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Systemumstellung: Ersetzen versus Umarmen - Wie man mit Softwarevermächtnissen umgeht

Architrave bloggt
Ashley Smallwood - COO
26.04.2020

Der technologische Fortschritt birgt Möglichkeiten für besseres Arbeiten. Schnellere Prozesse, transparentere Strukturen durch nutzerfreundliches Design und höhere Sicherheitsstandards sind nur einige der Potenziale, die durch moderne Software verwirklicht werden können. Nicht selten müssen sich Unternehmen daher die Frage stellen: Alte Software weiter nutzen oder Systemumstellung wagen? Man muss den Tatsachen ins Auge blicken: In den meisten Unternehmen ist es sinnvoll, reinen Tisch zu machen und veraltete Software gegen moderne, leistungsstärkere Anwendungen auszutauschen. Das hat mehrere Gründe.

Unproduktiv

Laut einer 2019 von AIIM durchgeführten Studie behaupten neun von zehn IT-Entscheidungsträgern, dass veraltete Systeme sie an der Nutzung moderner digitaler Technologien hindern*. Diese seien nötig, um zu wachsen und effizienter zu werden. 44% großer Unternehmen gaben an, dass dies jedes oder die meisten Projekte betrifft.**

Verletzlich

Veraltete Systeme sind überdies meistens nicht auf dem neuesten Stand der Technik, was sie – und damit das Unternehmen! –verletzbar macht. Laut AIIM-Studie berichten immerhin 51% der Unternehmen von sicherheitsrelevanten Vorfällen in den letzten 12 Monaten *.

Angreifbar

Auch stellt der Datenschutz mit immer komplexeren Regularien ein zentrales IT-Thema dar. 45% geben an, dass Mängel im Datenschutz ihr Unternehmen für Rechtsstreitigkeiten angreifbar machen können*. Neue Anforderungen, wie sie sich beispielsweise aus der DSGVO ergeben, lassen sich mit behäbigen Altsystemen oft nicht zeitnah und umfassend umsetzen.

Unflexibel

Alte Systeme sind in der Regel nicht darauf ausgerichtet, geschweige denn optimiert, auch von unterwegs genutzt zu werden. Dadurch haben immer noch rund 43% der Belegschaft keinen mobilen Zugriff auf Dokumente und Daten (3).

Productivity as a Service

Es spricht also einiges für eine Systemumstellung auf neue, moderne Softwarelösungen:

Produktivität

In einer zeitgemäßen und für die Branche adäquaten Software-Umgebung läuft der Umgang mit den Daten flüssiger und effizienter. Prozesse können auf diese Art erheblich verschlankt, der Kommunikationsaufwand gesenkt und die Produktivität erhöht werden. Wo sie den Hebel zu mehr Produktivität ansetzen können, lesen Sie: hier.

Mobilität

Moderne Applikationen laufen von Natur aus auf allen Gerätetypen, sodass die benötigten Informationen auch im Home-Office oder unterwegs jederzeit zur Verfügung stehen. Die Möglichkeit, das Team mobil auf relevante Informationen zugreifen zu lassen und zusammenzuarbeiten, erhöht die Effizienz um bis zu 25 Prozent.*****

Usability

Neue Software-Lösungen weisen für Nutzer eine ästhetisch ansprechendere und intuitiv bedienbare Oberfläche auf. Das senkt den Schulungsaufwand und erhöht die Akzeptanz. Die einfache Formel: Was einfach zu bedienen ist, wird auch benutzt.

Sicherheit

Cloud-Anwendungen oder Web-Applikationen, die unternehmensweit, zentral aktualisiert werden, sind dadurch auch bei jedem User up-to-date und bieten höhere Sicherheit vor Cyberattacken, Datendiebstahl oder -missbrauch.

„Was das wieder kostet!“

Manche Unternehmen fürchten die Kosten einer Systemumstellung. Oft macht man sich aber nicht klar, dass die Weiternutzung von Altsystemen für das Unternehmen mehr kosten kann. Statistiken zufolge geben Unternehmen im Durchschnitt 60 bis 85 Prozent ihres IT-Budgets für die Unterhaltung alter Software-Infrastruktur aus, die ihre geschäftlichen Anforderungen nicht erfüllt**. Über kurz oder lang (tendenziell schon „über kurz“) sind die aufgewendeten Finanzen für die Umstellung schnell ausgeglichen.

Frühjahrsputz in der Daten-Abstellkammer

Eine Systemumstellung ist obendrein auch die ideale Gelegenheit, der vielleicht etwas verstaubten Digitalkartei einen Frühjahrsputz angedeihen zu lassen. In den meisten Unternehmen gelten mindestens ein Drittel der gespeicherten Daten als ROT: redundant, obsolet, trivial****. Mithin Daten, die keinen oder nur kaum Mehrwert generieren. Im Zuge einer geordneten Migration kann diese Datenlast nicht nur „ausgesiebt“ werden, die wirklich relevanten Daten können im selben Prozess kategorisiert und strukturiert abgelegt werden. Automatisierte Prozesse vereinfachen und beschleunigen diese Phase drastisch. Gerade KI-gestützte Verfahren, wie beispielsweise DELPHI von Architrave, haben sich als äußerst effektiv erwiesen. So wird eine schnelle und reibungslose Übertragung gewährleistet, die den laufenden Betrieb so wenig wie möglich einschränkt.

Den Wandel vermitteln: Change-Management



Die Einführung einer neuen Software-Lösung darf man auf keinen Fall unterschätzen: An lang genutzten Programmen hängt ein Stück Unternehmenskultur, ein Stück liebgewonnene Tradition – trotz verästelter Dateipfade und wild wachsender Strukturbäume, in denen sich nur Mitarbeiter zurechtfinden, die sie seit Einführung des Content Management-Systems 1993 navigieren.

Der Change-Prozess bedeutet nicht weniger als einen Kulturwandel. Die Umstellung grundlegender Workflows stößt nicht immer auf Begeisterung der Mitarbeiter. „Change-Management“ heißt hier das Stichwort. Ein wohl überlegtes Konzept, das stringent die bevorstehenden Änderungen erläutert und darauf vorbereitet, erleichtert die Umstellung. Von vornherein sollten intensive Planungen ins Auge gefasst werden, um die zukünftigen Nutzer auf sachlicher und emotionaler Ebene aufzufangen und mit ins Boot zu holen. Die Devise heißt: informieren, einbinden, motivieren. Die Mittel und Wege dafür sind vielfältig. Vom (digitalen) Flyer über unterhaltsame Schulungsvideos und Webinare bis zu Workshops und Giveaways… es gibt viele Möglichkeiten, die neuen Prozesse vorzustellen oder für Akzeptanz zu werben.

Fazit: Ersetzen oder umarmen?

Kurze Antwort: Meistens ersetzen. Lange Antwort: Viele moderne Features kommen nicht mit einem Update des alten Systems. Neue Lösungen werden dazu benötigt. Nicht nur das Ob, sondern auch das Wie einer Umstellung will jedoch wohl überlegt sein. Change-Management ist dabei das A und O. Also: keine Angst vor einer Systemumstellung! Durch eine gute Konzeption, einen zügigen Migrationsprozess, adäquate Schulungsmethoden und vor allen Dingen eine gute Softwarelösung wird die Umstellung zum Erfolg. Dies alles wirkt sich auf das Arbeitsklima aus – und auf den Umsatz.