Warum die Zukunft des Büros im Gleichgewicht von Flächeneffizienz und Workplace Experience liegt

Unternehmen bewegen sich auf einem schmalen Grat: sie müssen ihre Büroflächen kosteneffizient optimieren und gleichzeitig das Büro zu einem attraktiven und produktivitätsfördernden Ort für ihre Mitarbeitenden machen. Dabei scheint es Unternehmen zu geben, die bei der Umgestaltung ihrer Büros erfolgreicher sind als andere. Diese Unternehmen unterscheiden sich darin von den Übrigen, wie sie die Beziehung zwischen Flächen-Effizienz und Workplace Experience definieren.

Gegensatz war gestern!

Traditionell betrachten Unternehmen Effizienz und Komfort fälschlicherweise als gegensätzliche unvereinbare Ziele. Doch statt um Kompromisse, sollte es um Balance gehen. Flächeneffizienz und Workplace Experience schließen sich nicht aus – im Gegenteil! Wer beide Ziele strategisch miteinander ins Gleichgewicht bringt, schafft Büroräume, die wirtschaftlich und nachhaltig sind, während diese gleichzeitig die Mitarbeiterzufriedenheit und -produktivität steigern. Wir bei Thing-it nennen diesen Zustand der optimalen Balance das „Workplace Equilibrium“.

Das Workplace Equilibrium Modell: vier Quadranten, ein Ideal

Aus dem Ansatz heraus, dass die Ziele Flächeneffizienz und Workplace Experience eng miteinander verbunden sind, haben wir das Workplace Equilibrium Model (WEM) entwickelt. Dieses strukturierte, zweidimensionale Framework unterstützt Unternehmen dabei sowohl die Flächeneffizienz als auch die Workplace Experience zu evaluieren und im Bewusstsein zu halten.

Dabei stellt jeder Quadrant des WEMs stellt ein unterschiedliches Verhältnis von Flächeneffizienz und Workplace Experience dar.

Der obere linke Quadrant: Komfort um jeden Preis

Für Unternehmen in diesem Quadranten spielt Flächeneffizienz eine untergeordnete Rolle. Mitarbeiterzufriedenheit und Produktivität stehen isoliert betrachtet an erster Stelle. Das resultiert oft in leeren Büros, die zu unnötigen Kosten führen und trotz bzw. sogar aufgrund der wenig genutzten Bürofläche, leidet die Arbeitsmoral sowie die Zusammenarbeit der Mitarbeitenden gleichermaßen.

Der untere rechte Quadrant: Flächeneffizienz um jeden Preis

Unternehmen in diesem Quadranten tolerieren zu Gunsten von Kosteneinsparungen, dass auch mal nicht genügend Meetingräume oder Plätze für Mitarbeitende zur Verfügung stehen. Der fehlende Blick auf Mitarbeiterbedürfnisse, führt zu Überfüllung, Frust und Konkurrenz. Das Resultat: sowohl eine sinkende Zufriedenheit als auch ein Produktivitätsverlust, was ironischerweise die Gesamteffizienz des Unternehmens ebenfalls wieder beeinträchtigen kann, obwohl diese ja genau durch diese Maßnahmen verbessert werden sollte.

Während die ersten beiden Quadranten die üblichen (Extrem-)Standpunkte beschreiben, gibt es im WEM zwei weitere Perspektiven…

Der untere linke Quadrant: Der unerwünschte Status Quo

Hier trifft ineffiziente Raumnutzung auf schlechte Mitarbeitererfahrung. In diesem Quadranten landen Unternehmen häufig ungewollt – niemand setzt sich bewusst das Ziel, sowohl die Flächeneffizienz als auch die Workplace Experience gering zu halten.  Wir glauben das liegt an einer falschen Einstellung gegenüber diesen zwei Aspekten: Effizienz und Komfort sind eben keine Gegensätze. Das Streben nach nur einem kann in der Praxis jedoch beide Ziele gefährden.

Der obere rechte Quadrant: Das Equilibrium

Dieser Quadrant bildet den Idealzustand: Ein Büro, in dem Flächeneffizienz und Workplace Experience in Einklang gebracht werden. Dabei fördert ein dynamisches Management aktiv und zukunftsfähig die Zusammenarbeit, die Kreativität und das Engagement am Arbeitsplatz – ohne Ressourcenverschwendung.

Sensorik und Buchungssysteme als Erfolgsfaktoren

Um das optimale Gleichgewicht zu erreichen und zu halten, bedarf es verlässlicher Entscheidungsgrundlagen. Sensorbasierte Belegungsdaten ermöglichen es, Auslastungstrends zu erkennen und Flächen dynamisch an die Bedürfnisse der Mitarbeitenden anzupassen. So lassen sich Engpässe vermeiden, ohne unnötig Flächen einzuplanen. Ergänzend gewährleisten Buchungslösungen Mitarbeitenden Planungssicherheit, die Frustration und Zeitverschwendung bei der Platzfindung reduzieren kann.

Bring Deine Fläche ins Equilibrium!

Unternehmen, die das Gleichgewicht zwischen Flächeneffizienz und Workplace Experience anstreben, sind kontinuierlich am Optimieren. Dabei nehmen diese Unternehmen eine Vorreiterrolle bei der Umgestaltung des Arbeitsplatzes der Zukunft ein – dabei unterstützen wir von Thing-it gern!

Wie Du Deine Arbeitswelt in den oberen rechten Quadranten – also Dein optimales Gleichgewicht – bewegen und langfristig dort balancieren kannst, habe ich Dir in einem Whitepaper zum kostenlosen Download aufbereitet.

Darin werden Dir die wertvollsten Erkenntnisse aus den Buchungs- und Sensordaten unserer Kunden sowie unsere langfristigen Erfahrungen in der Zusammenarbeit mit Thing-it-Kunden präsentiert. Erfahre praxisnah, wie Du Deine Bürofläche strategisch und flexibel gestaltest, um den dynamischen Bedürfnissen Deiner Mitarbeitenden langfristig effizient zu berücksichtigen.

 

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Am 03. September 2025 von 11:00 bis 12:00 Uhr bist Du herzlich zu meinem kostenlosen Webinar eingeladen! Dort werde ich das Thema weiter vertiefen und Du hast die Möglichkeit mir direkt Deine Fragen zu stellen.

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