• Quelle: Thing Technologies
Quelle: Thing Technologies

Das Büro nach der Pandemie: Herausforderungen und neue Strategien

Everything. Connected. - Der Expertenblog von THING TECHNOLOGIES zur digitalen Immobilie
Klaus Berberich - Founder
25.10.2022

Wie Sie durch Digitalisierung Arbeitsplätze smarter machen und Ihren Unternehmenserfolg verbessern.

Wie motiviert die Mitarbeiter sind, kann für den wirtschaftlichen Erfolg eines Unternehmens entscheidend sein. Viele Angestellte haben heute allerdings einen ganz anderen Arbeitsalltag als vor Beginn der Pandemie: Zumindest einige Tage pro Woche im Homeoffice zu arbeiten, ist für die meisten Menschen inzwischen selbstverständlich. Was bedeutet es für Unternehmen, dass hybrides Arbeiten der neue Normalzustand ist? Klaus Berberich, CRO und Gründer von Thing Technologies, teilt in einem Interview seine Einschätzung zu den Chancen und Herausforderungen. Er erklärt, warum es neue Konzepte braucht und welchen Beitrag Smart Workplace Experience-Technologien leisten können. 

Die Art und Weise, wie Büroangestellte arbeiten, hat sich durch die Pandemie sehr gewandelt. Wie sieht die Zukunft des Arbeitens aus?

Für viele Menschen, die in großen Büros arbeiten, haben sich durch die Pandemie neue Perspektiven ergeben. Im Vergleich zu vorher sind Angestellte jetzt deutlich flexibler und unabhängiger. Sie können den Ort und Zeitpunkt, an dem sie arbeiten, selbst bestimmen und schaffen so eine bessere Balance zwischen Arbeit und Freizeit. Die Chancen, die diese Veränderungen bieten, gehen weit über den reinen Büroalltag hinaus: Da digitales Arbeiten immer normaler wird, entscheiden sich viele Menschen sogar, den Wohnort zu wechseln und die Ballungszentren zu verlassen. 

Viele Studien zeigen, dass die meisten Arbeitenden auf ihre Homeoffice-Tage nicht mehr verzichten möchten. Die meisten wünschen sich allerdings eine Kombination aus Büro- und Heimarbeitszeit. Unternehmen stehen also vor der Herausforderung, innovative Strategien zu entwickeln: Nur dann können sie den Wünschen der Belegschaft gerecht werden und den Umstieg in die Arbeitswelt der Zukunft schaffen. 

Was bedeutet das für Unternehmen? Bietet diese Transformation nicht das große Potenzial, nachhaltiger und kostensparender zu agieren?   

Ein Unternehmen, das den Umstieg auf hybrides Arbeiten wagt, kann rund die Hälfte seiner Flächen einsparen. Durch das sogenannte Flex Desking – also flexible Arbeitsplätze, die von verschiedenen Mitarbeitenden genutzt werden – benötigen Unternehmen insgesamt weniger Schreibtische. Eine M.O.O.CON-Studie hält das für die beste Einzelmaßnahme, die Unternehmen haben, um ihre ESG-Ziele zu erreichen. Selbst wenn Unternehmen nur ein Drittel der Fläche einsparen, zeigt sich das sofort an den Betriebskosten und den CO2-Emissionen. 

Das klingt so, als hätten Unternehmen durch den Umstieg auf hybrides Arbeiten ausschließlich Vorteile.

Ganz so ist es leider nicht. Es gibt einige Herausforderungen, die wir im Blick behalten müssen. Zum Beispiel kann es der Unternehmenskultur schaden, wenn zu viele Teammitglieder zu oft von zu Hause aus arbeiten. Fehlen Teamgeist und ein Gefühl der Zugehörigkeit, führt das unter Umständen zu mehr Kündigungen. Auch Produktivität, Innovationskraft und Wettbewerbsfähigkeit können sinken. Gemeinsam im Büro erarbeiten Menschen in der Regel kreativere Konzepte als in einem Meeting, bei dem alle im Homeoffice sind: Im selben Raum zu sitzen und sich gegenseitig in die Augen zu schauen, erleichtert die Kommunikation. 

Haben Sie dazu vielleicht konkrete Beispiele?

Natürlich. Sie haben bestimmt schon mal eine Besprechung per Videokonferenz erlebt, die sich mühsam und zäh anfühlt. Per Bildschirm ist es einfach schwieriger, einen dynamischen und interaktiven Austausch im Team anzuregen. Eine weitere Herausforderung ist es, neue Teammitglieder zu integrieren. Beziehungen entwickeln sich schneller und einfacher, wenn man sich persönlich kennenlernt. Im Büro passiert das automatisch: Kolleg*innen begegnen sich im Aufzug, der Kantine oder in der Kaffeeküche. Unternehmen sollten nicht unterschätzen, wie wichtig diese alltäglichen Treffen sind. Fehlen die persönlichen Kontakte, wirkt sich das auch auf die Bindung zur Firma aus – sogar bei langjährigen Mitarbeitern. 

