pro m² veröffentlicht ersten GKV Office Efficiency Report
Büroflächen rücken als Effizienzhebel in den Fokus Kostendruck trifft auf hybride Arbeitswelten: Wie gesetzliche Krankenkassen ihre Büro- und Standortstrukturen neu denken können
Die gesetzliche Krankenversicherung steht unter wachsendem wirtschaftlichem Druck. Während die GKV-Ausgaben 2025 um 7,8 Prozent stiegen, legten die Beitragseinnahmen lediglich um 5,3 Prozent zu. Gleichzeitig haben hybride Arbeitsmodelle die Nutzung von Büroflächen grundlegend verändert. Historisch gewachsene Standortstrukturen und klassische Arbeitsplatzkonzepte treffen vielerorts auf deutlich geringere Anwesenheitsquoten. Damit rückt ein Kostenblock stärker in den Fokus, der bislang vergleichsweise wenig Beachtung findet: die Büro- und Verwaltungsflächen der gesetzlichen Krankenkassen.
Das interdisziplinäre Beratungs- und Planungsunternehmen pro m² aus Düsseldorf, Spezialist für zukunftsfähige Flächennutzung, nimmt diese Entwicklung zum Anlass und veröffentlicht erstmals den „GKV Office Efficiency Report“. Die Analyse zeigt, welches wirtschaftliche Potenzial in einer systematischen Betrachtung bestehender Büroflächen und Standortportfolios liegt und wie sich veränderte Arbeitsmodelle für eine effizientere Flächennutzung einsetzen lassen. Im Fokus stehen dabei nicht pauschale Flächenkürzungen, vielmehr die Frage, wie viel Fläche eine Organisation tatsächlich benötigt und wie diese künftig genutzt werden sollte.
Flächenstrukturen halten mit neuen Arbeitsmodellen nicht Schritt
Die Analyse zeigt deutliche Unterschiede zwischen bestehenden Strukturen und einer wirtschaftlich effizienten Flächennutzung. Während bei GKV-Organisationen vielfach noch 20 bis 30 Quadratmeter pro Mitarbeitenden üblich sind, liegen effiziente Zielwerte laut Report bei 12 bis 18 Quadratmetern pro Mitarbeitenden. Gleichzeitig bewegt sich die Auslastung häufig lediglich zwischen 40 und 60 Prozent. Ein stabil effizientes Niveau beginnt nach den Benchmarks von pro m² erst oberhalb von 70 Prozent.
Eine wesentliche Ursache liegt in historisch gewachsenen Strukturen. Fusionen haben parallele Hauptverwaltungen, Geschäftsstellen und unterschiedliche Arbeitsplatzkonzepte hinterlassen. Gleichzeitig sind die Anwesenheitsquoten durch hybride Arbeitsmodelle deutlich gesunken, teilweise auf unter 50 Prozent. Die dafür vorgehaltenen Büroflächen basieren jedoch häufig weiterhin auf klassischen Modellen mit fest zugeordneten Arbeitsplätzen und hoher Präsenz.
„Viele Krankenkassen arbeiten heute bereits nach neuen Arbeitsmodellen, ihre Immobilienstrukturen bilden diese Veränderung aber noch nicht vollständig ab. Genau hier entsteht ein erheblicher wirtschaftlicher Hebel. Entscheidend ist, die vorhandenen Quadratmeter konsequent an der tatsächlichen Nutzung auszurichten“, sagt Jan Oelze, geschäftsführender Gesellschafter von pro m².
Flächeneffizienz wird zur strategischen Aufgabe
Im Mittelpunkt des Reports steht deshalb nicht allein die Reduktion von Fläche. Entscheidend ist zunächst eine belastbare Bewertung der bestehenden Strukturen. Kosten pro Quadratmeter, Quadratmeter pro Mitarbeitenden und Gesamtkosten je Standort werden dafür mit Nutzungskennzahlen wie Auslastung, Anwesenheitsquote und Sharing Ratio zusammengeführt. Erst daraus entsteht ein realistisches Bild davon, welche Flächen tatsächlich benötigt werden und wo wirtschaftliches Optimierungspotenzial besteht.
Die Projekterfahrung zeigt, welche Größenordnungen dabei möglich sind: Durch die konsequente Optimierung bestehender Büroflächen konnten Flächenreduktionen von 23 bis über 60 Prozent realisiert werden.
„Ziel ist eine Flächenplanung, die sich am tatsächlichen Bedarf orientiert“, ergänzt Jonas Kubon, geschäftsführender Gesellschafter von pro m². „Weniger Fläche bedeutet dabei nicht automatisch weniger Qualität. Im Gegenteil: Wenn Arbeitsplätze, Fokusbereiche und Kollaborationsflächen konsequent an den tatsächlichen Bedarf angepasst werden, können wirtschaftliche Effizienz und eine bessere Arbeitsumgebung zusammengedacht werden.“
Vom Büroarbeitsplatz zur Standortstrategie
Neben einzelnen Büroflächen nimmt der Report auch das gesamte Standortportfolio in den Blick. Welche Standorte sind aufgrund von Kundennähe, regionaler Verankerung oder spezifischen Funktionen langfristig erforderlich? Wo bestehen Überkapazitäten? Und welche Flächen entsprechen nicht mehr der künftigen Organisationsstruktur? Kosten, tatsächliche Auslastung und strategische Relevanz werden damit zu zentralen Kriterien für künftige Standortentscheidungen.
Gerade für gesetzliche Krankenkassen gewinnt diese Betrachtung zusätzlich an Bedeutung. Verwaltungs- und Infrastrukturkosten stehen unter zunehmendem wirtschaftlichem und regulatorischem Druck. Büroflächen binden dabei langfristig fixe Kosten und bieten gleichzeitig einen Ansatzpunkt, der sich durch Flächenoptimierung, moderne Arbeitsplatzkonzepte und strategische Standortentscheidungen aktiv beeinflussen lässt. Der Report ordnet Flächenoptimierung deshalb nicht als reine Immobilienfrage ein, sondern als strategischen Hebel für die Gesamtwirtschaftlichkeit einer Krankenkasse.
Effizienz beginnt im Bestand
Der erste GKV Office Efficiency Report von pro m² bündelt Benchmarks und Projekterfahrungen und zeigt konkrete Hebel für eine wirtschaftlichere Steuerung von Büroflächen und Standortportfolios. Im Mittelpunkt steht dabei der Bestand: Statt neue Flächen zu schaffen, geht es darum, bestehende Strukturen an veränderte Arbeitsrealitäten anzupassen und vorhandene Flächen intelligenter zu nutzen.
Damit schafft pro m² eine Grundlage für eine Diskussion, die sowohl für die gesetzlichen Krankenkassen selbst als auch für die Immobilienwirtschaft zunehmend relevant wird: Wie viel Büro wird tatsächlich noch benötigt – und wie lässt sich der Bestand wirtschaftlich, funktional und langfristig sinnvoll weiterentwickeln?
