“Offen” für Neues: Proptech- & Speziallösungen integrieren

Crem Solutions Blog
Dr.-Ing. Christian Westphal - Geschäftsführer
26.07.2021

Die Offenheit etablierter Software für moderne PropTech-Lösungen ist zentrales Thema. Hier, zu den Herausforderungen, der Geschäftsführer von Crem Solutions aus Ratingen.

Die Nutzung von digitalen Tools und die Anpassung von Arbeitsmethoden, hin zu digitalen Arbeitsprozessen und Dienstleistungen, wird in der Immobilienwirtschaft zunehmend sichtbar – mitunter ein Grund, warum auch die Softwarelandschaft für die Branche immer weitläufiger wird. Neben etablierten Softwareherstellern findet man viele neue Anbieter moderner Speziallösungen (Proptechs) oder neue Onlinedienste auf dem Markt. Alleinstehend bilden diese “Insellösungen” jedoch häufig nur einen Teil der vielfältigen Aufgaben im Immobilienmanagement ab - einen universellen Mehrwert generieren sie oft erst mit der Integration in eine umfassende Unternehmenssoftware. Dieser Aspekt ist mittlerweile bei vielen Beteiligten der Branche präsent.

Die Offenheit von etablierten immobilienwirtschaftlichen Softwarelösungen für eine Integration von Proptech-Anwendungen wird ein zukunftsweisendes Thema für die Digitalisierung der Branche sein. Doch wie werden die Brücken zwischen den verschiedenen Systemen geschlagen? Wie können Unternehmen alles verknüpfen, sodass sie ihre Prozesse bestenfalls auf einer “Plattform” abbilden? Das Etablieren von Schnittstellen und einen bilateralen Datenaustausch spielen dabei eine entscheidende Rolle.

Mehr Anforderungen schaffen neue Herausforderungen

Gestiegene Anforderungen von Mietern sowie Eigentümern, die allgemeine Technisierung der Gesellschaft und die damit einhergehende Zunahme mobiler Endgeräte sowie hybrider Arbeitsweisen veranlassen Unternehmen der Immobilienbranche heute dazu, die Bearbeitung ihrer täglichen Aufgaben und Prozesse mehr und mehr mithilfe digitaler Lösungen abzubilden. Neben einer umfassenden Software für das Immobilienmanagement bzw. Einem ERP-Systemen erhalten daher spezialisierte Erweiterungsmodule oder zusätzliche Softwarelösungen für spezielle Aufgaben und Dienstleistungen den Einzug in Immobilienunternehmen – denn ein Immobilienportfolio effizient zu managen, indem man allein pünktlich die Betriebskostenabrechnung versendet, reicht heutzutage schlichtweg nicht mehr aus. Die digitale Kommunikation mit Mietern, ein digitales Dokumentenmanagement, digitale Wohnungsübergaben, digitale Vermietungsprozesse mit der simplen Erstellung von Mietverträgen und die zunehmende Integration smarter Lösungen für das Management von Immobilien stellen die Unternehmen vor neue Herausforderungen, bieten aber auch Chancen.

Mehr digitale Lösungen - höhere Komplexität der Prozesse

In der Zukunft genügt die Nutzung einer einzigen Software nicht mehr, um moderne Nutzer- und Mieterbedürfnisse, die vielfältige Bandbreite der Aufgaben im Immobilienmanagement und die dafür notwendigen Arbeitsprozesse abzudecken. Mit der voranschreitenden Digitalisierung und der steigenden Anzahl eingesetzter Softwareanwendungen erhöht sich die Komplexität des Digitalisierungsprozesses deutlich. Die Möglichkeit einer unproblematischen Anbindung bzw. Integration von Erweiterungsmodulen und das Zusammenspiel von ERP-Systemen bzw. Softwarelösungen für das Immobilienmanagement und spezialisierten Anwendungen ist daher ein essenzieller Wettbewerbsfaktor geworden – sowohl für die Entwickler etablierter Softwarelösungen als auch für die Unternehmen und den Aufbau ihrer digitalen Infrastruktur.

Kombination einer “offenen” Softwarelösung als Herzstück mit angrenzenden Speziallösungen

Eine Kombination aus einem ERP-System bzw. einer Software für das Immobilienmanagement als Herzstück dieser digitalen Infrastruktur, in die angrenzende Lösungen für verschiedene weitere Aufgaben über Schnittstellen integriert werden können, ist dabei die effektivste Lösung, um den aktuellen und auch den sich zukünftigen schneller entwickelnden Marktanforderungen gerecht zu werden. Die Konnektivität genutzter Software- bzw. ERP-Systeme, mit denen die Unternehmen heute ihre Prozesse abbilden, mit Speziallösungen muss bestmöglich mit einfachen Integrationsmöglichkeiten gewährleistet werden.

“Offenheit” wichtigster Faktor bei der Auswahl einer Softwarelösung für das Immobilienmanagement

Die “Offenheit” für die Einbindung zusätzlicher hilfreicher Lösungen sowie die Verfügbarkeit von Schnittstellen ist also bei der Auswahl einer geeigneten Softwarelösung für Immobilienunternehmen ein entscheidendes Merkmal, um die vielen spezialisierten Lösungen, wie Mieter- und Kundenportale, Dokumentenmanagement, digitale Objektabnahme bzw. -übergabe oder Tools für das Vermietungsmanagement einzubinden. Faktoren, wie Partnering, Kooperation und Schnittstellen rücken mit dieser Entwicklung zunehmend in den Fokus.