Damit die Unternehmenskultur erhalten bleibt, sollten wir also nicht auf reine Remote-Arbeit setzen. Videokonferenzen & Co. können die persönliche Interaktion nicht vollständig ersetzen. Ein Emoji oder „LOL“ hat nie denselben Effekt wie ein echtes Lachen oder ein kurzer Schnack im Büro. Unternehmen, die als Arbeitgeber attraktiv sein und ihre Kultur weiterentwickeln wollen, sollten laut McKinsey „mehr denn je ihre Anziehungs- und Bindungsstrategien neu definieren und ein Wertversprechen aufbauen, das das gesamte Leben der Mitarbeiter berücksichtigt“. 

Sollten also alle Mitarbeitenden verpflichtende Bürotage haben?

Das ist riskant, denn die Angestellten haben sich an diese neue Freiheit gewöhnt. Mit einem Bürozwang bewirken Sie womöglich das genaue Gegenteil dessen, was Sie erreichen möchten. Wir haben hier einen Arbeitnehmermarkt: Es könnte es sein, dass sich Ihre Angestellten dann schlichtweg einen anderen Arbeitgeber suchen, der ihnen mehr Flexibilität bietet. 

Der Arbeitsmarkt in den USA ist dafür ein gutes Beispiel: Laut dem US Bureau of Labor Statistics haben im Dezember 2021 über 4,3 Millionen Menschen aus freien Stücken gekündigt – noch mehr waren es nur im November 2021. Aktuell liegt die Zahl der Stellenangebote (10,9 Millionen) deutlich über der der Neueinstellungen (6,3 Millionen). Als wichtigster Faktor bei einer neuen Stelle gilt nach Angaben von McKinsey die „Workplace flexibility“.

Wie erreichen wir, dass Büroflächen besser ausgelastet sind und die Angestellten im Unternehmen bleiben?  

Ich denke, wir müssen Anreize schaffen, damit die Mitarbeitenden im Büro arbeiten wollen.  Unternehmen müssen Mehrwerte bieten, die die Angestellten zu Hause nicht vorfinden. Ins Büro zu fahren, kostet Zeit und Geld: Das lohnt sich nur, wenn die Umgebung im Unternehmen die Arbeit erleichtert und insgesamt eine positive Erfahrungermöglicht. Niemand nimmt den Arbeitsweg auf sich, wenn er oder sie dann wieder allein vor einem Bildschirm sitzt, um mit anderen Menschen zu sprechen. Zukunftsfähige Konzepte basieren auf kleineren, aber dichter und smarter gestalteten Flächen. Das Ziel muss es sein, dass die Angestellten am Arbeitsplatz ein neues Erlebnis haben. 

Damit kommen wir zum Schlagwort Workplace Experience. Was muss ein Arbeitsplatz heute bieten, um für Mitarbeitende attraktiv zu sein?    

Es geht vor allem darum, das große Ganze im Blick zu behalten. Wir müssen an verschiedenen Ecken ansetzen, darunter bei den Führungskräften, der Personal- und IT-Abteilung und dem Real Estate Management. Der Kontakt zu anderen Mitarbeitenden ist wichtig und natürlich ein spannendes und zur Person passendes Aufgabengebiet. Aber auch Veranstaltungen, finanzielle Anreize und Vergünstigungen, moderne Büromöbel und Tools, die die Arbeit vereinfachen, spielen eine Rolle. 

 

Wer so eine ganzheitliche Strategie umsetzen möchte, kann sehr von den Möglichkeiten der Digitalisierungprofitieren. Im Prinzip geht es ja darum, zwei unterschiedlichen Anforderungen möglichst gut gerecht zu werden: Das Büro soll die Wünsche der Angestellten erfüllen und trotzdem funktional bleiben. Denn wenn das Konzept nicht funktioniert, machen das auch die schönsten Möbel nicht mehr wett.  

Wann ist ein Büro dysfunktional?

Für viele Unternehmen ist die Umstellung von festen zu flexiblen Arbeitsplätzen eine große Hürde. Die Verdichtung der Fläche ist wichtig und bietet großes Potenzial – erst einmal wirft es die Mitarbeitenden aber aus ihrer gewohnten Struktur. Die Angestellten machen sich Sorgen, dass sie keinen freien Schreibtisch finden oder erst lange suchen müssen. Damit hybrides Arbeiten funktioniert, brauchen Unternehmen Antworten auf viele Fragen: Wie finde ich meine Kollegen, einen verfügbaren Besprechungsraum oder das nächste Kopiergerät? Gibt es einen Helpdesk in meiner Nähe – und wo bringe ich meine persönlichen Gegenstände unter? 

Sie müssen sich bewusst machen, dass Mitarbeitende in einem flexiblen Büroszenario ständig vor Herausforderungen stehen. Wer sich einen Kaffee machen möchte, aber die Kaffeemaschine in der neuen Umgebung nicht kennt, ist schnell frustriert. Das Gleiche gilt für einen Konferenzraum mit einem unbekannten Audiosystem. Diese kleinen, alltäglichen Ärgernisse können dazu führen, dass Mitarbeitende negative Erlebnisse mit dem Büro verbinden – und irgendwann vielleicht nicht mehr kommen wollen. In sehr großen Büroumgebungen ist dieses Risiko besonders hoch. 

