht im ausreichenden Maße digital verfügbar bzw. teilweise auch gar nicht vorhanden. Weil das Geschäftsmodell bisher auch ohne sie auskam. Das hat sich geändert, da die Ansprüche an die Nutzung und auch an die Kriterien, etwa in Bezug auf Nachhaltigkeit, vieler Immobilien neu gedacht werden müssen. Mit digitalen Techniken lassen sich relevante Daten einfach erheben und auswerten. Fest installierte Sensoren im Gebäude erfassen sie, smarte Software verarbeitet diese mittels Künstlicher Intelligenz und eröffnet Optimierungsmöglichkeiten.

Drei Lehren für die Immobilienwirtschaft aus der Corona-Pandemie

Die Corona-Pandemie hat gezeigt, dass an der Digitalisierung der Arbeitswelt kein Weg vorbeiführt. In der Pandemie ist aber auch deutlich geworden, dass sich der Umgang mit der Digitalisierung selbst ändern muss. Digitale Transformation ist ein fortlaufender Prozess - das ist in der Pandemie deutlich zutage getreten. Deswegen haben wir es auf vielen Gebieten gerade so eilig damit.

Drei Lehren können wir aus der Krise ziehen: Zunächst einmal hat die Corona-Pandemie sowohl Arbeitnehmern als auch Arbeitgebern die Angst vorm Homeoffice genommen. Das Homeoffice wird auch nach der Pandemie bleiben, die Frequenz aber voraussichtlich sinken. Es wird also weiterhin Büroräume geben, deren Nutzung wird sich aber ändern. Das bedeutet zweitens, man benötigt nicht nur digitale Prozesse, sondern auch digitale Dokumente. Wer will schon jede Menge Aktenordner zwischen Büro und Homeoffice hin- und her transportieren? Und schließlich muss die neue Infrastruktur auch auf mobiles Arbeiten ausgelegt sein, beispielsweise durch Ermittlung des neuen Raumbedarfs.

Digitale Tools unterstützen Erfüllung der ESG-Kriterien

Für gewerbliche Immobiliennutzer und Immobilienverwalter bedeutet dies, dass sie ihr Flächenmanagement zur Effizienz- und Wertsteigerung grundlegend überdenken müssen. Intelligente digitale Techniken sind der einfachste und präziseste Weg dazu. Dabei muss keineswegs das Rad neu erfunden werden. Die Tools existieren, sind seit Jahren im Einsatz erprobt und haben sich bewährt. Sie sind zudem unabdingbare Voraussetzung für das ökologisch nachhaltige Management von Immobilien nach ESG-Kriterien. Für das E, sprich Emissionen und Energieverbrauch, sind Daten die Grundlage: Emissionen und Energiebedarf müssen kontinuierlich gemessen werden, was nur entsprechende Software leisten kann. Für Property Manager kommt neben der Ausrichtung nach ESG-Kriterien noch ein weiteres Argument für Software hinzu: Denn auch in der Immobilienverwaltung verjüngt sich das Personal. Wer heute als attraktiver Arbeitgeber gelten will, muss digitale Tools zur Verfügung stellen, um nicht als vollkommen verstaubt zu gelten.

Apropos Vorteile: Die digitale Immobilienverwaltung ist ein Gewinn für alle Beteiligten – Eigentümer respektive Investoren, Nutzer, Mitarbeiter und Dienstleister. Eigentümer stellen mit Property Management Software sicher, dass sie die umfängliche Normerfüllung garantieren, wenn alle relevanten Gebäudedaten in Echtzeit überwacht werden. Das ermöglicht eine valide Grundlage für Investitionsentscheidungen und verbessert daneben das Dienstleistungsmanagement. Die Attraktivität eines Gebäudes, das als Smart Building ausgewiesen ist, nimmt für Mieter zu. Und wenn die intelligente Technik beispielsweise Heizkosten spart, eröffnet das im Gegenzug die Möglichkeit einer höheren Kaltmiete für Vermieter.

