• Quelle: Aareal Bank
Quelle: Aareal Bank

Wenn die Kautionsverwaltung zum Optimierungstool wird

#Aarealthoughts - der Expertenblog der Aareal Bank
Dominik Brieler - Managing Director
01.12.2021

Die Pandemie ist zu einer Zeit des erfolgreichen Lernens und des Wandels für die Wohnungswirtschaft geworden. Stand anfangs die Digitalisierung der Arbeitsplätze im Vordergrund, konzentriert sich die Branche jetzt darauf, ihre Prozesse zu optimieren. Ob interne Abläufe, Mieterservice oder neue Geschäftsmodelle: Effizienz heißt, all diese Abläufe End-to-End zu betrachten. Wichtige Ansatzpunkte bietet die Digitalisierung grundlegender Prozesse, etwa des Kautionsmanagements.

Die Wohnungswirtschaft spürt den Veränderungsdruck: Nach einer Deloitte-Studie haben 60 Prozent der befragten Unternehmen ihre Digitalisierungsstrategie schriftlich fixiert und 80 Prozent spüren den größten Digitalisierungsdruck im Kundenmanagement. Steigende Anforderungen der Kundschaft an Kommunikation, Komfort und Prozesstransparenz treiben die Veränderung. Auch bei den Finanzen, der Rechnungsabwicklung und den internen Prozessen ist der Veränderungsdruck hoch. Das Ziel heißt Vollautomatisierung. Aufgrund dieser Veränderungen stehen Prozesse mit Kundenfokus besonders im Vordergrund, aber auch brancheninterne Basisprozesse wie das Kautionsmanagement. Die hier schlummernden Potenziale zu heben hilft der Wohnungswirtschaft, fit für die Zukunft zu werden.

Kautionsbürgschaft: überraschender Ansatzpunkt für Prozesseffizienz

Die hinterlegte Kaution bedeutet im Schadensfall Sicherheit für den Vermieter – und doch ist das Thema für viele vor allem ein Synonym für Verwaltungsaufwand und birgt viel Potenzial für Konflikte mit Mieterinnen und Mietern. Ein kurzer Blick auf die Websites von Anwälten und Mietervereinen genügt, um zu ermessen, wie unbeliebt die Kaution ist. Zudem ist die Verwaltung von Kautionen für die Wohnungswirtschaft mit erheblichem manuellem Aufwand verbunden. Aus der Sicht der Mieter strapaziert die Barkaution ihr Umzugsbudget. Kurz gesagt: Kautionszahlungen sind ein Pain Point der Wohnungswirtschaft und unbeliebt bei allen Beteiligten.

Das muss nicht sein: Eine repräsentative Umfrage der Aareal Bank AG im April 2020 zeigt Alternativen auf. In der repräsentativen Umfrage mit mehr als 2.500 Teilnehmern gaben 33 Prozent der Befragten an, bei Abschluss eines Mietvertrags in Zukunft lieber eine Kautionsbürgschaft abzuschließen, als die klassische Barkaution zu zahlen. Gerade hier liegt ungenutztes Potenzial: Wie dieselbe Umfrage ergab, kennen 85 Prozent der Befragten – aller Attraktivität dieser Alternative zur Barkaution zum Trotz – keinen Anbieter von Kautionsbürgschaften!

Es ist an der Zeit, das zu ändern und aus dem Pain Point Kautionsbürgschaft ein Beispiel für einfach umgesetzte Prozessoptimierung zu machen.

Kautionsbürgschaft in der Praxis: Aareal Aval im Einsatz bei der LEG Immobilien AG

Ein Unternehmen der Wohnungswirtschaft, das mit der Aareal Bank erfolgreich den Schritt hin zur digitalen Kautionsbürgschaft gegangen ist, ist die LEG Immobilien AG in Düsseldorf. Dr. Mirko Ebbers, verantwortlich für Corporate Development and Innovation Management bei der LEG, berichtet im IT Finanzmagazin ausführlich über das erfolgreiche Pilotprojekt. Bei der LEG hat man festgestellt, dass Mieterinnen und Mieter täglich erfahren, wie angenehm besonders das digitale Einkaufserlebnis geworden ist. Der Einkauf an sich, der Versand, die Zustellung und die Retoure – all diese Schritte sind weitgehend transparent. Diese Erfahrung übertragen Mieter auch auf andere Branchen. Mit dem Bewusstsein, dass es Handlungsbedarf und Innovationspotenzial gibt, war die Bereitschaft groß, gemeinsam mit der Aareal Bank Gruppe eine systemintegrative Anbindung von Kautionsbürgschaften zu schaffen.

Anbieter von Kautionsbürgschaften etablieren sich bereits seit einigen Jahren als Alternative zur Barkaution am Markt. Der Fokus des Angebots liegt dabei bisher klar auf dem Mieter und die Ansprache erfolgt ausschließlich über das Internet. Auch wenn das Thema noch in der Anfangsphase steckt: Mit dem Einsatz von Aareal Aval, der digitalen Kautionsbürgschaft der Aareal Bank Gruppe, hält ein neuer Service Einzug bei der LEG Immobilien AG. Die Mieterinnen und Mieter haben das Angebot mit Begeisterung angenommen. Ihre Liquidität wird nicht belastet, der Antragsprozess ist komplett digital und deshalb schnell, einfach und bequem in fünf Minuten geregelt. Die Vereinfachung des Prozesses erlaubt zudem eine raschere Schlüsselübergabe.

Grundlagen optimieren, Prozesseffizienz stärken und Services ausbauen

Ob interne oder externe Treiber: Die Wohnungswirtschaft kann sich dem Transformationsprozess nicht entziehen. Sie steckt mitten in einem tiefgreifenden Veränderungsprozess, der Arbeitsmodelle, Kommunikation, Service und Geschäftsmodelle neu- und umgestalten wird. Diese Zeit der Veränderung kann Freiräume für wichtige Innovationen und neue Geschäftsmodelle eröffnen. Die Voraussetzung dafür ist, dass die Wohnungswirtschaft diese Zukunftsorientierung auch auf ihre grundlegenden Prozesse anwendet, diese neu denkt und sie effizient gestaltet. Gerade Basisprozesse wie die Kautionsverwaltung bergen dafür hohe Potenziale.
Mehr Informationen rund um die digitale Kautionsbürgschaft finden Sie hier: https://aareal-aval.de/.

Infobox: Kautionsverwaltung bei der Aareal Bank

Die Kautionsverwaltung ist ein zentrales Anliegen der Kunden der Aareal Bank. Deshalb stehen ihnen drei Varianten der elektronischen Verwaltung zur Verfügung: Mit dem BK01-Verfahren sind Kautionsprozesse komplett in das Partner-ERP-System integriert und interagieren über den Zugriff auf Stammdaten mit anderen Modulen des Systems. Mit Aareal Account Kautionen können Kunden eine Kombination aus Verwaltungssoftware und Electronic Banking für den gesamten Lebenszyklus der Kaution nutzen, die unabhängig von der eingesetzten Verwaltungssoftware eingesetzt werden kann. Zusätzlich gibt es eine bankenunabhängige Lösung, die wie Aareal Account Kautionen funktioniert und die Verwaltung von Kautionen auf den Konten dritter Banken ermöglicht. Mit Aareal Aval ergänzen Anwender das Gesamtangebot durch Onlinekautionsbürgschaften.