• Quelle: Architrave

Mit Robotic Process Automation (RPA) das Dokumentenchaos besiegen!

Architrave bloggt
Maurice Grassau - CEO
26.02.2019

Robotic Process Automation (RPA) gilt nach ERP-Systemen als großer Treiber der Digitalisierung. Industrieübergreifend existiert eine große Anzahl zu automatisierender Workflows. PwC rechnet damit, dass 45% aller Tätigkeiten automatisiert werden können. Ein enormes Einsparungspotenzial – auch für die Immobilienbranche.

Bei allen Fortschritten in Sachen Digitalisierung: Noch immer sind die meisten Prozesse im Asset Management dokumentenbasiert. Bis hier grundlegende Änderungen stattfinden, lässt sich bei digitalen Dokumenten und ihrem Management der größte Effizienzhebel ansetzen. Das gilt sowohl für die Aufarbeitung der angesammelten, meist riesigen Dokumentenbeständen als auch für die Bearbeitung neuer oder eingehender Dokumente. Für beide Aufgaben hat Architrave mit dem KI-Roboter DELPHI einen leistungsstarken Service entwickelt.

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Mit DELPHI das Dokumentenmanagement automatisieren



Rund zwei Jahre hat bei Architrave ein internationales Team von Datenwissenschaftlern und Softwareentwicklern intensiv an DELPHI gearbeitet. Ziel: RPA, Künstliche Intelligenz und Branchen-Knowhow zu einem marktreifen Produkt zusammenführen. Mit Erfolg. Der KI-Roboter übernimmt ab sofort sämtliche lästigen, fehleranfälligen und zeitraubenden Routinetätigkeiten, die im Dokumentenmanagement anfallen.

Geben Sie DELPHI ein Dokument und es erkennt die Inhalte, klassifiziert die Dokumente daraufhin nach Branchenstandard, benennt sie exakt und sortiert sie an die richtige Stelle der Ablage – mit maximaler Genauigkeit. Darüber hinaus werden die wichtigsten relevanten Daten extrahiert.

Ordnung schaffen, Ordnung halten

DELPHI qualifiziert sich als wirksames Tool für verschiedene Szenarien.

„Frühjahrsputz“

Mit DELPHI bringen Sie Ordnung in Ihren Dokumentenbestand. Bei großen Asset Management Unternehmen handelt es sich oft um mehrere hunderttausend Dokumente, die von DELPHI zuverlässig und akkurat bearbeitet werden. Unterm Strich: Die richtigen Dokumente, richtig benannt am richtigen Platz. Der „Frühjahrsputz“ greift natürlich auch beim Onboarding nach einem Ankauf. Hier fallen ebenfalls Hunderte, wenn nicht Tausende Dokumente an. Was bisher ressourcenintensiv, fehleranfällig und mühsam von Hand erledigt wurde, übernimmt der KI-unterstützte Service von Architrave – mit maximaler Genauigkeit.

Im laufenden Betrieb

DELPHI sorgt auch während der Haltedauer eines Assets dafür, dass die Qualität Ihrer Dokumentation steigt. Neu eingehende Dokumente werden von den Nutzern einfach auf die Asset-Kachel gezogen. Fertig! Benennung und Sortierung übernimmt DELPHI. Aus mindesten 12 fehlerträchtigen Bearbeitungsschritten wird ein simples drag & drop. Auf diese Weise legen alle Beteiligten ihre Dokumente schnell, standardisiert und akkurat ab – auch ohne immobilienwirtschaftliches Know-how! Als KI-Roboter ist DELPHI darüber hinaus 24/7 im Einsatz, ohne Urlaub, ohne Krankmeldung – dafür mit permanenter Fortbildung.

Smarte Schnittstellen: DELPHI an bestehende Systeme anbinden

Als Produkt ist DELPHI nicht vom Architrave Life-Cycle Data Room abhängig. Über intelligente Schnittstellen können auch andere Dokumentenmanagementsysteme wie beispielsweise IBM FileNet oder Microsoft SharePoint, etc. angebunden und akkurat befüllt werden.

Als einer der ersten DELPHI-Kunden setzt die ECE auf die Verbindung von Microsoft SharePoint und DELPHI, um die Prozesse im Dokumentenmanagement hochgradig zu automatisieren.

Dr. Gunnar Finck, IT-Director und CIO von ECE: „Wir haben uns den Markt sehr genau angesehen und Architrave frühzeitig als Kandidaten für unser digitales Dokumentenmanagement identifiziert. Bereits in der Produktentwicklung haben beide Unternehmen eng kooperiert, um eine maximal leistungsfähige Lösung zu entwickeln. Neben den aktuell eingehenden Dokumenten werden wir mit DELPHI auch rund 800.000 Bestandsdokumente neu verarbeiten. Die Ergebnisse überzeugen durch hohe Geschwindigkeit und Akkuratesse.“

Qualitätssicherung

Jede KI-Applikation ist nur so gut, wie die Daten, mit der sie trainiert wurde. Für DELPHI wurden enorme Mengen an Dokumenten gesichtet, Datenfelder getaggt und den korrekten Dokumentenklassen zugewiesen. Das breite Fundament an Trainingsdaten ließ sich nur durch Kooperation mit starken Partnern realisieren. Während der gesamten Produktentwicklung haben wir eng mit an Union Investment Real Estate, Deka Immobilien und ECE kooperiert und neben den Unmengen an benötigten Trainingsdaten deren Expertise und Erfahrungen in DELPHI einfließen lassen.

Im laufenden Betrieb werden sämtliche Schritte von DELPHI in einer Qualitätssicherungsmaske nachvollziehbar dokumentiert. Hier besteht auch die Möglichkeit, Dokumente oder Datenfelder zu bearbeiten. Denn ja, bei schlechter Scan-Qualität und gänzlich unbekannten muss selbst DELPHI (noch) gelegentlich passen.

Auf Standards gebaut

Jede Immobilie ist einzigartig, jeder Asset Manager arbeitet anders, jedes Dokument ist ein Unikat. Umso wichtiger ist es, sich im Hinblick auf Dokumentenklassen und Datenfelder und -austauschformate auf Standards zu einigen.

Die Dokumentenklassen von DELPHI beruhen auf dem bestehenden gif-Index und sind somit Industriestandard. Darüber hinaus wurden sie erweitert durch die Erfahrung unserer Immobilienexperten bei Onboarding-Projekten und durch den Input unserer Partner und Kunden. Die Dokumentenklassen sind nicht als starres Konstrukt zu verstehen. Sie werden fortlaufend erweitert und optimiert. Diesbezüglich ist Architrave in der gif-Kompetenzgruppe Datenmanagement und in der Projektgruppe Datenraumindex aktiv, in welchen aktuell der Industriestandard erarbeitet und gepflegt wird.

Weiter geht’s!

Die Produktentwicklung von DELPHI ist niemals abgeschlossen. DELPHIs Fähigkeiten werden permanent ausgebaut und optimiert. Neue Dokumentenklassen, neue Datenfelder für die Extraktion, Umgang mit anderen Sprachen… Unserer Experten beobachten den Markt sehr intensiv, sprechen regelmäßig mit Kunden erforschen und evaluieren Prozesse. Immer im Hinterkopf: Wie fließen die Erkenntnisse in DELPHI ein um den KI-Roboter noch leistungsfähiger, schneller und für die Nutzer bequemer zu machen? Wir halten Sie auf dem Laufenden!