Immobilienwirtschaftliches Prozessmanagement: Wie digitale Lösungen Qualität und Rentabilität steigern
Mit zunehmender Digitalisierung der Immobilienwirtschaft entstehen neue Möglichkeiten, die internen Abläufe von Immobilienverwaltungen grundlegend zu optimieren. Denn veränderte Kundenerwartungen – geprägt durch die Schnelligkeit digitalisierter Kommunikation – stellen heute höhere Anforderungen an Service und Responsivität. Für Immobilienverwaltungen bedeutet dies: Wer nicht mit modernen, prozessgestützten Lösungen arbeitet, wird es zunehmend schwerer haben, wettbewerbsfähig zu bleiben. Dabei zeigt sich eine zentrale Erkenntnis. Unternehmen mit aktivem immobilienwirtschaftlichem Prozessmanagement arbeiten messbar effizienter als jene, die ihre Abläufe nicht systematisch organisieren und regelmäßig an interne sowie externe Anforderungen anpassen.
Warum immobilienwirtschaftliches Prozessmanagement für die Immobilienwirtschaft entscheidend ist
Aufgrund der gestiegenen rechtlichen und technischen Anforderungen sowie wachsender Kundenbedürfnisse reicht eine intuitive Arbeitsweise in der Immobilienverwaltung oft nicht mehr aus. Vielmehr erfordert es eine systematische Steuerung wiederkehrender Arbeitsabläufe – das ist das Kernverständnis von immobilienwirtschaftlichem Prozessmanagement. Denn letztendlich bedeutet diese Maßnahme, den Ablauf und die Ergebnisse aller Prozesse transparent zu überwachen, zu messen und zu dokumentieren. Damit schaffen Verwaltungen nicht nur für sich selbst Sicherheit, sondern können auch Auftraggeber*innen und Mieter*innen jederzeit verlässlich informieren.
Optimieren Unternehmen ihr Prozessmanagement, schlägt sich dies direkt auf drei Ebenen nieder:
- auf die Qualität der Arbeit,
- auf die Effizienz der Ressourcennutzung
- und letztendlich auf die Erträge des Unternehmens.
Digitales immobilienwirtschaftliches Prozessmanagement
Der eigentliche, konzeptionelle Hintergrund eines optimalen immobilienwirtschaftlichen Prozessmanagements stammt aus der Industrie, wo perfekte Arbeitsabläufe ohne gut organisierte Prozesse unmöglich sind. Diese Logik gilt in gleicher Weise für das moderne Immobilienmanagement als Dienstleistungsbranche mit oft wiederkehrenden Aufgaben. Der Ausgangspunkt sollte dabei sein, alle wiederkehrenden Arbeitsabläufe einer Immobilienverwaltung zu identifizieren und diese – mithilfe einer ERP-Software für das Immobilienmanagement – zu digitalisieren und weitgehend zu automatisieren.
Dabei müssen Verwaltungen berücksichtigen, dass die Anforderungen an Prozesse unterschiedlich ausfallen. So müssen z.B. Mieterwechsel mit Stammdatenpflege und Vertragsmanagement abgewickelt oder wiederkehrende administrative Aufgaben koordiniert werden. Werden Objekt- und Mieterdaten, Vertragsvorlagen sowie Musteranschreiben aber einmal systematisch in ein digitales System eingepflegt, können dementsprechende Prozesse mit einer Software für das Immobilienmanagement effizient und konsistent abgebildet werden.
Praktisches Anwendungsbeispiel: Automatisierte Schadensbearbeitung
Ein besonders aufwendiger Prozess in der Immobilienverwaltung sind bspw. Schadensmeldungen. Vom Eingang der Meldung über die Anfrage von Handwerkerangeboten, die Auftragsvergabe, Rechnungsprüfung bis hin zu möglichen Mieterbeteiligungen und Gewährleistungsmanagement. Hier entstehen traditionell viele manuelle Schnittstellen. Eine digitale Lösung schafft hier erhebliche Abhilfe, indem nahezu der gesamte Ablauf automatisiert wird.
