Mit digitalem Prozessmanagement in der Immobilienverwaltung Wettbewerbsvorteile schaffen

Crem Solutions Blog
Jens Hoffstiepel - Marketing & PR Manager
05.11.2018

Die Verwaltung von Immobilien hat sich in den letzten Jahren stark verändert. Durch die Schnelligkeit der digitalisierten Kommunikation sind Kunden, von Unternehmen fast aller Branchen, ein schnelles Handeln gewohnt und stellen dadurch auch an die Immobilienwirtschaft einen höheren Anspruch an Service und Dienstleistung. Damit Immobilienverwaltungen diesem Anspruch gerecht werden können, bedarf es zeitgemäßer digitaler Lösungen inklusive definierter Prozesse. So können die Verwaltungsqualität sowie die Wirtschaftlichkeit von Unternehmen, besonders im Aufgabenbereich des Immobilienmanagements, mit einer effizienten Organisation von Arbeitsprozessen deutlich gesteigert werden. Mithilfe digitaler Lösungen wird der Aufwand für die Abbildung unterschiedlichster Prozesse reduziert - und das bei gleichzeitiger Verbesserung der Qualität. Wie sich die Unternehmen der Immobilienwirtschaft so einen Wettbewerbsvorteil sichern, erfahren Sie in folgendem Artikel.

Qualität, Effizienz und somit die Erträge steigern

Sich mit dem Thema Prozessmanagement mithilfe digitaler Lösungen auseinanderzusetzen ist durchaus lohnenswert - diese Tatsache hat mittlerweile wahrscheinlich alle Unternehmen der Immobilienwirtschaft eingeholt. Diejenigen, die in Zukunft nicht in der Lage sein werden, mit der genannten Kombination aus Qualität und Effizienz gepaart mit einem dazu passendem Preis, die zunehmenden rechtlichen, technischen und auch sozialen Anforderungen und Kundenbedürfnisse zu erfüllen, werden auf dem Markt nur schwer bestehen.

Unternehmen mit nachweisbar aktivem Prozessmanagement arbeiten deutlich effizienter als Unternehmen, die ihre Prozesse nicht gut organisieren oder nicht regelmäßig, sowohl an die internen als auch an die externen Nutzer- bzw. Kundenbedürfnisse oder Neuerungen, anpassen. Optimieren Unternehmen der Immobilienwirtschaft hingegen ihr Prozessmanagement, schlägt sich dies auf Qualität ihrer Arbeit, die Effizienz und damit letztendlich im Ertrag nieder.

Was ist Prozessmanagement?



Aber was ist denn nun eigentlich Prozessmanagement, wie geht man dabei vor und wie wirkt es sich aus? Wie so viele unternehmerischen Maßnahmen, die letztendlich auch die Dienstleistungsbranche - und nichts anderes ist das moderne Immobilienmanagement - erreichen, stammt der Grundgedanke eines optimalen Prozessmanagements aus der Industrie. Um perfekte Arbeitsabläufe und Garantien zu gewährleisten, können Unternehmen dort kaum ohne gut organisierte Prozesse und wirksames Prozessmanagement auskommen - dies gilt heute genauso für die Immobilienwirtschaft. Denn letztendlich bedeutet Prozessmanagement nichts anderes als die Steuerung und Regelung wiederkehrender Arbeitsabläufe. Dazu gehört auch, die Ergebnisse der Prozesse zu überwachen, zu messen und zu dokumentieren, um sowohl intern in der jeweiligen Immobilienverwaltung als auch für Auftraggeber oder Kunden Reports erstellen zu können.

Der Ausgangspunkt dieser Maßnahmen sollte sein, alle Arbeitsabläufe zu identifizieren, die in einer Immobilienverwaltung zur Anwendung kommen, diese bestenfalls in einer Software für das Immobilienmanagement umzusetzen und größtenteils automatisiert mit der Software abzubilden.

Identifizieren von Arbeitsabläufen

Um sich bei dieser oft entscheidenden Aufgabe nicht im Detail zu verlieren, sollte zunächst die richtige Prozessebene gewählt werden. Oft gelten hier für alle Unternehmen unterschiedliche Anforderungen, denn so verschieden die Aufgabenbereiche im Immobilienmanagement ausfallen können, so individuell müssen die Prozesse für die jeweiligen Unternehmen gestaltet werden.

So müssen beispielsweise Objektkontrollen durchgeführt und dementsprechende Informationen abgelegt werden. Gleiches gilt bei Mieter- oder Eigentümerwechsel und der dazugehörigen Pflege von Stammdaten sowie dem Aufsetzen von Verträgen, die natürlich gut wiederauffindbar abgelegt sein wollen - Aufgaben wie diese gehören zum Alltag einer jeden Immobilienverwaltung.

Werden die genannten Objekt- und Mieterdaten, Vertragsvorlagen und Musteranschreiben einmal ordentlich eingepflegt, können dementsprechende Prozesse effizient mit einer ERP-Software für das Immobilienmanagement abgebildet werden. Dafür kann mit den Entwicklern der Software schon bei der Einführung einer solchen Lösung der optimale Prozessablauf in der Software geplant und individuell für ein Unternehmen umgesetzt werden.

Beispielprozess

Ein für Immobilienverwaltungen oft aufwendiger Prozess sind Schadensmeldungen. Vom Eingang einer Meldung, über die Anfrage von Angeboten bei Handwerkern, die Auftragsvergabe, die Rechnungsstellung, die eventuelle Weiterbelastung an Mieter bis hin zu der Organisation eventueller Gewährleistungen falle hier viele Aufgaben an. Hier schaffen mit einer Softwarelösung für das Immobilienmanagement organisierte Prozesse eine große Abhilfe und automatisieren nahezu den gesamten Ablauf.

