Excel im Immobiliencontrolling: 7 Grenzen für Portfolios

Wann Tabellen nicht mehr ausreichen – und welche Anforderungen moderne Projekt- und Portfoliosteuerung erfüllen muss

Von Robert Mühlstein, Managing Director und Chief Innovation Officer bei PROBIS

Excel ist aus dem Immobiliencontrolling kaum wegzudenken: vertraut, flexibel und sofort verfügbar. Das eigentliche Problem liegt nicht in Excel selbst, sondern entsteht dort, wo aus einer Tabelle ein dauerhaftes Steuerungssystem werden soll.

Mit jedem zusätzlichen Projekt, jedem weiteren Nutzer und jedem neuen Datenstand steigt die Komplexität. Budgets werden angepasst, Forecasts aktualisiert, Rechnungen geprüft und Berichte erstellt. Was bei einem einzelnen Projekt noch überschaubar ist, wird über ein wachsendes Portfolio schnell zum operativen und finanziellen Risiko.

Die entscheidende Frage ist deshalb nicht „Excel oder Software?“, sondern: Ab welchem Punkt reicht eine dezentrale Tabellenstruktur nicht mehr aus?

1. Mehrere Versionen erzeugen mehrere Wahrheiten

Dateien lassen sich einfach kopieren, bearbeiten und weiterleiten. So entstehen nach und nach unterschiedliche Versionen eines Budgets: eine beim Projektleiter, eine beim Controller, eine bereits im Management. Auch Dateinamen wie „Forecast_final_v7_neu“ lösen das Grundproblem nicht. Sobald Entscheidungen auf unterschiedlichen Datenständen beruhen, fehlt die gemeinsame Steuerungsgrundlage. Es braucht eine zentrale Datenbasis, in der Änderungen nachvollziehbar und kontrolliert verfügbar sind.

2. Manuelle Konsolidierung skaliert nicht

Ein einzelnes Projekt lässt sich gut in einer Tabelle abbilden. Bei zehn, fünfzig oder mehreren hundert Projekten wird es schwierig: Kostenstrukturen, Formeln, Währungen und Berichtszeiträume unterscheiden sich und erschweren den Vergleich. Werte werden manuell übertragen oder über Verknüpfungen zusammengeführt, die am Ende nur noch einzelne Spezialisten durchschauen. Das kostet Zeit, erhöht die Fehleranfälligkeit und verhindert einen jederzeit aktuellen Blick auf das Gesamtportfolio.

3. Der Forecast bildet nur eine Momentaufnahme ab

Ein Forecast verändert sich laufend, mit Vergaben, Nachträgen und Terminverschiebungen. In Excel wird dabei meist nur der aktuelle Stand überschrieben. Damit geht verloren, wann sich eine Einschätzung verändert hat und welche Annahmen ihr zugrunde lagen. Für die Steuerung zählt aber genau diese Entwicklung: Wann wurde eine Budgetüberschreitung zum ersten Mal sichtbar? Welche Projekte werden systematisch zu spät angepasst? Forecast-Versionen sollten deshalb dokumentiert und über die Zeit hinweg vergleichbar sein.

4. Reporting wird zum manuellen Dauerprozess

Ein erheblicher Teil der Controlling-Kapazität fließt in Berichte: Daten zusammenführen, formatieren, kommentieren und in Präsentationen übertragen. Ändert sich eine einzige Zahl, müssen gleich mehrere Dokumente nachgezogen werden. So entsteht ein rückwärtsgerichteter Prozess. Ein Financial Command Center übersetzt Projekt- und Portfoliodaten dagegen direkt in adressatengerechte Reports. Projektleiter, CFOs, Investoren und Kreditgeber brauchen jeweils eine andere Perspektive, aber dieselbe verlässliche Datenbasis.

5. Freigaben und Verantwortlichkeiten bleiben außerhalb der Datei

Excel zeigt Werte, steuert aber kaum die Prozesse dahinter. Wer darf ein Budget verändern? Wer hat einen Forecast bestätigt? Warum wurde ein Nachtrag akzeptiert? Solche Entscheidungen werden über E-Mails, Besprechungen oder zusätzliche Listen festgehalten, und damit trennen sich Daten und Verantwortung. Gerade bei hohen Investitionsvolumina braucht es klare Rollen, dokumentierte Freigaben und einen nachvollziehbaren Audit Trail.

