Versorgerleistungen effizient abrechnen

#Aarealthoughts - der Expertenblog der Aareal Bank
Björn Burgey - Key Account Manager
09.01.2023

Wieso Energie- und Wohnungswirtschaft mehr Vernetzung wagen sollten

Wohnungs- und Energiewirtschaft waren bereits vor der aktuellen Energiepreiskrise zentrale Akteure der Energiewende. Die Neuordnung der Energieversorgung zu steuern und umzusetzen ist eine Mammutaufgabe. Doch vor den beiden Branchen liegen noch weitere riesige Herausforderungen. Auf der Agenda der Energiewirtschaft stehen vor allem die fünf großen D: Dekarbonisierung, Digitalisierung, Demografie, Dezentralisierung und Diversifizierung. Von der Wohnungswirtschaft wird erwartet, regulatorische Vorgaben, energetische Ertüchtigung und steigende Kosten bei Bau- und Instandhaltung nachhaltig aufeinander abzustimmen. Darüber hinaus spüren beide Branchen den Fachkräftemangel deutlich.

Megatrend Konnektivität als Wegweiser

Ineffiziente Prozesse sind in einer solch angespannten Marktlage unbedingt zu vermeiden. Für die Wohnungs- und Energiewirtschaft heißt das: Sie müssen erheblich aufholen im Hinblick auf die Digitalisierung. Effektive und regelhafte Prozesse sind zu digitalisieren und zu automatisieren, und das am besten branchenübergreifend und über Unternehmensgrenzen hinweg.

Der Megatrend Konnektivität – die Vernetzung auf Basis digitaler Infrastrukturen – weist den Branchen hier den Weg: Energie- und Wohnungswirtschaft sind traditionell eng mit-einander verbunden. Im Zentrum ihrer Zusammenarbeit stehen das Gebäude und die Verbräuche der Mieterinnen und Mieter. Diese enge Verknüpfung zwischen Wohnungs- und Energieunternehmen gilt es weiter zu stärken. Beide sind gut beraten, noch mehr Kooperation zu wagen, ihre Kompetenzen zu bündeln und ihre Prozesse gemeinsam zu optimieren.

Gemeinsam Optimierungspotenzial heben

Vorantreiben lässt sich die Vernetzung am besten da, wo Energie- und Wohnungswirtschaft bereits Berührungspunkte haben: bei der Abwicklung der alltäglichen Zahlungen und Abrechnungen rund um die Versorgungsleistungen. Das Beispiel der Dortmunder Energie- und Wasserversorgung GmbH (DEW21) und der Spar- und Bauverein eG Dortmund zeigt: Abrechnungs- und Buchungsprozesse bieten beste Chancen für eine branchenübergreifende Kooperation und bergen beachtliches Optimierungspotenzial. Bei der Spar- und Bauverein eG Dortmund band die aufwendige Bearbeitung der Betriebskosten lange beträchtliche Ressourcen. Das traditionsreiche Unternehmen zahlte monatliche Abschläge für Strom, Wasser und Gas an sein Versorgungsunternehmen DEW21. Die Rechnungsbeträge für den Gesamtverbrauch aller Objekte (knapp 15.000) wurden dabei auf ein einziges Sammelkonto verbucht.

Bei der jährlichen Schlussrechnung musste der Verbrauch jeder einzelnen Wohneinheit aufgeschlüsselt, in Rechnung gestellt und per Papierrechnung versandt werden. Der gesamte Prozess war nicht nur enorm aufwendig und band wertvolle Ressourcen, sondern infolge des manuellen Übertrags und des damit einhergehenden Medienbruchs auch fehleranfällig. Im Vorfeld einer groß angelegten IT-Umstellung analysierten Fachleute den Workflow daher intensiv mit Blick auf sein enormes Potenzial.

Gesamtes Rechnungsaufkommen mit BK01 digitalisiert

Um die Prozesse zu optimieren, entschieden sich beide Unternehmen für die BK01-Lösung der Aareal Bank. Die Spar- und Bauverein eG Dortmund nutzt das wohnungswirtschaftliche BK01 für ihr Betriebskostenmanagement, die DEW21 hat mit BK01 immoconnect das energiewirtschaftliche Gegenstück implementiert. Beide Lösungen korrespondieren nahtlos miteinander: Sie ermöglichen einen stringenten und vollautomatisierten Prozess der Abrechnung und Buchung über die Unternehmensgrenzen hinweg.

Mithilfe von BK01 hat die DEW21 inzwischen ihr gesamtes Rechnungsaufkommen für die Spar- und Bauverein eG Dortmund bis auf wenige Ausnahmen digitalisiert. Heute werden die monatlichen Abschläge von vornherein getrennt nach Strom, Gas und Wasser sowie jedem Objekt automatisiert zugeordnet. Die Grundlage dafür sind virtuelle BK01-Kontonummern, die eine eindeutige Zuordnung auf Zählerebene ermöglichen: Dank dieser klaren Aufteilung gehören manuelle Kontierungen auf Sammelkonten und daraus resultierende Umbuchungen auf die jeweiligen Häuser der Vergangenheit an.

Nutzen für alle Beteiligten

Die Vorteile des gemeinsam digitalisierten Workflows für beide Seiten liegen auf der Hand: Bei der Spar- und Bauverein eG Dortmund sorgt er für erhebliche Arbeitserleichterung und Zeitersparnis im Buchungsprozess. Automatisierte Abläufe entlasten das Team und beschleunigen die Abwicklung deutlich. Statt kistenweise Papierrechnungen abzuarbeiten, können die Beschäftigten nun auf digitale Dokumente zugreifen, die schnelle Vergleichsauswertungen ermöglichen. Das ist von großem Vorteil in Zeiten wachsender Datenvolumen und des spürbaren Fachkräftemangels. DEW21 wiederum unterstützt mit der Einführung des digitalen Prozesses die eigene Kundschaft, da sich deren Aufwand für Verwaltung und Prüfung beträchtlich reduziert.

Die Zusammenarbeit der beiden Dortmunder Unternehmen verdeutlicht anschaulich, welche erheblichen Vorteile die Digitalisierung von Prozessen über Unternehmensgrenzen hinweg bietet. Konnektivität ist zu einer zentralen Voraussetzung für Wettbewerbsfähigkeit und nachhaltigen Geschäftserfolg geworden. Kundenorientierte und kooperative neue Prozesse rund um das Gebäude zu initiieren ermöglicht der Wohnungs- und Energiewirtschaft, ihr enormes Potenzial zur Effizienzsteigerung zu heben. Parallel schaffen sie so Schritt für Schritt die Stadt der Zukunft, in der die für die Infrastruktur relevanten Beteiligten zusammen ihrer Rolle und Verantwortung nachkommen und sich gemein-sam sowohl profitabel als auch zukunftsfähig aufstellen.

Wenn Sie mehr über die Vernetzung zwischen Wohnungs- und Energiewirtschaft erfahren möchten, kontaktieren Sie mich oder besuchen Sie unsere Website unter: https://www.aareal-bank.com/produkte-dienstleistungen-und-loesungen/energiewirtschaft/branchenuebergreifende-prozessoptimierung