Wie kann die Digitalisierung diese Probleme lösen?

Apps sind beispielsweise eine tolle Möglichkeit, um die Mitarbeitenden im Büroalltag zu unterstützen. Wie ein digitaler Assistent erleichtern sie die Orientierung: Sie helfen bei der Suche nach einem Meetingraum oder einer Ruhezone und ermöglichen es Angestellten, einen passenden Arbeitsplatz zu buchen. Gute Apps sind auf die wechselnden Bedürfnisse von Angestellten im Laufe eines Bürotages ausgelegt. Wer sich nach der Arbeit noch mit Kolleg*innen auf ein Bier treffen will, verabredet sich über die Chatfunktion und verstaut das Arbeitsnotebook im per App reservierten Schließfach nebenan. 

Sitzt ein Angestellter zum ersten Mal in einem bestimmten Gebäudeteil, findet er dank der App sofort den nächsten Drucker, Helpdesk oder den gewünschten Kollegen. Findet ein Meeting in einem Raum statt, den er nicht kennt, führt die Indoor-Navigationsfunktion ihn direkt dorthin. Gleichzeitig zeigt die App die Auslastung bestimmter Bereiche und die Verfügbarkeiten von Räumen und Betriebsmitteln. Das macht es viel einfacher, sich auf unbekannten Flächen zurechtzufinden. 

Je größer das Gebäude oder der Campus ist, desto wichtiger werden diese Funktionen für Unternehmen. So essenziell, wie Google Maps und ähnliche Anwendungen im Alltag sind, sind solche Apps in einer modernen Büroumgebung. Und da fast jeder Mensch sich auch im Privatleben navigieren lässt, ist die Nutzung sehr intuitiv. Alternativ zur App gibt es auch die Möglichkeit, interaktive Displays für die Navigation im Gebäude zu platzieren. Angestellte und Unternehmen sparen Zeit, weil langes Suchen entfällt – genauso wie die Ausrede, dass jemand den Meetingraum nicht gefunden hat und deshalb zu spät kommt. 

Die intelligenten App-Assistenten sorgen dafür, dass Frust und Stolpersteine am Arbeitsplatz gar nicht erst entstehen. Das macht die Umgebung attraktiver: Die Angestellten haben den Kopf frei, um sich auf ihre Aufgaben zu konzentrieren und die positiven Aspekte zu sehen. Statt einem Ort des Schreckens wird das Büro zu einem inspirierenden Ort, an dem Kontakt und Austausch stattfinden. Das Schöne ist, dass sich diese Wirkung mit der Zeit immer weiter verstärkt: Wenn mehr Mitarbeitende ins Büro kommen, weil sie gerne dort arbeiten, sorgt das für mehr Leben und Begegnungen – was wiederum auch andere motiviert, die Anfahrt auf sich zu nehmen.  

Worauf müssen Unternehmen achten, wenn sie eine App einführen möchten?

Unabhängig davon, welche Art von neuer Technologie eingeführt wird: Am Anfang zeigt sich die sogenannte Adoptionsbarriere. Es wird immer Mitarbeitende geben, die sich zunächst gegen neue Technologien wehren und keine Lust haben, sich einarbeiten zu müssen. Unternehmen sollten es ihren Angestellten deshalb so einfach wie möglich machen. 

An je mehr unterschiedliche Apps und Software-Varianten das Team sich gewöhnen muss, desto mehr steigt der Widerstand – und desto wahrscheinlicher ist es, dass Mitarbeitende die Nutzung komplett verweigern. Mit Thing-it setzen wir deshalb auf eine All-in-One-Lösung. Über eine einzige App können Angestellte alle Funktionen nutzen und erhalten vielseitige Unterstützung in ihrem Arbeitsalltag. 

In der Regel steigen unsere Kund*innen mit unserem Modul für Arbeitsplatzbuchung ein. Hybride Desk-Sharing-Konzepte lassen sich damit schnell und unkompliziert umsetzen. Nach und nach kann die Lösung dann um weitere Module ergänzt werden. Das bietet den Vorteil, dass die Mitarbeitenden die App bereits kennen: Die Funktionalitäten steigen also bei konstanter Komplexität und Usability. Benutzeroberfläche und Optik passen wir an das Corporate Design an – das stärkt gleichzeitig das Employer Branding des Unternehmens. 

Ich sehe oft eine Tendenz zu blindem Aktionismus: Unternehmen möchten auf Flex Desking umsteigen und konzentrieren sich ausschließlich auf eine einzelne Funktion bzw. Anwendung. Wenn sie später feststellen, dass dadurch neue Probleme entstehen, fangen sie wieder von vorne an. Unsere Herangehensweise bei Thing-it ist eine völlig andere: Wir bieten unseren Kund*innen ein durchdachtes, zuverlässiges und modular aufgebautes System, das sich nach Bedarf erweitern lässt. Nur so kann hybrides Arbeiten funktionieren und zu einem echten Wettbewerbsvorteil werden. 

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