• Quelle: SleevesUp! Spaces GmbH
Quelle: SleevesUp! Spaces GmbH

Flex Office Konzepte: Über Standardisierung, Digitalisierung und Automation zum skalierbaren Office Produkt

Koniis Blick auf die digitale Entwicklung
Sebastian Schmidt - CEO und Gründer von SleevesUp! Spaces
16.05.2022

Flexible Office Konzepte erfreuen sich immer größerer Beliebtheit und das nicht ohne Grund: Sie schaffen viele Vorteile für Nutzer und Unternehmen aber auch Kommunen und lokale Ökosysteme. Diese Vorteile sind außerhalb der zentralen Lagen von Metropolen besonders groß. Da verwundert es nicht, dass die Zahl der Coworking Spaces laut Bundesverband Coworking Spaces in Deutschland von 300 im Jahr 2018 auf über 1.200 im Jahr 2022 gewachsen ist. Studien, wie zum Beispiel von JLL, prognostizieren der Branche bis 2030 sogar einen Marktanteil von über 30 %.

Das sind rosige Aussichten für alle Branchenmitglieder und solche die es werden wollen. An vielen Stellen ist der Entschluss schnell gefasst, sich ebenfalls im Flex-Office-Geschäft zu engagieren – gerne mit individuellen und lokalen Konzepten, die sich gut in die Strategie der eigenen Objekte und Quartiere eingliedern. Insbesondere in Verbindung mit bestehenden Büro- oder auch Wohnkonzepten werden sich Flächeneigentümern- oder Mietern schnell weitere Synergiepotentiale bewusst, lässt sich doch eine konventionelle Flächennutzung anteilig „flexibilisieren“, wodurch Risiken für Nutzer sinken und sogar Potential für Zusatzerträge auf den Quadratmeter entsteht.

Setzt man sich dann im nächsten Schritt tiefer mit dem eigentlichen Betrieb eines Konzepts auseinander werden jedoch schnell deutliche Herausforderungen offenbar. Das – zugegeben – generell einfache Konzept eines kleinteiligen, flexiblen Bürobetriebs ist auf der anderen Seite mit einer viel größeren Zahl an wiederkehrenden Handgriffen und Prozessschritten verbunden: Sei es in der Vermarktung, der Vertragsanbahnung, dem Kundenumgang, oder dem Betrieb einer Fläche.

Natürlich gibt es heute für alle Aufgaben praktische technische Helfer. Diese in ihrer Fülle jeweils zu identifizieren, dann zu evaluieren und schließlich einzuführen erfordert allerdings nicht nur Zeit, sondern auch technisches Know-How. Beides schüttelt man nicht einfach so aus dem Ärmel. Hinzu kommt die Herausforderung, die technische Infrastruktur nicht nur entlang des Gesamtprozesses zu integrieren, also dafür zu sorgen, dass die einzelnen Lösungen miteinander „sprechen“ können. Insbesondere die regelmäßigen Schnittstellen zwischen digitaler Anwendung und der physischen Welt stellen einen besonderen Anspruch dar.

Aufgrund der Kleinteiligkeit und der längeren Wertschöpfungskette des Produkts „Flexibles Serviced Office“ steigt der Aufwand gegenüber konventioneller Bürovermietung überproportional an. Es werden tendenziell mehr Mitarbeiter, aber auch mehr Technologie und spezialisierteres Know-How für den Betrieb von flexiblen Office Konzepten benötigt. Aufgrund dieser Hürden sehen viele, die passende Flächen und großes Synergiepotential hätten, dann doch davon ab, solche Konzepte umzusetzen und lassen alle damit verbundenen Chancen ungenutzt liegen. Dabei könnte alles so einfach sein.

What’s the Procedure?

Alles fängt mit dem Prozess an: Der höhere Aufwand aufgrund der Vielzahl an wiederkehrenden Prozessschritten ist gleichzeitig die große Chance für Betreiber von Flex Office Konzepten. Wo in der konventionellen Bürovermietung jede Kundenbeziehung aufgrund der hohen Individualität zum Projekt wird, kann aufgrund der Standardisierung und Replizierbarkeit im Flex Office Bereich ein skalierbares Produkt entstehen. Voraussetzung ist zunächst allerdings, dass der gesamte Wertschöpfungsprozess als Ganzes verstanden, sauber definiert und jede Aufgabe standardisiert wird. Da im Flex Office Geschäft die laufende Bewirtschaftung einer Bürofläche Teil des Produkts ist, ist die Wertschöpfungskette hier auch deutlich länger und mitunter komplexer als in der konventionellen Bürovermietung.

Hat man den Wertschöpfungsprozess verstanden und heruntergebrochen stellt sich dann die Frage, welche Aufgaben sich nicht nur standardisieren, sondern digitalisieren und schlussendlich auch automatisieren lassen. Sie werden feststellen: Fast alle! Dank der Digitalisierung finden sich für sämtliche Schritte der Wertschöpfungskette heute Anwendungen, die eine sich wiederholende händische Abwicklung via Word, Excel & Co überflüssig macht. Wenn es dann gelingt, die einzelnen digitalisierten Prozessschritte zu integrieren und diese Integration auch mit der physischen Welt herzustellen, ist eine nahezu vollständige Automation der Wertschöpfungskette möglich.

Das Potential im Long Tail

Hat man ein Flex Office Konzept geschaffen, welches nahezu vollständig automatisiert arbeitet hat dies zwei essenzielle Vorteile: Betreiber können sich viel stärker auf Tätigkeiten mit echter Wertschöpfung konzentrieren und auch der Betrieb kleinster Flächen ab 200qm wird wirtschaftlich möglich. Damit entsteht die Chance, das große und bislang weitgehend ungenutzte Markpotential in dezentralen Lagen und kleinen Märkten zu heben. Märkte, in denen in den kommenden Jahren aufgrund der Etablierung von Remote Work ein starkes Wachstum im Bedarf nach kleinteiligen flexiblen Lösungen erwartet wird und wo ein Angebot aufgrund mangelnder Wirtschaftlichkeit großer und kostenintensiver Flächen bislang ausgeblieben ist.