• Quelle: Thing Technologies
Quelle: Thing Technologies

Das Büro nach der Pandemie: Chancen für das Corporate Real Estate Management

Everything. Connected. - Der Expertenblog von THING TECHNOLOGIES zur digitalen Immobilie
Klaus Berberich - Founder
17.11.2022

Wie CREMs und Unternehmen denken sollten, um beim Umstieg in die neue Arbeitswelt erfolgreich zu sein New Work – die neue Ära des Arbeitens – stellt viele Corporate Real Estate Manager(innen) vor immense Herausforderungen. Das Büro der Zukunft könnte die Arbeitswelt, wie wir sie kennen, für immer verändern. Dieses Potenzial weckt bei Eigentümer(innen) und Belegschaft hohe Erwartungen. Damit moderne hybride Arbeitskonzepte funktionieren können, braucht es smarte Strategien. Klaus Berberich, CRO und Gründer von Thing Technologies, plädiert dafür, die Transformation aktiv anzugehen und als große Chance zu begreifen. Im Interview erklärt er, welche Aspekte Unternehmen und Immobilienmanager(innen) im Blick behalten sollten.

Die neue Arbeitswelt ist deutlich dynamischer als die alte. Welche Herangehensweise empfehlen Sie CREMs und Unternehmen in Zeiten des ständigen Wandels?

Niemand kann genau sagen, wohin die Reise gehen wird. Zu der Frage, wie wir Büros in Zukunft nutzen werden, gibt es viele Theorien – aber noch kaum hilfreiche Erfahrungswerte. Statt auf perfekte Planung müssen wir deshalb auf Flexibilität setzen: Wir müssen uns darauf einstellen, dass wir regelmäßig anpassen und optimieren werden. 

Genau das ist der Grund, warum CREMs sehr von Feedback-Loops profitieren. Sie sehen, welche Änderungen gut ankommen und welche nicht, wie viele Mitarbeitende im Homeoffice arbeiten und wie sich die Auslastung der Schreibtische verändert. Darüber hinaus helfen solche Loops bei vielen weiteren Fragen: 

  • Welcher Arbeitsplatzschlüssel eignet sich für welche Abteilungen? 
  • Welche Arbeitsplatz- und Raumsituationen sind am beliebtesten? 
  • Welche Unterschiede gibt es zwischen Standorten?

Ein Schlüsselelement bei der Umstellung auf ein hybrides Arbeitsplatzkonzept ist die Digitalisierung der Flächen und Gebäude. Im Idealfall installieren Unternehmen entsprechende Sensorik, die Corporate Real Estate Manager(innen) hilft, Nutzung und Auslastung genau zu messen. Diese Daten bieten dann eine solide Grundlage, um intelligent steuern zu können.

Wer sich immer wieder an die Bedarfsveränderungen anpasst, nutzt Flächen effizienter und vermeidet, dass manche Bereiche ganz leer stehen. Eine optimale Auslastung wiederum spart Kosten für Miete und Energie. Die Sensordaten zeigen beispielsweise, welche Schreibtische besonders gefragt sind, welche Meetingräume die Belegschaft am häufigsten bucht und wie es um die Nutzung von Ruhezonen oder Huddle Corners steht. 

Wir sollten dieses Verhalten allerdings dauerhaft beobachten, denn Vorlieben ändern sich oft recht schnell. Deshalb betone ich immer wieder, wie wichtig es ist, flexibel zu bleiben. Neben den schon genannten verlässlichen Feedback-Loops empfehle ich ein Flächenkonzept, das sich schnell und unkompliziert anpassen lässt. Moderne Technologien sind hier erneut sehr hilfreich: Wenn Unternehmen beispielsweise Regeln für bestimmte Zonen und Bereiche zentral verwalten, werden Anpassungen automatisch in das System übernommen, das die Mitarbeitenden verwenden – im Fall von Thing-it also in die App. 