Einige Softwarehersteller haben das schon lange erkannt und sind dementsprechend offen gegenüber Neuem. Mit zunehmendem Aufkommen spezialisierter Anwendungen von Proptech Unternehmen setzen sie auf deren unproblematische Integration - für die Prozessoptimierung von Teilbereichen des Immobilienmanagements und die Realisierung moderner Anforderungen. Für die Nutzer immobilienwirtschaftlicher Softwarelösungen ist das hochrelevant, denn damit erhalten sie eine hohe Sicherheit, dass auch künftige, neu entwickelte, Anwendungen in ihre bestehende Systemlandschaft passen bzw. integriert werden können – nur mit dieser Möglichkeit kann, die durch Software und Technologie versprochene Effizienzsteigerung für Immobilienunternehmen auch zukünftig umgesetzt werden.

Schnittstellen mit unterschiedlichen Funktionen

Dass die Anbindung von neuen technischen Lösungen oder spezialisierten Services und Diensten für Teilbereiche der Immobilienwirtschaft in die bereits genutzten Softwarelösungen immer wichtiger wird, rührt nicht zuletzt daher, dass manche dieser Funktionalitäten zum einen komplex und aufwendig zu programmieren sind und zum anderen oft nicht den Kern des Geschäftsmodells etablierter Anbieter darstellen.

Die Integration bzw. der softwareseitige Austausch über Schnittstellen sollte somit ein unumgängliches Thema auf beiden Seiten sein, um zukünftige Anforderungen an digitale Systeme umsetzen zu können - sowohl in den etablierten Softwarehäusern als auch bei neu entstehenden Anbietern spezialisierter Anwendungen. Denn neben der Anbindung der schon angesprochenen Mieterportale oder digitaler Dokumentenmanagementsysteme kommen regelmäßig neue technische Entwicklungen auf den Markt. Beispielsweise wird der Einsatz von Smart-Building-Systemen für das Arbeitsplatz- oder Energiemanagement in Büro- und Gewerbeimmobilien zukünftig ein zentrales Thema sein - die effiziente Nutzung von Flächen, Arbeitsplätzen und Energie ist aufgrund der momentanen gesellschaftlichen Gegebenheiten im Sinne von Gesundheit, Nachhaltigkeit, partiellem Flächenmangel und der damit einhergehenden Kosten unumgänglich - die Einbindung geeigneter Systeme zur besseren Steuerung auf Basis detaillierter Nutzerinformationen wird daher ein wichtiger Faktor für die Immobiliennutzung und das Immobilienmanagement.

Weniger Aufwand durch Datenaustausch zwischen Softwarelösungen

Damit der Digitalisierungsprozess letztendlich gelingen kann, sind also umfassendere Softwaremodelle und miteinander verzahnte Systeme notwendig. Genauso relevant für die Immobilienwirtschaft ist, neben der Schaffung von Schnittstellen, der Datenaustausch zwischen verschiedenen Systemen und deren Anbietern. Denn erst dadurch können viele manuelle Arbeitsschritte und Prozesse automatisiert abgebildet werden, um beispielsweise moderne Anforderungen an die Kommunikation oder die Übermittlung von Daten und Dokumenten sicher und effizient zu gestalten.

Immobilienunternehmen sollten und müssen in Zukunft bei der Auswahl von Softwarelösungen verstärkt auf deren Kompatibilität achten. Hier werden offene Schnittstellen und zahlreiche Integrationsmöglichkeiten ein Garant für die Weiterentwicklung, die Flexibilität und Zukunftssicherheit von Prozessen. Die Qualität digitaler Lösungen hängt heute direkt mit diesem Vorhandensein oder der möglichen Entwicklung von Schnittstellen zusammen. Bei der Auswahl von Softwarelösungen werden folgende Fragen daher entscheidend sein. Ist das Softwareunternehmen offen für Neues? Kann das System andere Softwarelösungen integrieren oder mit der schon genutzten Software interagieren? Wenn nicht, wie aufwendig ist es, eine Schnittstelle oder eine Integration zu schaffen?

Fehlt es in einer aktuell eingesetzten Software an relevanten Schnittstellen und/oder der unternehmensspezifischen Integration von Partnerlösungen, kann das weitreichende Folgen mit sich bringen. Eine moderne Immobiliensoftware agiert nicht als Monolith, sondern zeigt sich offen für Schnittstellen und Partnerlösungen aller Art. Lassen sich diese nicht in ein bestehendes System integrieren oder anbinden, entstehen vermehrt zusätzliche manuelle Arbeitsaufwände. Das System wird damit nicht nachhaltig nutzbar sein und zieht vielerorts mitunter einen Softwarewechsel nach sich – nur so lassen sich Nachhaltigkeit und Zukunftssicherheit dann gewährleisten. In diesem Zuge werden beratende Tätigkeiten vonseiten der Softwareentwickler zu einem entscheidenden Faktor – bei der Einführung oder dem Wechsel hin zu einer umfassenden Softwarelösung sollten Unternehmen daher den direkten Austausch mit dem Softwareentwickler anstreben, um Fragen rund um die Themen Schnittstellen, Prozessautomatisierung und moderner Kundenservices, wie beispielsweise die Möglichkeit individueller Sonderprogrammierungen, zu klären.