Prozessoptimierung im Kautionsmanagement: Digitaler Treibstoff für die Wohnungswirtschaft

#Aarealthoughts - der Expertenblog der Aareal Bank
Dominik Brieler - Managing Director
24.08.2020

So intensiv wie jetzt hat die Wohnungswirtschaft den Digitalisierungsdruck noch nie zu spüren bekommen. Zum einen ist die Corona-Krise zum Prüfstand für Digitalisierungsstrategien geworden. Zum anderen erhöhen veränderte Kundenansprüche den Digitalisierungsdruck zusätzlich. Ein Lösungsansatz, jetzt die digitale Transformation entscheidend voranzutreiben: die Optimierung grundlegender Prozesse wie etwa der Kautionszahlung und -verwaltung.

Die Wohnungswirtschaft muss ihr Angebot an digitalen Services stärken. Für den Kundenservice, aber auch für die eigene digitale Transformation. Eine repräsentative Umfrage des Meinungsforschungsinstituts Civey im Auftrag der Aareal Bank AG unter Entscheidern und Mitarbeitern von Unternehmen der deutschen Wohnungs-, Energie- und Startup-Wirtschaft zeigt, dass die Corona-Krise als Digitalisierungstreiber wirkt. Fast die Hälfte (knapp 49 Prozent) der Befragten sagten aus, dass die digitale Transformation in ihrem Unternehmen in der Corona-Krise wichtiger geworden ist.

Der Mieter will mehr Digitalisierung im Mietverhältnis

Wo soll die Wohnungswirtschaft ansetzen, um die digitale Transformation entscheidend voranzutreiben? Ganz einfach: in ihren grundlegenden Prozessen – wie etwa den Kautionszahlungen.

Eine weitere bundesweite, repräsentative Umfrage des Meinungsforschungsinstituts Civey im Auftrag der Aareal Bank AG mit 2.500 Teilnehmern im April 2020 hat ergeben: Die Kautionsbürgschaft, als Alternative zur klassischen Barkaution, gewinnt an Bedeutung. Über 32 Prozent der Teilnehmer gaben an, dass sie bei einem zukünftigen Mietverhältnis lieber eine Kautionsbürgschaft abschließen als eine Barkaution hinterlegen würden. Neben kürzeren Kommunikationswegen (33 Prozent) zum Vermieter wächst unter Mietern also auch der Wunsch nach digitalen und individuellen Lösungsangeboten in Bezug auf das eigene Mietverhältnis.

Für die Vermieter ist das eigentlich eine gute Nachricht, denn Kautionsbürgschaften reduzieren den Verwaltungsaufwand bei voller Sicherheit im Schadensfall enorm. Und für Mieter ist diese Form der Kautionszahlung eine Entlastung gerade in finanziell angespannten Zeiten und bei kostspieligen Umzügen. Nicht erst seit Corona ist Mietern die Barkaution häufig ein Dorn im Auge, bindet man damit doch wertvolles Kapital. In einer Welt der Abonnements und Sharing Economy braucht auch die Mietkaution einen neuen Anstrich.

Kautionsmanagement, am liebsten im ERP-System



Diese veränderten Kundenansprüche verschärfen den Digitalisierungsdruck in der Wohnungswirtschaft zusätzlich. Unternehmen sind gefordert, in ihren Prozessen auf diese Veränderungen zu reagieren. Und das heißt, die grundlegenden Prozesse im Mietverhältnis daraufhin zu prüfen, ob hier Optimierungspotenzial übersehen wird – wie im Bereich der Kautionsverwaltung.

Freude löst das Thema Mietkautionen bei niemandem aus. Auch wenn die hinterlegte Kaution im Schadensfall Sicherheit für den Vermieter bedeutet, ist das Thema doch zuallererst Synonym für Verwaltungsaufwand und Konfliktpotenzial mit Mietern. Und auf Mieterseite ist die Kaution zunächst eine finanzielle Mehrbelastung und dann quasi totes Kapital im aktuellen Niedrigzinsumfeld. Das macht Tools für das Kautionsmanagement so interessant, die auf Vermieterseite den Verwaltungsaufwand reduzieren und im besten Falle für den Mieter zugleich einen Mehrwert bedeuten.

Gerade große Wohnungsunternehmen, die mit komplexen Kundenstrukturen arbeiten, sollten auf Lösungen setzen, die aufwändige Verwaltungsprozesse wie das Kautionsmanagement umfassend digitalisieren und etwa die Verwaltung von Barkautionen in andere Vermietungsprozesse integrieren und aufwändige Arbeitsschritte wie Mahnverfahren und die Überwachung offener Posten ganz einfach automatisieren. Ob ERP-basiert oder systemunabhängig: Neben der effizienten, komfortablen Bearbeitung bedeutet die Anbindung an die Stammdaten auch den einfachen Zugriff auf Kautionen im Bedarfsfall und eine umfassende Transparenz gegenüber dem Kautionsgeber.

Mehr Kundenservice dank Prozessoptimierung

Die digitale Transformation in der Wohnungswirtschaft wird häufig gleichgesetzt mit der Vernetzung von Mieter, Vermieter und Handwerkern oder mit Apps für das entspanntere Mietermanagement. Dabei bieten grundlegende Prozesse wie Miet- und Kautionszahlungen noch ungenutztes Potenzial – um als Unternehmen effizienter zu werden und den eigenen Mieter glücklicher zu machen.

Die Prozessoptimierung stellt hier die Weichen für ein zukunftsfähiges Management, das flexibel etwa auf veränderte Kundenansprüche reagiert und die Digitalisierungsstrategie zum Ausgangspunkt für neue Geschäftsmodelle macht.