Die Quintessenz ist, dass wir Gewissheit darüber haben möchten, wie eine Fläche tatsächlich genutzt wird – auch wenn die ursprüngliche Idee vielleicht eine andere war. Nur dann können wir die Konzepte sinnvoll an den Bedarf anpassen. An diesem Aspekt sehen wir deutlich, wie sehr sich die Rolle der CREMs gewandelt hat und wie sehr wir neue Tools brauchen. 

Haben Sie konkrete Beispiele für Herausforderungen, denen sich CREMs jetzt stellen müssen?

Früher definierten CREMs oder Arbeitsplatzmanager den Platzbedarf, indem sie Prognosen zum Mitarbeiterwachstum trafen. Die Anteilsverhältnisse waren dabei relativ stabil und veränderten sich nur langsam: Das gab Unternehmen die Möglichkeit, sich nach und nach auf einen veränderten Bedarf einzustellen. Durch COVID hat sich das jedoch gewandelt. Zu den Peak-Zeiten der Pandemie kam es vor, dass die Belegung innerhalb einer Woche ein neues Maximum erreichte. 

Da wir weiterhin mit Virus-Wellen und Regularien rechnen sollten, kann es sein, dass wir auch in Zukunft schnell reagieren müssen. Aber unabhängig davon, wie sich die Pandemie entwickelt: Workplace Teams müssen lernen, mit einer größeren Unsicherheit beim Planen umzugehen. Verlässliche Soft- und Hardware, die präzise und detaillierte Informationen rund um das Nutzerverhalten liefert, ist dabei eine enorme Unterstützung. Mit solchen Daten können CREMs ihr Bürokonzept kontinuierlich verfeinern. Sobald sie sehen, dass die Mitarbeitenden ihr Verhalten ändern, passen sie die Strategie entsprechend an.  

Als Beispiel: Sie beobachten im Vertrieb eine höhere Nutzung, als Sie erwartet haben – im IT-Bereich sitzt dagegen kaum jemand. Wer ein smartes Flächenkonzept und die passenden Tools hat, kann Arbeitsplätze schnell und einfach umklassifizieren. Die Belegschaft kriegt davon erst einmal gar nichts mit. Wenn Mitarbeitende einen Arbeitsplatz buchen wollen, können sie das weiterhin über die App oder ihren Bildschirm tun. Der einzige Unterschied ist, dass manche Pools größer und andere kleiner geworden sind. Mit guten Tools steuern CREMs Prozesse zentral und effizient und trotzdem haben die Mitarbeitenden viel eigenen Spielraum. 

Ist es schwierig, die erforderlichen Daten zu erhalten?  

Wichtig ist, dass wir verstehen, welche Informationen in welcher Qualität wir benötigen. Wer die Menge an Sensoren sieht, die es am Markt gibt, denkt vielleicht, dass die Datenerhebung ein Kinderspiel ist. Um wertvolle Rohdaten zu erhalten, müssen wir aber die richtigen Sensoren einsetzen: Welche das sind, unterscheidet sich je nach Land und Fläche. 

Für Unternehmen, die weltweit tätig sind, sind Funkstandards, Energieversorgung und Wartungsmanagement große Aufgaben. Das ist der Grund, warum wir Thing-it hardwareunabhängig entwickelt haben. Unsere erfahrenen Integrationspartner setzen genau die Technologie ein, die am besten zu den Anforderungen der Kund(innen) passt. Eine Plattform, die gute Daten liefern und diese vernünftig auswerten soll, muss eine hohe Flexibilität bieten, um jeden Anspruch zu erfüllen. 

Wenn wir entsprechende Sensordaten haben, zeigt sich die nächste Herausforderung: Um die Auslastung eines Büros zu analysieren, reichen die Rohdaten nicht aus. Beim Aufbereiten ist es erneut wichtig, die individuelle Situation zu berücksichtigen. Dank jahrelanger Investitionen, durchdachter Algorithmik und vieler Erfahrungswerte sind wir bei Thing-it in der Lage, aus den Rohdaten Informationen abzuleiten, die eine echte Entscheidungshilfe sind. 