Konkret: Meldet eine Mieter*in beispielsweise eine defekte Heizungsanlage per E-Mail, eine Mieter-App oder via Anruf, wird die Meldung sofort der betreffenden Person und ihrer Mietfläche zugeordnet. Mit wenigen Klicks können alle relevanten Informationen zur Person aufgerufen werden, und die Schadenmeldung wird im System erfasst. Die erstellte Meldung wird daraufhin zum Startpunkt eines automatisierten Instandsetzungsprozesses. Das System erzeugt automatisch Verknüpfungen zwischen Mieter*in, Objekt, technischer Anlage und Standort sowie weiteren erforderlichen Informationen.
Daraufhin kann direkt aus der Software ein Angebotsanforderungsschreiben generiert und an mehrere Handwerksbetriebe gleichzeitig versandt werden – alles mit wenigen Klicks. Sofern bereits Serviceverträge für Wartung und Instandhaltung bestehen, dokumentiert und verwaltet ein integriertes Servicevertragssystem die Vorgänge automatisch. Das System erinnert selbstständig an fällige Wartungstermine und kann automatisiert Aufträge an Dienstleister generieren.
Nach Abschluss der Reparatur kann der Prozess für die Rechnungsbearbeitung ebenfalls automatisiert ablaufen – bei Bedarf einschließlich der Erstellung einer Mieterbeteiligungsrechnung. Damit ist die Verwaltung nicht nur organisatorisch entlastet, sondern auch rechtlich abgesichert.
Immobilienwirtschaftliches Prozessmanagement: Individualisierung und Transparenz für alle Beteiligten
Derartige Prozesse können je nach Umfang und Art der Dienstleistungen individuell gestaltet und erweitert werden. So lassen sich individuelle Bearbeitungsstände durch transparente Statusmeldungen abbilden (z. B. „Wartet auf Angebot”, „Beauftragt”, „Wartet auf Bestätigung”, „Rechnung ausstehend”). Dies ermöglicht es allen Mitarbeitern, auf Nachfragen von Eigentümer*innen oder Mieter*innen jederzeit verlässlich Auskunft zu geben.
Der doppelte Nutzen: Effizienz und Servicequalität
Die Ziele des immobilienwirtschaftlichen Prozessmanagement können aus unterschiedlichen Blickwinkeln betrachtet werden. Aus kaufmännischer Sicht bedeutet sie, dass z.B. Meldungen mit geringem internem Aufwand und ohne Verzögerung bearbeitet werden. Doch mit steigender Relevanz von Servicequalität und Kundenzufriedenheit hat die schnelle und zuverlässige Abwicklung von Schadensmeldungen noch einen weiteren Effekt: Sie steigert direkt die Qualität der Dienstleistung für Mieter*innen und Eigentümer*innen.
Diese Kombination aus intern optimierten Kosten und gleichzeitig verbessertem Service beschreibt den substanziellen Mehrwert des digitalen immobilienwirtschaftlichen Prozessmanagements.
Synergetische Effekte durch zentrale Datenverwaltung
Ein ERP-System für das Immobilienmanagement schafft durch zentrale Datenverwaltung hier zudem weitere Effekte: Alle Mitarbeitenden mit entsprechenden Nutzungsrechten erhalten Zugriff auf die gleichen Informationen und können Meldungen sowie Anfragen zeitnah bearbeiten. Diese Informationstransparenz ist von zentraler Bedeutung: Sie verhindert Informationsverluste, reduziert Rückfragen und macht die Verwaltung insgesamt handlungsfähiger und responsiver.
Alltägliche Arbeitsabläufe mithilfe digital abgebildeter Prozesse für alle Mitarbeitenden zu vereinheitlichen, schafft bessere interne Zusammenarbeit und erhöht die Servicequalität. Dabei kann die Optimierung der Prozesse mithilfe einer Software gleichzeitig Fehler verhindern, die Transparenz erhöhen sowie die Vertretbarkeit erleichtern und auf diese Weise letztendlich Kosten senken und die Effizienz einer Immobilienverwaltung erhöhen.
Folglich ist die Einführung eines modernen immobilienwirtschaftlichen Prozessmanagements mithilfe digitaler ERP-Lösungen heute nicht mehr nur eine Option für Immobilienverwaltungen, sondern eine Notwendigkeit zur Sicherung der Wettbewerbsfähigkeit und zur langfristigen Rentabilität des Unternehmens.