Individuelle Prozesse mit einem ERP-System schaffen

Spacewell Germany Blog
Jens Hoffstiepel - Marketing & PR Manager
19.01.2021

Wettbewerbsvorteile in der Immobilienverwaltung mit einer zukunftssicheren Softwarelösung

Das Management von Immobilien hat sich in den letzten Jahren stark verändert. Durch die Schnelligkeit der digitalisierten Kommunikation sind Kunden von Unternehmen fast aller Branchen ein schnelles Handeln gewohnt und stellen daher auch an Unternehmen der Immobilienwirtschaft höhere Ansprüche an Service und Dienstleistung.

Damit das Immobilienmanagement den neuen Anforderungen gerecht werden kann, bedarf es zeitgemäßer digitaler Lösungen inklusive definierter Prozesse. Besonders in der Immobilienverwaltung können die Verwaltungsqualität und die Wirtschaftlichkeit von Unternehmen mithilfe einer effizienten Organisation von Arbeitsprozessen deutlich gesteigert werden.

Mithilfe zukunftssicherer Softwarelösungen wird der Aufwand für die Abbildung unterschiedlichster Prozesse eingedämmt und gleichzeitig die Qualität verbessert. Wie sich die Unternehmen der Immobilienwirtschaft einen Wettbewerbsvorteil sichern, erfahren Sie in folgendem Artikel.

Qualität, Effizienz und Erträge steigern

Unternehmen mit nachweisbarem aktiven Prozessmanagement unterstützt durch ein zukunftssicheres ERP-System arbeiten deutlich effizienter als Unternehmen, die ihre Prozesse nicht gut organisieren oder nicht regelmäßig sowohl an die internen als auch an die externen Anforderungen von Kunden oder Neuerungen am Markt anpassen. Optimieren Immobilienverwaltungen hingegen ihr Prozessmanagement, schlägt sich dies auf Qualität ihrer Arbeit, die Effizienz und damit letztendlich im Ertrag nieder. Sich mit dem Thema Prozessmanagement mithilfe digitaler Lösungen auseinanderzusetzen, ist daher durchauslohnenswert - diese Tatsache hat mittlerweile wahrscheinlich alle Unternehmen der Immobilienwirtschaft eingeholt.

Diejenigen, die in Zukunft nicht in der Lage sein werden, mithilfe einer zukunftssicheren Softwarelösung automatisierte Prozesse individuell abzubilden, die eine vielfältige Kombination aus qualitativ hochwertiger Effizienz gepaart mit einem dazu passenden Preis sowie die zunehmenden rechtlichen, technischen und auch sozialen Anforderungen und Kundenbedürfnisse erfüllen, werden auf dem Markt schwer bestehen können.

Was ist Prozessmanagement?

Aber was ist denn nun eigentlich Prozessmanagement, wie geht man dabei vor und wie wirkt es sich aus? Wie so viele unternehmerischen Maßnahmen, die letztendlich auch die Dienstleistungsbranche - und nichts anderes ist das moderne Immobilienmanagement - erreichen, stammt der Grundgedanke eines optimalen Prozessmanagements aus der Industrie. Um perfekte Arbeitsabläufe und Garantien zu gewährleisten, können Unternehmen dort kaum ohne gut organisierte Prozesse und wirksames Prozessmanagement auskommen - dies gilt genauso für die Immobilienwirtschaft. Denn letztendlich bedeutet Prozessmanagement nichts anderes als die Steuerung und Regelung wiederkehrender Arbeitsabläufe.

Dazu gehört es auch, die Ergebnisse der Prozesse zu überwachen, zu messen und zu dokumentieren, um intern im Unternehmen und extern für Auftraggeber oder Kunden aussagekräftige Berichte erstellen zu können. Der Ausgangspunkt dieser Maßnahmen ist, alle Arbeitsabläufe zu identifizieren, die in einer Immobilienverwaltung zur Anwendung kommen, diese bestenfalls in einer Software für das Immobilienmanagement umzusetzen und zu einem großen Teil automatisiert mit der Software abzubilden. Können eingesetzte Softwarelösungen dies nicht umsetzen oder werden nicht an aktuelle Anforderungen angepasst, ist es an der Zeit über einen Wechsel nachzudenken.

Identifizieren von Arbeitsabläufen

Um sich bei dieser oft entscheidenden Aufgabe nicht im Detail zu verlieren, muss eine richtige Prozessebene gewählt werden. Oft gelten hier für alle Unternehmen unterschiedliche Anforderungen, denn so verschieden die Aufgabenbereiche im Immobilienmanagement ausfallen können, so individuell müssen die Prozesse für die jeweiligen Unternehmen gestaltet werden - gute, erfahrene Software-Partnern leisten hier wertvolle Unterstützung.

So müssen beispielsweise Objektkontrollen durchgeführt und dementsprechende Informationen abgelegt werden. Gleiches gilt bei Mieter- oder Eigentümerwechsel und der dazugehörigen Pflege von Stammdaten. Solche Fälle müssen bearbeitet werden, Verträge aufgesetzt, und gut auffindbar abgelegt werden - Aufgaben, wie diese gehören zum Alltag jeder Immobilienverwaltung.

Werden aber Objekt- und Mieterdaten, Vertragsvorlagen und Musteranschreiben einmal ordentlich eingepflegt, können darauffolgende Prozesse effizient mit einer ERP-Software für das Immobilienmanagement abgebildet werden. Bei der Einführung oder dem Wechsel einer solchen zukunftssicheren Softwarelösung für das Immobilienmanagement sollte direkt der richtige Prozessablauf in der Software geplant und individuell für ein Unternehmen umgesetzt werden.

