Der Anteil der Firmen, die auf eine hybride Arbeitsumgebung (Smart Office bzw. Flex Office) umstellen, steigt weiter. Der feste Arbeitsplatz mit eigenem Schreibtisch ist dabei Geschichte.
Firmen, die ihre Büroumgebungen moderner gestalten wollen, stehen vor vielen Herausforderungen. Die Prioritäten haben sich dabei in den letzten Jahren sehr verändert. Eine ideale Arbeitsumgebung ermöglicht es den Mitarbeitenden, effizient und komfortabel zu arbeiten. Gleichzeitig soll sie organisatorische Vorteile für Führungskräfte bieten und es dem Unternehmen ermöglichen, möglichst wirtschaftlich zu arbeiten. Doch was ist nötig, damit dieses Szenario Wirklichkeit wird?
Ein Aspekt, der zu einem flüssigen Ablauf beiträgt, ist das Thema Schließfächer. In einem Büro, in dem die Arbeitsplätze frei gewählt werden können, ist es besonders wichtig, dass Mitarbeitende ihre persönlichen Gegenstände sicher verwahren können. Was früher der eigene Schreibtisch war, sind heute moderne Smart Lockers. Kommen die Mitarbeitenden im Büro an, können sie Handtasche & Co. schnell und bequem in einem Fach verstauen.
Für Unternehmen ist es sinnvoll, ihren Teams die Schließfächer nach Bedarf dynamisch zuzuweisen. Genau wie die flexiblen Arbeitsplätze buchen die Mitarbeitenden nur dann ein Schließfach, wenn sie es benötigen. Mit solchen intelligenten Schließfächern sparen Sie Kosten: Sie benötigen insgesamt weniger Schließfächer, als wenn alle Angestellten ein eigenes Fach hätten, und nutzen die vorhandenen Flächen optimal aus.
So funktioniert Ihr flexibles Schließfach-System reibungslos
- Damit das Projekt Smart Lockers erfolgreich verläuft, sollten Sie die optimale Anzahl der Schließfächer sorgfältig kalkulieren. Außerdem ist es wichtig, sie strategisch klug im Unternehmensgebäude zu verteilen. Den Nutzer*innen hilft das System nur, wenn in allen Bereichen ausreichend Fächer zur Verfügung stehen. Machen Sie es Ihren Teams leicht und halten Sie die Laufwege so kurz wie möglich.
- Stellen Sie idealerweise eine Auswahl an unterschiedlich großen Schließfach-Optionen bereit. So können die Angestellten wählen, welche Größe am besten passt. Für Unternehmen ist das sinnvoller, als eine Einheitsgröße zu wählen: Eine Mischung aus kleinen und großen Fächern spart Platz und verhindert, dass einzelne Fächer nur zu einem kleinen Teil belegt werden.
- Gestalten Sie die Schließfächer so, dass sie sich harmonisch in die Büroumgebung einfügen. Wie genau das am besten funktioniert, hängt vom Einzelfall ab. Ergänzen Sie zum Beispiel die bestehende Garderobe durch Smart Lockers – oder nutzen Sie sie einfach als Raumteiler zwischen unterschiedlichen Bereichen.
- Unsere Erfahrung zeigt: Je einfacher Sie Ihren Teams die Buchung machen, desto besser nehmen sie die intelligente Schließfachsysteme an. Wir empfehlen Ihnen deshalb, alle Funktionen Ihres Smart Office in eine App zu integrieren. Mitarbeitende buchen dann Schreibtische, Besprechungsräume, Parkplätze und Schließfächer über dieselbe Oberfläche auf ihrem Smartphone. Das ist praktisch und gleichzeitig hygienisch: Im Vergleich zu Schlüsselkarten, Pinpads und Ähnlichem verbreiten sich auch Keime auf diese Weise deutlich langsamer.
Ebenfalls praktisch ist es, die Schließfächer zentral zu verwalten: Administratoren können dann Schließfächer zuteilen und – wenn nötig – auch öffnen. Indem Sie sämtliche Abläufe dokumentieren, vermeiden Sie, dass die Verwaltenden ihre Rechte missbrauchen.
Wichtig ist, dass auch Smart Lockers im Notfall manuell geöffnet werden können. Viele der Lösungen sind cloudbasiert: Fällt das Internet aus oder gibt es eine andere technische Störung, besteht dann kein Zugriff mehr. Ein physisches Terminal beugt solchen Zwischenfällen vor.
Das Vecos Smart-Locker-System mit der Thing-it Plattform und App erfüllt alle Anforderungen an ein modernes und leistungsfähiges Schließfach-System. Die Lösung lässt sich schnell und nahtlos integrieren. Statt mit Zugangskarten, Schlüssel oder Pins greifen die Angestellten einfach per App zu: Mit wenigen Klicks buchen und öffnen sie die Fächer oder geben diese bei Bedarf wieder frei. Zusätzlich enthält das System eine interaktive Karte mit 3D-Funktion. Nutzer*innen, die gerade ein Schließfach suchen, sehen direkt, wo im Gebäude wie viele Fächer verfügbar sind.
Fazit
Smart Lockers sind ein äußerst hilfreiches Tool für Büros mit freier Schreibtischwahl. Unternehmen stellen ihren Teams persönlichen Stauraum zur Verfügung und sorgen so für mehr Akzeptanz und Zufriedenheit bei den Mitarbeitenden. Wenn Sie sich für die Gesamtkonzepte von Thing Technologies interessieren, sprechen Sie uns gerne an: Unser Team steht Ihnen bei allen Fragen rund um das Thema digitaler Arbeitsplatz gerne zur Verfügung.
