KI im Realitätscheck: Immobilienwirtschaft nutzt KI, doch Datenverfügbarkeit, Integration und Governance bremsen die Skalierung

Künstliche Intelligenz ist in der Immobilienwirtschaft angekommen. 86 Prozent der Unternehmen, die an einer gemeinsamen Umfrage von aedifion und Rueckerconsult teilgenommen haben, setzen bereits KI ein. Unter den KI-Nutzern verwenden 90 Prozent generative Anwendungen wie ChatGPT, Claude, Gemini oder Perplexity. Der Schritt von einzelnen Anwendungen hin zu einer systematischen Integration von KI in Unternehmens- und Gebäudeprozesse steht allerdings vielerorts noch aus: Nur 27 Prozent nutzen integrierte KI-Plattformen, die beispielsweise auf eigene Datenquellen zugreifen können.

Die Ergebnisse der Trendumfrage unter 35 Unternehmen der Immobilienwirtschaft wurden im Rahmen der Online-Pressekonferenz „KI im Realitätscheck – Wie weit ist die Immobilienwirtschaft?“ vorgestellt und diskutiert. Gesprächsteilnehmer waren Dr.-Ing. Johannes Fütterer, CEO von aedifion, Prof. Dr. Kunibert Lennerts, Professor für Facility Management am Karlsruher Institut für Technologie (KIT), und Thomas Wiese, Technischer Objektmanager bei B&L Property Management.

KI konzentriert sich bislang auf die „Low-Hanging-Fruits“

Die Ergebnisse zeigen eine deutliche Diskrepanz zwischen der Verbreitung von KI und ihrer Integration in die immobilienwirtschaftliche Wertschöpfung. 70 Prozent der KI-Nutzer setzen die Technologie in administrativen Prozessen wie Buchhaltung, Dokumentenmanagement oder Übersetzungen ein. 60 Prozent nutzen sie für strategische Analysen, beispielsweise bei Portfolioanalysen, im Market Research oder ESG-Reporting. In der operativen Gebäudesteuerung, etwa für Energiemanagement, Predictive Maintenance oder der Anlagenregelung, kommt KI dagegen erst bei 23 Prozent zum Einsatz.

„Die aktuelle Readiness ist noch sehr unterschiedlich ausgeprägt. Gleichzeitig ist das Bewusstsein in der Branche enorm gewachsen, sodass sich Prozesse und Geschäftsmodelle verändern müssen“, sagt Dr.-Ing. Johannes Fütterer, CEO von aedifion. „Gerade im Asset- und Property-Management besteht ein erheblicher Teil der täglichen Arbeit darin, Informationen und Daten zwischen verschiedenen Beteiligten weiterzugeben. Wenn wir diese Daten strukturieren und Systeme intelligent miteinander verbinden, entstehen enorme Effizienzpotenziale.“

Dass KI bereits heute einen konkreten Nutzen bringt, bestätigen die Befragten: 90 Prozent berichten von messbarer Zeitersparnis. 43 Prozent konnten Kosten senken, jeweils 30 Prozent nennen eine bessere Datenqualität und bessere Entscheidungen. Neue Geschäftsmodelle oder Services sind dagegen erst bei 17 Prozent entstanden.

Von der persönlichen Effizienz zur Prozessoptimierung

Nach Einschätzung von Prof. Dr. Kunibert Lennerts zeigt sich damit eine zentrale Herausforderung: Die individuelle Zeitersparnis durch KI übersetzt sich bislang nicht automatisch in effizientere Unternehmensprozesse.

„Viele Menschen nutzen ChatGPT, Perplexity oder andere Anwendungen längst und vereinfachen damit ihre tägliche Arbeit. Der große Schritt steht aber noch bevor“, sagt Prof. Dr. Kunibert Lennerts, Professor für Facility Management am Karlsruher Institut für Technologie (KIT). „Wir müssen die notwendigen Daten verfügbar machen und Organisationen so verändern, dass KI nicht nur einzelne Mitarbeitende effizienter macht, sondern ganze Prozesse. Erst dann können beispielsweise KI-Agenten strukturierte Aufgaben selbstständig übernehmen.“

Auch die Zielsetzung der Unternehmen unterstreicht den derzeitigen Effizienzfokus. 90 Prozent der KI-Nutzer wollen mit der Technologie Ressourcen sparen, 77 Prozent bessere Analysen und Entscheidungsgrundlagen schaffen und 67 Prozent die Qualität ihrer Leistungen steigern. Prozesse zu automatisieren nennen 50 Prozent als Ziel, Innovation und Ideenentwicklung 43 Prozent.

Gebäudedaten: Relevanz erkannt, Nutzung hinkt hinterher

Eine besondere Herausforderung besteht bei der Datengrundlage. Aktuell greifen Unternehmen bei KI-gestützten Prozessen vor allem auf Markt- und Transaktionsdaten (57 Prozent), öffentliche Quellen und Webdaten (53 Prozent) sowie interne Unternehmensdaten (50 Prozent) zurück. Gebäudenahe Daten werden deutlich seltener genutzt: Technische Betriebsdaten kommen bei 20 Prozent zum Einsatz, Sensor- sowie ESG- und Nachhaltigkeitsdaten jeweils bei 17 Prozent.