Leider gibt es am Markt auch viele schwache Angebote, die diesen Service nicht bieten – und demnach ihren eigentlichen Zweck nicht erfüllen. Unternehmen, die in Soft- und Hardware investieren, möchten belastbare Daten haben, um darauf basierend fundierte Entscheidungen zu treffen. Nur so schaffen sie Voraussetzungen, die der Belegschaft helfen, möglichst effizient zu arbeiten. 

Die sogenannte Workplace Experience ist ein sehr wichtiger Aspekt für den Unternehmenserfolg: Ist sie positiv, hilft das dem Unternehmen, Talente anzuziehen und zu halten. Smarte Investitionen in leistungsfähige Tools zahlen sich dabei immer aus. Sie helfen den Verantwortlichen, zielgerecht zu optimieren. Wer allerdings auf das falsche Pferd setzt und bei der Entscheidungsfindung schlechte Daten verwendet, kann großen Schaden anrichten. 

Welche Tipps haben Sie, um nach der Pandemie in hybrides Arbeitsplatz- und Raummanagement einzusteigen?

Für mich stehen fünf wichtige Aspekte im Vordergrund – ich empfehle allen Unternehmen und Immobilienmanager(innen), diese zu berücksichtigen. 

  • Vermeiden Sie es, schon jetzt ein scheinbar zukunftsfähiges Arbeitsplatzmodell zu bestimmen. Seien Sie sich bewusst, dass Sie sich irren könnten und rechnen Sie damit, Anpassungen vornehmen zu müssen. 
  • Setzen Sie bei Ihrer Belegschaft auf Flexibilität statt Verpflichtung: Geben Sie Ihren Mitarbeitenden die Möglichkeit, Arbeitsplatz und -zeit selbst zu wählen. Ihr Ziel sollte es sein, die intrinsische Motivation der Angestellten zu stärken, sodass diese freiwillig im Büro erscheinen. 
  • Wenn Sie erreichen möchten, dass Ihre Teams wieder mehr gemeinsam im Büro arbeiten, empfehle ich Ihnen, eher weniger Bürofläche bereitzustellen. Technologien und Strategien, die für eine hohe Auslastung sorgen, wirken sich in vielerlei Hinsicht positiv aus. 
  • Vertrauen Sie darauf, dass Ihre Angestellten sich selbst organisieren. Statt zentralisierte Vorgaben zu treffen, stellen Sie Ihren Teams besser geeignete Technologie zur Verfügung. 
  • Setzen Sie auf detaillierte und belastbare Daten, wie sie moderne Gebäudedigitalisierungs-Plattformen liefern. Sie erlauben es Ihnen, den realen Bedarf kontinuierlich zu beobachten, zu analysieren und zu optimieren. 

Welches Fazit haben Sie für CREMs und Unternehmen?

Wir alle sollten die derzeitige Situation als große Chance begreifen. Ich empfehle, die Transformation aufmerksam und aktiv anzugehen. Wenn wir es schaffen, das große Ganze zu sehen und Herausforderungen gezielt zu adressieren, profitieren unsere Mitarbeitenden von mehr Flexibilität und einem positiveren Erlebnis am Arbeitsplatz. Außerdem können wir unsere Flächen reduzieren, weil wir diese intelligenter gestalten. Optimierte Flächengestaltung wiederum wirkt sich positiv auf die Belegschaft, die Klimabilanz und das Budget aus. 

Ich betone immer wieder, dass es nicht reicht, einfach eine App einzuführen, mit der die Mitarbeitenden Arbeitsplätze buchen können. Was Unternehmen und CREMs brauchen, ist ein ganzheitliches Konzept, das auch die Nutzung moderner, flexibler und durchdachter Technologie beinhaltet. Nur so können sie das Potenzial unserer Situation ausschöpfen und einen Wettbewerbsvorteil erzielen.