Gewerbliche Nutzer wiederum steigern durch Raumoptimierung den Quadratmeter-Umsatz. Schon vor der Pandemie wurden an einem durchschnittlichen Arbeitstag in einem durchschnittlichen Büro nur 40 Prozent der Fläche genutzt. Mit smarten Systemen kann das Arbeitsplatzkonzept je nach Bedarf flexibel geändert werden. Die Software zeigt auf einen Blick, wo welche Räume und Arbeitsplätze verfügbar sind. Wir bei Crem Solutions zum Beispiel wollten uns auf 1.400 Quadratmeter Bürofläche vergrößern. Unsere Analyse hat aber ergeben, dass wir in den nächsten fünf Jahren mit 1.000 Quadratmetern auskommen, wenn wir Systeme nutzen, die neue Arbeitsplatzkonzepte unterstützen. Das spart einige Hunderttausend Euro im Jahr. Zudem werden Betriebskosten und Abrechnungen durch die Digitalisierung der Daten absolut transparent.

Smarte Immobilientechnologie für mehr Mitarbeiterzufriedenheit

Smarte Immobilienverwaltung senkt aber nicht nur die Fixkosten und steigert die Rendite. Jenseits nackter Zahlen erhöht sie die Zufriedenheit der Mitarbeiter aufgrund des modernen Arbeitsplatzumfeldes. Sie unterstützt den Büroalltag, insbesondere beim Arbeitsplatzmanagement, wenn mal eben ein Konferenzraum gesucht und dies auf einem Display oder einer App angezeigt wird. Außerdem hilft sie dabei, Infektionsschutz zu gewährleisten, was Präsenz und Wohlbefinden der Mitarbeiter erhöht. Aber auch Mobile-Working-Konzepte werden erleichtert.

Für Dienstleister schließlich bedeutet smarte Technik effizientere Verwaltung und niedrigere Personalkosten. Räume werden beispielsweise nur dann gereinigt, wenn sie zuvor auch tatsächlich genutzt wurden. Die Software erledigt selbstständig tägliche Verwaltungsaufgaben. Eine transparente Dokumentation erspart Diskussionen mit Mietern, das Instandhaltungsmanagement sorgt für zielgerichtete Maßnahmen. Im Fall notwendiger Reparaturen oder Servicearbeiten können diese zeitnah erledigt werden, ohne erst nach der Ursache fahnden zu müssen.

Property Management passt sich flexibel individuellen Bedürfnissen an

Property Management Software muss das zentrale Nervensystem einer Immobilie sein, um Effizienz, Komfort und Sicherheit in der Fläche zu optimieren. Diese Tools sind darüber hinaus die Schnittstellen, etwa in die Wohnungswirtschaft oder ins Corporate Real Estate Management. Dabei sind sie intuitiv nutzbar und somit leicht zu erlernen, ähnlich einem Assistenzsystem wie Outlook. Nur die Key-User in einem Unternehmen, die für die administrative Steuerung verantwortliche Oberflächen zuständig sind, benötigen eine tiefergehende Einführung.

Für eine schrittweise Implementierung ist ein modularer Aufbau der Hard- und Software enorm hilfreich. Heißt: Man kann klein anfangen, etwa mit optimierter Flächennutzung, und je nach Bedarf bis hin zur vollständig digitalisierten Abbildung der Immobilie oder Bürofläche steigern. Zur Installation rückt kein Bautrupp mit Bohrhämmern an und legt den Betrieb lahm. Vielmehr kann Hardware in nur wenigen Tagen unkompliziert installiert werden, ohne in den Baukörper selbst eingreifen zu müssen. Die Kosten sind überschaubar und richten sich je nach Zielsetzung und individueller Bedürfnisse. Schon ab einer Fläche von 500 Quadratmetern rechnet sich die Installation eines smarten Systems.

Heutige Software ist noch auf Interaktion mit dem Menschen ausgelegt. Künftig aber werden Systeme selbstständig handeln, etwa ein Fenster öffnen, wenn die Sauerstoffkonzentration sinkt, die Heizung regulieren oder das Licht ausschalten. Wir haben doch längst gelernt: Digital strukturierte Prozesse verbessern die Abläufe und machen den Alltag einfacher. Dabei ist eines noch zu beachten: Bei Property Management Software werden viele Daten verarbeitet, aber stets unter Einhaltung aller rechtlichen Auflagen. Was die Systeme also nicht können, ist die Überwachung von Mitarbeitern. Was sie können, ist effizientes Büromanagement zu ermöglichen. Das spart Geld, Zeit und Ressourcen. Und es erleichtert die Rückkehr aus dem Homeoffice für Arbeitnehmer wie Arbeitgeber.