Gleichzeitig erkennen die Unternehmen deren Bedeutung. 63 Prozent halten Echtzeit-Gebäudedaten für KI-gestützte Entscheidungen für wichtig oder sehr wichtig. Gerade für den Gebäudebetrieb liegt darin ein bislang weitgehend ungehobenes Potenzial. 63 Prozent erwarten durch den Einsatz von KI niedrigere Betriebskosten, 60 Prozent eine bessere Vermietbarkeit, 37 Prozent eine längere Lebensdauer technischer Anlagen und 33 Prozent Wertsteigerungen.

Thomas Wiese, Technischer Objektmanager bei B&L Property Management, sieht hier in der Praxis noch erheblichen Entwicklungsbedarf: „Auf der technischen Seite brauchen wir Live-Daten aus den Objekten. Viele Informationen aus Wartung, Prüfung oder Betrieb werden heute noch mit hohem manuellem Aufwand erhoben. Gerade bei der anschließenden Auswertung dieser Daten kann KI einen großen Beitrag leisten: Wir können schneller erkennen, in welchem Zustand sich ein Objekt befindet, wie sich Energieverbräuche entwickeln und wo Handlungsbedarf besteht.“

KI-Strategien und Budgets hinken der Nutzung hinterher

Neben der Datenverfügbarkeit wird Governance zu einer entscheidenden Voraussetzung für den nächsten Entwicklungsschritt. Zwar haben 40 Prozent der befragten Unternehmen bereits eine KI-Policy, weitere 30 Prozent entwickeln derzeit entsprechende Regeln. Ein dezidiertes Budget für KI steht jedoch nur 27 Prozent zur Verfügung.

Das kann auch deshalb zum Problem werden, weil die Nutzung von KI längst nicht ausschließlich über offiziell eingeführte Unternehmenslösungen erfolgt. Werden Mitarbeitenden keine geeigneten und sicheren Werkzeuge bereitgestellt, steigt das Risiko, dass öffentlich zugängliche Anwendungen eigenständig genutzt und dabei möglicherweise sensible Unternehmensdaten verarbeitet werden.

„Der Effizienzgewinn durch KI ist so groß, dass Unternehmen davon ausgehen müssen, dass Mitarbeitende solche Werkzeuge nutzen wollen“, sagt Fütterer. „Deshalb sollten sie möglichst schnell geeignete Tools bewerten, sichere Lösungen bereitstellen und klare Regeln für Datenhaltung und Datenverarbeitung schaffen. Governance bedeutet nicht, KI zu verhindern, sondern ihre Nutzung in einen sicheren und produktiven Rahmen zu überführen.“

Wiese bestätigt die Bedeutung dieser Rahmenbedingungen aus Anwendersicht: „Datensicherheit ist für uns ein entscheidender Punkt. Unternehmen müssen ihren Mitarbeitenden Möglichkeiten geben, KI offiziell und geschützt einzusetzen. Dazu gehören sichere Tools ebenso wie Schulungen und ein gemeinsames Verständnis dafür, welche Daten in welchen Systemen verarbeitet werden dürfen.“

90 Prozent wollen KI-Einsatz ausweiten

Trotz der noch bestehenden Hürden zeigt die Umfrage eine hohe Dynamik: 90 Prozent der KI-Nutzer wollen den Einsatz künstlicher Intelligenz weiter ausbauen. Auch ihre Bedeutung für die Wettbewerbsfähigkeit wird hoch eingeschätzt. Auf einer Skala von eins bis zehn erreicht KI im Durchschnitt einen Wert von 7,5. Die Bereitschaft der Mitarbeitenden, KI aktiv zu nutzen, liegt bei durchschnittlich 7,1 Punkten.

Damit verschiebt sich die Herausforderung für Immobilienunternehmen zunehmend von der Frage, ob sie KI einsetzen, hin zur Frage, wie sie die Technologie skalieren und in ihre Wertschöpfung integrieren. Entscheidend wird sein, interne Unternehmensdaten mit Immobilien-, Betriebs- und Echtzeitdaten systematisch zu verbinden, Prozesse entsprechend weiterzuentwickeln und klare organisatorische Rahmenbedingungen zu schaffen.

„KI ist in der Immobilienwirtschaft kein Zukunftsthema mehr. Die nächste Entwicklungsstufe besteht darin, aus punktuellen Effizienzgewinnen eine operative Transformation zu machen“, resümiert Fütterer. „Wenn es gelingt, Unternehmensprozesse mit strukturierten Gebäudedaten zu verbinden, kann KI nicht nur Zeit sparen, sondern unmittelbar auf Betriebskosten, Asset Performance und letztlich den Wert einer Immobilie einzahlen.“