Parkplatzmanagement neu gedacht: Warum wir Parkplätze wie Meetingräume behandeln sollten
Knappe Ressourcen effizient verwalten
Wer kennt es nicht? Mitarbeitende, die dringend einen Parkplatz benötigen, finden keinen und gleichzeitig stehen zugewiesene Plätze in der Garage leer.
Wir beobachten, dass Parkraum zu einer zunehmend knappen Ressource wird, während die tatsächliche Auslastung der vorhandenen Flächen ironischerweise oft gering ist. Vor allem fest zugewiesene Stellplätze und mangelnde Transparenz über spontane Verfügbarkeiten sorgen für Ineffizienz und unnötige Frustration bei den Mitarbeitenden.
Doch für diese Herausforderung gibt es eine bewährte Lösung. Führende Unternehmen lassen sich hierbei von anderen knappen Ressourcen im Büro inspirieren: Warum behandeln wir Parkplätze nicht genauso wie Besprechungsräume?
Seit jeher ist es in Büros üblich, Meetingräume zu teilen und deren Zuteilung bedarfsgerecht über Buchungen zu steuern. Im Folgenden betrachten wir, wie diese Idee erfolgreich auf die eigenen Parkflächen übertragen werden kann.
Individuelle Bedürfnisse brauchen individuelle Lösungen
Obwohl fast alle Unternehmen durch hybride Arbeitsmodelle vor ähnlichen Herausforderungen stehen, unterscheiden sich die Anforderungen an das Parkplatzmanagement im Detail stark – abhängig von der jeweiligen Unternehmenskultur.
Faktoren wie Standort, Mietverhältnisse oder auch klassische Hierarchien spielen eine (je nach Unternehmen) unterschiedlich gewichtete Rolle. Eine moderne Lösung muss auf all diese Aspekte Antworten liefern:
- Buchbarkeit knapper Parkplätze in Innenstadtlagen
- Echtzeit-Anzeige von spontanen Verfügbarkeiten (Live-Status)
- Nahtlose Integration in Zutrittskontrollsysteme
- Differenzierte Buchungsregeln je nach Personengruppe
Optimale User-Experience auch bei Knappheit
Insbesondere wenn Parkflächen rar sind, ist eine positive User-Experience bei der Buchung und Verwaltung entscheidend. Intuitive Prozesse, Transparenz und ein reibungsloser Zutritt sichern die Akzeptanz eines neuen Systems und verhindern Falschparker.
Auch wenn die Raumbuchung als Vorbild dienen sollte, darf das Konzept nicht 1:1 kopiert werden. Ein wesentlicher Unterschied ist, dass es bei Parkplätzen operativ deutlich schwieriger ist, einen Falschparker sofort von der Fläche zu verweisen als jemanden aus einem falschen Meetingraum.
Auch wenn ein Teil der Wahrheit hier ist, dass Technologie nicht alle Probleme lösen kann, ist ein üblicher Lösungsansatz konsequent auf Kontingentbuchungen anstatt von festen Platznummern zu setzen. Dies reduziert das Risiko drastisch, dass ein gebuchter Platz von jemand anderem blockiert wird. Gleichzeitig ist die Kontingentbuchung ein hervorragender Weg, den Buchungsprozess für die Mitarbeitenden weiter zu vereinfachen.
Planungssicherheit dank automatischer Zugangskontrollen
Anders als bei Meetingräumen ist es bei Parkplätzen essenziell, die Nutzung ohne Buchung zu verhindern. Eine intelligente Verknüpfung mit dem Zutrittskontrollsystem (der Schranke) stellt sicher, dass ausschließlich Fahrzeuge mit aktiver Buchung die Fläche betreten können. Das schafft sowohl Planungssicherheit als auch Vertrauen bei den Mitarbeitenden.
Dabei gibt es viele Wege, den Zutritt zur Parkfläche technisch zu steuern. Auch hier gilt es, die passende Methode für das eigene Unternehmen zu finden:
- Für Mitarbeitende: Bestehende Ausweise, das Smartphone oder auch Kennzeichenerkennung für maximalen Komfort.
- Für Gäste: hierbei eignen sich häufig QR-Codes für einen Hardwareunabhängigen Zutritt.
Transparenz als Schlüssel für effiziente Nutzung
Smartes Parkplatzmanagement liefert nicht nur Planbarkeit für die Mitarbeitenden, sondern auch Transparenz für das Management. Analysen zur Auslastung und dem Buchungsverhalten, wie bspw. Check-ins und Check-outs, ermöglichen eine bedarfsgerechte Flächenplanung.
Viele unserer Kunden haben sich mittlerweile weit von einer statischen 1:1-Zuweisung entfernt. Ein datenbasierter Ansatz ergänzt die nutzerzentrierten Vorteile des modernen Parkplatzmanagements, um den wirtschaftlichen Mehrwert einer maximal ausgelasteten Fläche. Genau wie bei Meetingräumen, nur eben für Autos.
Use Case: Eine Beispielskizze
Die Ausgangssituation:
- Ressourcenmangel: Aufgrund innerstädtischer Regulierungen treffen 200 Stellplätze auf über 2.500 Mitarbeitende.
- Frustration: Mitarbeitende kommen mit dem PKW, finden keinen Platz und müssen teuer extern parken, während interne Plätze leer bleiben.
- Anforderung: Die Geschäftsführung benötigt eine Verfügbarkeitsgarantie.
- Kontrollverlust: Fehlende Zugangskontrollen führen oft zu unbefugtem Parken (Fremdnutzung oder Nutzung ohne Buchung).
Unsere individualisierte Lösung:
- Pooling: Alle Parkplätze sind als Teil von Kontingenten (Pools) für alle Mitarbeitenden buchbar.
- Priorisierung: Die Geschäftsführung verzichtet auf dedizierte Namensschilder, erhält aber durch erweiterte Vorausbuchungsrechte quasi eine Platzgarantie.
- Technische Schranke: Parkplatzbuchungen sind mit dem Zutrittssystem verknüpft; die Einfahrt öffnet nur bei aktiver Buchung.
- Ergebnis: Ordnung, Fairness und Effizienz sorgen für eine optimale User-Experience und minimieren den administrativen Aufwand.
- Effizienz: Durch den buchungsbasierten Ansatz sind die Plätze fast täglich vollständig (und bedarfsgerecht) ausgelastet.
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Fazit
Wie so vieles im Unternehmen ist auch das Parkplatzmanagement hochgradig individuell. Es braucht moderne Konzepte, die sich an den Unternehmenszielen, Nutzerbedürfnissen und räumlichen Gegebenheiten orientieren. Smarte Systeme erleichtern dabei nicht nur den Alltag der Mitarbeitenden, sondern schaffen Transparenz, reduzieren administrativen Aufwand und liefern wertvolle Daten für die effiziente Nutzung einer begrenzten Ressource. Wir sollten uns alle öfter die Frage stellen: Warum behandeln wir Parkplätze eigentlich nicht schon längst so wie Meetingräume?
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