6. Wissen konzentriert sich auf einzelne Mitarbeiter

Komplexe Modelle wachsen über Jahre. Am Ende versteht ihre vollständige Logik oft nur die Person, die sie aufgebaut hat. Verlässt diese das Unternehmen oder fällt sie aus, entsteht ein erhebliches Wissens- und Betriebsrisiko. Prozesse, Datenstrukturen und Berechnungslogiken müssen deshalb standardisiert und nachvollziehbar sein. Standardisierung bedeutet dabei nicht, dass jedes Projekt identisch behandelt wird; sie schafft einen stabilen Rahmen für projektspezifische Anforderungen.

7. AI benötigt mehr als Tabellen

Viele Immobilienunternehmen prüfen derzeit, wie künstliche Intelligenz (AI) Forecasting, Rechnungsprüfung oder Reporting unterstützen kann. Verlässliche Ergebnisse liefert AI dabei nicht von allein. Sie braucht strukturierte, konsistente und historisch nachvollziehbare Daten. Liegen Budgets, Verträge, Rechnungen und Forecasts über viele einzelne Dateien verteilt, fehlt genau diese Grundlage.

AI auf bestehende Excel-Prozesse aufzusetzen, ist einfach. Der eigentliche Aufwand liegt darin, sie belastbar zu machen. Daran arbeiten wir in den PROBIS AI Labs: an intelligenten Agenten, die auf strukturierten Projektdaten aufsetzen. Jede Aktion bleibt nachvollziehbar, jede Freigabe bleibt beim Kunden. AI bereitet vor, entschieden wird weiterhin von Menschen.

Wann Excel weiterhin sinnvoll ist

Excel bleibt ein wertvolles Werkzeug. Für individuelle Analysen, kurzfristige Szenarien und klar abgegrenzte Berechnungen ist es oft die schnellste Lösung. Kritisch wird es erst dort, wo es gleichzeitig Datenbank, Workflow-System, Freigabeprozess und Managementreport ersetzen soll.

Der Wechsel auf eine spezialisierte Plattform wird spätestens dann relevant, wenn mehrere Projekte regelmäßig konsolidiert werden, verschiedene Abteilungen mit denselben Daten arbeiten, Forecasts historisch nachvollziehbar sein sollen, Berichte immer wieder manuell entstehen, Freigaben dokumentiert werden müssen, Schnittstellen zu ERP-, Rechnungs- oder BI-Systemen nötig sind oder AI auf einer belastbaren Datenbasis zum Einsatz kommen soll.

Vom Tabellenmodell zum Financial Command Center

Bei PROBIS betrachten wir Excel nicht als Gegner. In vielen Kundenprojekten ist es der Ausgangspunkt für eine professionellere Steuerungsstruktur. Der entscheidende Schritt besteht darin, die über Jahre gewachsene fachliche Logik zu bewahren und aus einzelnen Dateien in eine zentrale Plattform zu überführen. Budgets, Verträge, Forecasts, Cashflows und Reports werden so über den gesamten Lebenszyklus einer Immobilie miteinander verbunden.

Das Ziel ist dabei keine zusätzliche Softwareebene, sondern eine verlässliche Entscheidungsgrundlage: eine gemeinsame Sicht auf Kosten, Risiken und künftige Entwicklungen, vom einzelnen Bauprojekt bis zum gesamten Portfolio. Sobald Investitionsentscheidungen, Freigaben und Portfoliorisiken an einer einzelnen Datei hängen, ist es Zeit, die Systemfrage neu zu stellen.

Zum Autor

Robert Mühlstein ist Managing Director und Chief Innovation Officer bei PROBIS. Er verantwortet die strategische und operative Weiterentwicklung der Plattform und beschäftigt sich insbesondere damit, wie sich komplexe Anforderungen aus Projektcontrolling, CAPEX-Management und Portfoliosteuerung in skalierbare digitale Prozesse übersetzen lassen. In den PROBIS AI Labs treibt er die Entwicklung intelligenter Agenten voran, die auf strukturierten Projektdaten arbeiten – nachvollziehbar in jeder Aktion, mit der Entscheidung beim Menschen.