Meldet beispielsweise ein Mieter eine defekte Heizungsanlage, kann der eingehende Anruf mithilfe der Software sofort der entsprechenden Person bzw. der vom jeweiligen Mieter angemieteten Fläche zugeordnet werden. Mit einem Klick auf die verknüpfte (Mieter-)Akte kann man alle zu der Person gehörenden Informationen aufrufen und die dementsprechende Meldung der defekten Heizung in das System aufnehmen.

Die erstellte Meldung kann hier als Startpunkt eines automatisierten Instandsetzungsprozesses betrachtet werden, indem anhand der “Person” sofort eine Verknüpfung mit Objekt, technischer Anlage sowie detailliertem Standort dieser Anlage und allen weiteren Informationen erzeugt wird.

Wenn nötig, kann zu diesem Zeitpunkt direkt aus der Software ein Angebot für die Instandsetzung der Schadensmeldung eingeholt werden - das Anschreiben dazu, an wahlweise mehrere Handwerksunternehmen gleichzeitig, kann mit wenigen Klicks direkt aus dem System erzeugt und per E-Mail versendet werden. Sofern man kein Angebot benötigt, weil man Verträge mit Dienstleistern für die Instandhaltung und Wartung von technischen Anlagen hat, kann dieses Verfahren von einem in die Software integrierten Instrument für das Management von Serviceverträgen automatisch dokumentiert und nachverfolgt werden – das System meldet die fälligen Wartungstermine mit entsprechender Vorlaufzeit und der entsprechende Dienstleister kann beauftragt werden.

Nach Auswahl eines passenden Angebotes für die Reparatur oder aber der Systemmeldung eines Wartungstermins kann über die Software automatisiert ein Auftrag oder bei bestehenden Wartungsverträgen schlichtweg einen Termin an den ausgewählten Handwerker gesendet werden, der die Instandsetzung übernehmen soll. Ist der Instandsetzungsprozess letztendlich vollzogen, kann ein der Reparatur entsprechender Termin in das System eingepflegt werden und man ist für ein mögliches Gewährleistungsverfahren abgesichert. Zugleich kann der Prozess für die Buchung der vom Handwerker gestellten Rechnung, wenn notwendig, für die Weiterbelastung der angefallenen Kosten im Sinne einer Mieterbeteiligung inklusive der Erstellung eines Rechnungsdokumentes für den Mieter per Knopfdruck abgebildet werden.

Individualisierung von Prozessen

Derartige Prozesse müssen und können natürlich abhängig vom Aufgaben- und Dienstleistungsumfang einer Immobilienverwaltung individuell abgebildet und vervollständigt werden. So können z. B. für eine Meldung individuelle Bearbeitungsstände durch Hinweise (Wartet auf Angebot/Beauftragt/Wartet auf Bestätigung/Wartet auf Handwerkerrechnung) in der Software transparent gestaltet werden, sodass alle Mitarbeiter bei eventuellen Nachfragen von Eigentümern oder Mietern immer Auskunft geben können. Oft sind in Verwalterverträgen auch individuelle Vereinbarungen festgelegt, innerhalb derer die Verwaltung frei Aufträge vergeben kann. Mithilfe der Ablage der Verträge in der Software, ist ein schneller Zugriff auf alle Informationen dieser Regelungen möglich und Unternehmen können sich absichern.

Die Ziele der Prozessoptimierung können je nach Blickwinkel unterschiedlich sein. Aus kaufmännischer Sicht soll z. B. unser Beispielprozess gewährleisten, dass Meldungen durch Mieter und Aufträge mit geringem internem Aufwand verzugslos bearbeitet werden. Da die Dienstleistung und die Zufriedenheit der Kunden, Mieter und Eigentümer aber eine immer wichtigere Rolle spielen, steigert die schnelle Abwicklung einer Schadensmeldung mithilfe solcher digital gestalteten Prozesse aber schlichtweg auch die Qualität des Service. Diese Kombination aus der Optimierung interner Kosten für die Immobilienverwaltung bei gleichzeitiger Verbesserung ihrer Dienstleistungen beschreibt den großen Mehrwert des digitalen Prozessmanagements.

Synergetische Effekte durch Zusammenarbeit

Die mit einem ERP-System für das Immobilienmanagement gegebene Möglichkeit, der Bearbeitung unterschiedlichster Prozesse durch alle Mitarbeiter mit entsprechenden Nutzungsrechten in der Software, schafft weitere Vorteile und ist von zentraler Bedeutung – jeder Mitarbeiter bekommt Zugriff auf alle Daten und kann Meldungen sowie Anfragen schnellstmöglich bearbeiten und ist immer auskunftsfähig.

Alltägliche Arbeitsabläufe mithilfe digital abgebildeter Prozesse für alle Mitarbeiter zu vereinheitlichen schafft somit bessere interne Zusammenarbeit und erhöht damit die Servicequalität. Dabei kann die Optimierung der Prozesse mithilfe einer Software gleichzeitig Fehler verhindern, die Transparenz erhöhen sowie die Vertretbarkeit erleichtern und auf diese Weise letztendlich Kosten senken und die Effizienz einer Immobilienverwaltung erhöhen. Die Einführung eines ERP-Systems für die Immobilienwirtschaft bzw. der Wechsel hin zu einem zum Unternehmen passenden, individuell anpassbarem System steigert also sowohl die Wirtschaftlichkeit als auch gleichzeitig die Qualität der Arbeit. So schafft digitales Prozessmanagement einen großen Mehrwert für die Unternehmen der Branche und erwirkt letztendlich die entscheidenden Wettbewerbsvorteile.

Auf was Unternehmen bei der Einführung eines ERP-Systems für die Immobilienwirtschaft achten sollten, erfahren Sie in unserem E-Book