• Quelle: Architrave

Hard facts on unproductiveness

Architrave bloggt
Karsten Dunayski - Head of Sales
22.01.2020

Die meisten Asset Manager ahnen es: In ihren Unternehmen gibt es ein beträchtliches Potenzial zur Steigerung der Produktivität!

Die meisten Asset Manager ahnen es: In ihren Unternehmen gibt es ein beträchtliches Potenzial zur Steigerung der Produktivität – besonders im Bereich Dokumenten- und Datenmanagement. Noch immer werden eklatant viele Ressourcen darauf verwendet, Dokumente bzw. Daten zu suchen, neu zu erstellen (weil sie nicht gefunden wurden) oder zu prüfen (weil nicht klar ist, ob es sich um die richtige Version handelt). Ganz zu schweigen davon, dass einige Mitarbeiter immer noch ins Kellerarchiv müssen, um im Zweifel unzählige Regalmeter nach dem richtigen Aktenordner zu durchforsten.

Die Top 6 Produktivitätskiller

Architraver haben aus verschiedenen Studien Zahlen zusammengetragen, die anschaulich illustrieren, wo der Hebel für mehr Produktivität angesetzt werden (kann) muss:

30% der Arbeitszeit wird für die Suche nach Informationen verwendet

Nicht verwunderlich, denn die meisten Informationen werden weiterhin mehrfach abgelegt, sind obendrein auf verschiedenen Laufwerken verteilt und die Dateibenennungen folgen häufig keinen Konventionen. Mithilfe der zentralen, aufgeräumten Ablage eines Life-Cycle Data Rooms kann dieser Zeitfresser nachhaltig minimiert werden.

36% haben häufiger Schwierigkeiten, die aktuellste Version eines Dokuments oder einer Datei zu finden

Wie sehr das nervt, weiß jeder. „Mal eben kurz“ eine Datei verschicken oder aktualisieren, und plötzlich wird ein Großteil der Zeit allein für das Auffinden der Datei verwendet. Einer der Hauptgründe: heterogene Ablagen. Siehe nächsten Absatz…

4 Ablagesysteme nutzt ein Unternehmen durchschnittlich. 54% des Contents ist NICHT in diesen Systemen.



Zu allem Überfluss sind diese Ablagesysteme in der Regel nicht miteinander verbunden. Duplikate (oder besser: Multiplikate) sind also vorprogrammiert und können nicht automatisiert aufgespürt werden. Wenn dann verschiedene Dokumente in verschiedenen Versionen in verschiedenen Ablagen auftauchen (natürlich verschieden benannt), ist das Chaos vorprogrammiert.

52% der gespeicherten Daten sind „dark data“ – werden also nicht genutzt.

Mehr als die Hälfte aller vorhandenen Daten sind also überflüssig und stellen unnötigen Ballast dar. Auch wenn Speicherplatz nicht mehr der ausschlaggebende Kostenfaktor ist… diese Datenmasse ist höchst hinderlich wenn es darum geht, die eigentlich wichtigen Daten zu finden, zu bearbeiten, zu analysieren und aufzuräumen. Bevor man überhaupt über weitere Digitalisierungsschritte nachdenkt, sollte der Datenberg mittels „Frühjahrsputz“ ordentlich ausgemistet werden.

43% können nicht mobil auf Dokumente zugreifen.

Und das liegt nicht daran, dass die Mitarbeiter kein Smartphone besitzen… ;-)

Im Ernst: Die Arbeitswelt ändert sich. Immer mehr Mitarbeiter sind mit Smartphone und Tablet unterwegs, um ihren Job vor Ort beim Kunden, im Objekt, auf Baustellen oder auch im Zugabteil zu erledigen. Ein Großteil der Dateiablageorte ist dennoch immer noch nicht mobil erreichbar. Und wenn doch, liegen Sicherheit und Datenschutz oftmals im Argen. Lösungen von Architrave haben ihre „Speicher-Heimat“ auf Servern in Deutschland, verfügen über ein ausgefeiltes System zur Zugriffsberechtigung und sind garantiert DSGVO-konform.

12% durchschnittlicher Umsatzverlust durch schlechte Datenlage.

Kommen wir zum Kern der Sache. Heterogene Ablagen, unsortierter Dokumenten- bzw. Datenbestand, fehlende Namenskonventionen führen zu erheblichen Reibungsverlusten in den Workflows und damit zu herben Produktivitätsverlusten. Lösungen von Architrave schaffen hier Abhilfe und machen sich schnell bezahlt – mit garantiert weniger Kosten als 12 Prozent Ihres Umsatzes.

Robotic Process Automatisierung (RPA) – der Schlüssel zu noch mehr Produktivität

Ein zentraler und sortierter Dokumentenbestand ist die Basis für schlanke Prozesse. Dennoch lassen sich auch hier noch signifikante Effizienzsteigerungen realisieren. Hintergrund: Ein Großteil der täglich wiederkehrenden, gleich ablaufenden Vorgänge lässt sich automatisieren. Künstliche Intelligenz (KI) macht‘s möglich.

Ein großes Asset Management Unternehmen erhält jährlich bis zu 500.000 Dokumente, meist PDFs. Diese müssen gesichtet, benannt, kategorisiert und abgelegt werden. Die darin „vergrabenen“ relevanten Daten müssen -meistens per Hand- in andere Systeme und Datenbanken übertragen werden. Die Effekte:

Womit haben Sie zu kämpfen, wenn Sie auf der Suche nach Dokumenten oder Informationen sind?

Umfragen unter unseren Kunden haben ergeben, dass sich durch Automatisierung von Standardvorgängen bis zu 60% der Arbeitslast bei Mitarbeitern verringern lässt. Das trifft zudem die Vorstellungen der Belegschaft, die ihre „Zeitfresser“ sehr genau kennen:

82% wünschen sich ein Dokumentenmanagementsystem, das Dokumente automatisch benennt und kategorisiert.



Mit DELPHI bietet Architrave einen KI-gestützten Service, der genau das bietet: Entlastung bei zeitraubenden (und fehleranfälligen) Standardvorgängen, mehr Ressourcen für die eigentlichen Kernkompetenzen – und das bei besserer Ablage- und Datenqualität.