134 Milliarden Euro. Soviel erwirtschaftet das Gebäudemanagement in Deutschland laut Deutschem Verband für Facility Management GEFMA pro Jahr. Damit zählt es zu einem der wichtigsten Wirtschaftszweige im Land. Wo es um so viel Geld und Verantwortung geht, braucht es kompetente Menschen mit den passenden Lösungen.
Die meisten Gebäudemanager sind mit der folgenden Schilderung in dieser oder ähnlicher Form vertraut: Ein Kunde meldet in einer betreuten Immobilie einen Mangel. Es folgt die Fahrt des Verantwortlichen zum betroffenen Gebäude durch den Morgenstau ans andere Ende der Stadt. Vor Ort wird der Mangel im Zuge einer Besichtigung mit Kugelschreiber und Notizblick festgehalten. Nach der Fahrt zurück ins Büro werden die Daten in eine elektronische Form (z.B.: Excel) übertragen oder in Papierform hinterlegt. Dann erfolgt die Kontaktaufnahme mit Partnern und Unternehmen, um die Behebung des Schadens in die Wege zu leiten. Mitunter sind zur Einweisung auch Folgebegehungen mit den ausführenden Unternehmen nötig. Doch damit nicht genug: Alle Schritte und Maßnahmen müssen darüber hinaus entsprechend GEFMA 100-2 oder DIN 31051 dokumentiert werden.Auch wenn dabei mit größter Sorgfalt gearbeitet wird, bieten die beschriebenen Prozesse viel Potenzial für Missverständnisse und Fehler. Etwa, wenn die Kommunikation zwischen Mitarbeitern und externen Partnern in Teilen mündlich erfolgt. Aber auch der Informationsaustausch auf anderen Wegen – etwa mittels E-Mail – verläuft nicht immer ohne Probleme. So gehen beispielsweise im Zuge von Personalwechseln Informationen leicht in verschiedenen Posteingängen verloren. Die Folge: Der Überblick ist dahin, Mängel werden übersehen und die Kunden sind unzufrieden. Entsprechend mehr Zeit muss aufgewandt werden, was sich auf die Kosten niederschlägt.
Im Jahr 2019 geht das auch anders – digitale Lösungen wie PlanRadar schaffen verlässlich Abhilfe. Die einfache Erfassung von Daten erleichtert in der Folge auch eine effiziente Auswertung und zieht den Zeitfressern „örtliche Begehung“ und „Mängelerfassung“ den Zahn. Die Software überzeugt aber nicht nur bei der schnellen und einfachen Delegation von Tätigkeiten. PlanRadar erweist sich auch bei der Dokumentation von Instandhaltungsarbeiten nach GEFMA 100-2 und DIN 31051 als wertvoller Helfer im Facility Management. Tickets lassen sich mit Filterfunktion gezielt durchsuchen. Alle in der Cloud gespeicherten Informationen sind so auf einen Klick ersichtlich und schaffen auch Jahre nach Projektabschluss für volle Beweissicherheit dank chronologischer Dokumentation.
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