Beispielprozess - Schadensmeldung

Ein für Immobilienverwaltungen oft vielfältig aufwendiger Prozess sind Schadensmeldung. Vom Eingang einer Meldung, über die Anfrage von Angeboten bei Handwerkern, die Auftragsvergabe, die Rechnungsstellung, die eventuelle Weiterbelastung an Mieter bis hin zu der Organisation eventueller Gewährleistungen falle hier viele Aufgaben an. Hier schaffen die Softwarelösungen für das Immobilienmanagement eine große Abhilfe und automatisieren nahezu den gesamten Ablauf.

Meldet beispielsweise ein Mieter eine defekte Heizungsanlage, kann der eingehende Anruf mithilfe der Software sofort der entsprechenden Person bzw. der vom jeweiligen Mieter angemieteten Fläche zugeordnet werden. Mit einem Klick auf die verknüpfte (Mieter)Akte kann man alle zu der Person gehörenden Informationen aufrufen und die dementsprechende Meldung der defekten Heizung in das System aufnehmen.

Die erstellte Meldung kann hier als Startpunkt eines automatisierten Instandsetzungsprozesses betrachtet werden, indem anhand der “Person” sofort eine Verknüpfung mit Objekt, technischer Anlage sowie detailliertem Standort dieser Anlage und allen weiteren Informationen erzeugt wird.

Wenn nötig, kann zu diesem Zeitpunkt direkt aus der Software ein Angebot für die Instandsetzung der Schadensmeldung eingeholt werden - das Anschreiben dazu, an wahlweise mehrere Handwerksunternehmen gleichzeitig, kann mit wenigen Klicks direkt aus dem System erzeugt und per E-Mail versendet werden. Sofern man kein Angebot benötigt, weil man Verträge mit Dienstleistern für die Instandhaltung und Wartung von technischen Anlagen hat, kann dieses Verfahren von einem in die Software integrierten Instrument für das Management von Serviceverträgen automatisch dokumentiert und nachverfolgt werden – das System meldet die fälligen Wartungstermine mit entsprechender Vorlaufzeit und der entsprechende Dienstleister kann beauftragt werden.

Nach Auswahl eines passenden Angebotes für die Reparatur oder aber der Systemmeldung eines Wartungstermins kann über die Software automatisiert ein Auftrag oder bei bestehenden Wartungsverträgen schlichtweg einen Termin an den ausgewählten Handwerker gesendet werden, der die Instandsetzung übernehmen soll. Ist der Instandsetzungsprozess letztendlich vollzogen, kann ein der Reparatur entsprechender Termin in das System eingepflegt werden und man ist für ein mögliches Gewährleistungsverfahren abgesichert. Zugleich kann der Prozess für die Buchung der vom Handwerker gestellten Rechnung, wenn notwendig, für die Weiterbelastung der angefallenen Kosten im Sinne einer Mieterbeteiligung inklusive der Erstellung eines Rechnungsdokumentes für den Mieter per Knopfdruck abgebildet werden.

Individualisierung von Prozessen

Solche Prozesse müssen und können mit zukunftssicheren Softwarelösungen abhängig vom Aufgaben- und Dienstleistungsumfang einer Immobilienverwaltung individuell abgebildet und vervollständigt werden. Oft sind in Verwalterverträgen individuelle Vereinbarungen festgelegt, innerhalb derer die Verwaltung frei Aufträge vergeben kann. Mithilfe der in der Software hinterlegten Verträge ist ein schneller Zugriff auf alle Informationen dieser Regelungen möglich und Unternehmen können sich absichern. Gleichzeitig können die Bearbeitungsstände einer Meldung durch Hinweise (Wartet auf Angebot/Beauftragt/Wartet auf Bestätigung/Wartet auf Handwerkerrechnung) in der Software transparent gestaltet werden, sodass alle Mitarbeiter bei eventuellen Nachfragen von Eigentümern oder Mietern Auskunft geben können.

Die Ziele können je nach Blickwinkel unterschiedlich sein. Aus kaufmännischer Sicht soll dieser Prozess gewährleisten, dass Meldungen durch Mieter und Aufträge mit geringem internem Aufwand verzugslos bearbeitet werden. Da die Dienstleistung und die Zufriedenheit der Kunden, Mieter und Eigentümer aber eine immer wichtigere Rolle spielen, steigert die schnelle Abwicklung einer Schadensmeldung mithilfe solcher digital gestalteten Prozesse aber schlichtweg auch die Qualität des Service.

Synergetische Effekte durch Zusammenarbeit

Die mit einem ERP-System zu gestaltenden Prozesse in enger Zusammenarbeit zwischen Softwareanbieter und Unternehmen zu erarbeiten, ist mitunter die wichtigste Aufgabe. Mithilfe einer zukunftssicheren Software derartig gestaltete digitale Prozesse können tägliche Aufgaben effektiv und schnell abbilden - damit entsteht der größtmögliche Mehrwert für ein Immobilienunternehmen und ihre Kunden. Die Einführung eines ERP-Systems für die Immobilienwirtschaft bzw. der Wechsel hin zu einem zum Unternehmen passenden, individuell anpassbarem System steigert die Qualität der Arbeit und erwirkt letztendlich die entscheidenden Wettbewerbsvorteile.

Auf was Unternehmen bei der Einführung eines ERP-Systems für die Immobilienwirtschaft achten sollten, erfahren Sie in unserem E-Book und wie ein Softwarewechsel reibungslos geling, erfahren Sie in unserem E-Paper.